Pode parecer que um memorando - abreviação de 'memorando' - é um documento que você pode retirar rapidamente, sem se preocupar muito com ele. Mas embora os memorandos sejam curtos por natureza (não mais do que duas páginas), você pode e deve agrupar muito nessa página ou duas para que valha a pena ler. Depende, também, de quem é o destinatário do memorando; o redator pode ter um foco diferente em um memorando para o presidente ou um memorando para a equipe do que apenas para sua equipe. Esteja você transmitindo informações ou pedindo respostas, seguir um formato comprovado garantirá que você forneça todas as informações de que seus destinatários precisam.
Comece com quem o memorando é endereçado
O título vem primeiro em um memorando e é importante porque informa aos destinatários do que se trata o memorando e quem mais está recebendo; em outras palavras, a quem se dirige o memorando - se o redator está enviando o memorando para a equipe em geral ou apenas para sua equipe, por exemplo - e por que eles deveriam lê-lo. De acordo com Lexico, um cabeçalho de amostra deve incluir:
- PARA: Nome e cargo do indivíduo
- Cc: Todos os outros destinatários
- DE: Seu nome e cargo
- DATA: Mês, dia, ano sem abreviações
- ASSUNTO: Tópico específico do memorando
O Laboratório de Redação Online (OWL) da Purdue University enfatiza que, embora memorandos não sejam a comunicação mais formal, você ainda deve chamar os destinatários por seus nomes completos, mesmo que seus apelidos sejam usados em toda a empresa. Portanto, os funcionários chamados de "Peixes" ou "Vermelhos" por todos devem ser tratados por seus nomes reais na linha de destinatário.
Entenda a importância da linha de assunto
Você espera que um memorando do presidente da empresa, CEO ou do próprio gerente de um funcionário seja lido na íntegra por todos os destinatários. Mas muitos leitores de memorando olham automaticamente para a linha de assunto para dizer rapidamente do que se trata esse memorando. Eles querem avaliar o quão importante o memorando realmente é para eles e se precisam lê-lo inteiro. A linha de assunto também oferece aos leitores um quadro de referência para redirecionar sua atenção do que estavam fazendo anteriormente.
A linha de assunto precisa ser altamente específica para o conteúdo real do memorando, de acordo com o NOM de Purdue. Deve ser conciso, sim, mas informar claramente o que está no memorando. Ler exemplos de linhas de assunto não específicas o suficiente e como eles foram aprimorados pode ajudá-lo a entender a diferença e melhorar suas linhas de assunto para obter mais leitores:
- LINHA DE ASSUNTO: Segurança MUDE PARA: Proteja seus pertences pessoais contra roubo de escritório.
- LINHA DE ASSUNTO: Material de escritório MUDE PARA: Novo método de pedido de material de escritório.
- LINHA DE ASSUNTO: Recém-formados MUDE PARA: Recém-formados para uma empresa de turismo na próxima semana.
Declare seu ponto principal primeiro
Memorandos são formas diretas de comunicação, não teasers que vão até o ponto principal. Depois de ler a linha de assunto, a maioria dos leitores vai imediatamente para a primeira frase para ver o ponto principal do memorando, portanto, coloque o ponto principal no início, de preferência na primeira linha. Um artigo sobre como escrever memorandos de negócios no site do Centro de Redação da George Mason University declara que o ponto mais importante sobre a redação de memorandos é começar o memorando com seu ponto principal. Isso permite que o leitor saiba imediatamente o que está coberto no memorando.
Se o assunto for "Proteja seus pertences pessoais contra roubo no escritório", a primeira linha do memorando pode ser: "Recentemente, houve vários relatos de roubo de itens pessoais no escritório". Agora você tem a atenção deles. A linha de assunto não era apenas uma sugestão; ocorreram roubos reais em seu escritório. Siga com frases adicionais que transmitam informações como: "Não conseguimos apurar quem é o responsável por estes furtos e, devido ao número de visitantes que temos nos nossos escritórios, a resolução do problema pode demorar algum tempo. Por isso, solicitamos que você pode trancar itens pessoais em sua mesa ou levá-los sempre que sair de sua área. "
Se os leitores quiserem mais informações, eles continuarão lendo seus pontos de apoio. Porém, ao fornecer suas informações mais importantes antecipadamente, mais leitores saberão do que se trata o memorando, mesmo que não continuem lendo. Seus funcionários estão ocupados fazendo seu trabalho e podem receber centenas de e-mails e memorandos durante o dia, que não podem ser lidos completamente. No entanto, se eles souberem do que se trata seu memorando, é mais provável que se lembrem de voltar a ele depois de compromissos urgentes, telefonemas de clientes e prazos.
Use subtítulos para orientar os leitores
Alguns leitores gostam de folhear documentos, incluindo memorandos, para os pontos principais, de acordo com a George Mason University. Para ajudá-los a fazer isso, use subtítulos informativos em todo o memorando para que, se tudo o que lerem for a linha do assunto e os subtítulos, eles entendam a essência do memorando. Certifique-se de que seus subtítulos sejam fortes e explicativos, assim como você faz com a linha de assunto. Este não é o lugar para ser inteligente e misterioso.
Continuando seu memorando sobre roubos de escritório, você pode escrever um subtítulo para cada ponto de backup que deseja fazer e destacá-los em negrito, como:
- Roubos ocorreram nas últimas duas semanas
- Outras explicações foram descartadas
- Ação que você deve tomar agora
Expanda cada subtítulo em um parágrafo abaixo dele. Para o primeiro subtítulo sobre o momento dos furtos, forneça as datas reais em que os furtos ocorreram ou informações pertinentes, como que todos ocorreram às sextas-feiras. No segundo assunto, explique que a possibilidade de os itens terem sido simplesmente perdidos foi discutida, mas descartada porque havia muitos incidentes muito próximos uns dos outros.
Considere adicionar um resumo
Depois de escrever a maior parte do seu memorando, se ele tiver duas páginas inteiras e contiver muitas informações, você pode adicionar um resumo - às vezes chamado de resumo executivo - que os leitores podem digitalizar para obter as informações de que precisam. Este resumo opcional vai no início do memorando, então você está dando aos leitores uma prévia do que o memorando cobre, embora seja escrito como um resumo, de acordo com o Purdue OWL.
Comece com o ponto principal do seu memorando, seguido pelos pontos que apóiam sua ideia principal, na ordem em que os pontos são abordados no memorando. Em seguida, declare claramente que ação você deseja que os leitores realizem. Alguns leitores preferem memorandos com resumos porque podem ler o título e as linhas de assunto, depois o resumo, e sabem exatamente o que está coberto no memorando sem ler as duas páginas inteiras. Se o seu memorando tiver uma página ou menos, você não precisa adicionar um resumo.
Abra, feche e formate corretamente
Mary Cullen, uma treinadora de redação executiva e fundadora da Instructional Solutions, aponta que memorandos são documentos internos, enquanto cartas comerciais são externas e e-mails podem ser ambos. Às vezes, no entanto, se você estiver trabalhando próximo a um cliente em um projeto, memorandos podem ser usados para se comunicar com ele. Os memorandos não começam com uma saudação nem terminam com uma assinatura de fechamento.
O Purdue OWL explica que, como memorandos são documentos comerciais, os parágrafos devem seguir o formato comercial e ser justificados à esquerda, não recuados como na redação acadêmica. As linhas devem ter espaçamento simples, com espaço duplo entre parágrafos. Para o fechamento, Cullen sugere encerrar o memorando com um forte apelo à ação. Diga aos leitores o que você deseja que eles façam em seguida, seja mudar a forma como realizam um procedimento, dar feedback sobre o tópico do memorando ou apenas lembrar as informações para quando precisarem.
