As empresas podem ter uma ideia decente de como estão se saindo nas operações examinando os dados internos da empresa por meio de relatórios e gráficos. No entanto, às vezes as pessoas próximas à empresa não revisam esses dados com total objetividade ou estão tão familiarizados com as operações que é difícil encontrar soluções alternativas quando surgem obstáculos.
Para realmente obter uma boa imagem de se a empresa está operando bem e obter novas idéias sobre como melhorar, as empresas e outras organizações podem recorrer ao processo de auditoria operacional.
Definição do Processo de Auditoria Operacional
Um processo de auditoria operacional é a série de etapas que um auditor executa para avaliar as atividades operacionais de uma determinada empresa ou outra organização. O processo é semelhante aos processos de outras auditorias, mas mais aprofundado: Por exemplo, em uma auditoria de demonstrações financeiras, o auditor normalmente lida apenas com números e práticas contábeis, enquanto em uma auditoria operacional o auditor pode examinar qualquer aspecto do negócio.
O audi geralmente não se concentra em um único departamento ou projeto, porque cada departamento desempenha um papel no processo operacional geral e está interligado.
Objetivos de uma auditoria operacional
O objetivo do processo de auditoria operacional é determinar se os controles internos do negócio, como políticas e procedimentos, são suficientes para produzir um nível ideal de eficiência e eficácia.
Isso é crítico para as empresas, porque a falta de eficiência e eficácia normalmente se traduz em menos vendas ou aumento dos custos operacionais, o que às vezes significa a incapacidade da empresa de competir e permanecer na empresa. Outras organizações podem usar uma auditoria para determinar se uma entidade está seguindo leis específicas, como regulamentos de privacidade ou mesmo práticas sanitárias, dependendo do estado de seu setor.
Etapas comuns de auditoria operacional
Durante a pré-auditoria, o auditor se reúne com os gerentes, explica o processo de auditoria e reúne informações básicas sobre a empresa para determinar preocupações e riscos.
Em seguida, o auditor se reúne com os principais gerentes para verificar os componentes da auditoria e as preocupações associadas. Metas específicas para a auditoria são desenvolvidas neste estágio, como atender a um determinado padrão da indústria ou aumentar as vendas para o nível de um concorrente.
Quarto, o auditor projeta e prepara procedimentos de teste para cada controle-chave. Ele revisa os planos com os gestores e faz os testes, documentando e discutindo todos os resultados e propostas de melhorias.
Em seguida, o auditor elabora uma auditoria completa com recomendações específicas e opções de implementação. O auditor analisa este relatório com a administração até que fique claro que ela sabe como lidar com os problemas encontrados. Freqüentemente, é criado um relatório final resumindo a auditoria total e, dependendo do auditor, pode haver acompanhamento, workshops adicionais ou uma troca final de materiais úteis.
Vantagens e desvantagens de uma auditoria operacional
Passar pelo processo de auditoria operacional proporciona à empresa opiniões objetivas. Essas opiniões geralmente geram produção ou vendas mais rápidas, melhor alocação de custos, sistemas de controle aprimorados, localização de áreas de atraso e um fluxo de trabalho geral simplificado.
No entanto, semelhante a qualquer auditoria, as auditorias operacionais custam dinheiro para serem executadas. Os envolvidos na auditoria não podem estar envolvidos em outros processos operacionais quando estão se reunindo com o auditor ou coletando dados para o auditor usar.
Além disso, as auditorias operacionais levam um tempo considerável para serem concluídas e pode ser mais difícil determinar exatamente o que está causando problemas nas operações mais complexas. Embora as operações de revisão com base nos resultados da auditoria possam economizar dinheiro para a empresa a longo prazo, isso pode abalar os funcionários, causar confusão inicial e exigir mais treinamento ou alterações significativas na equipe.
