Como fazer mala direta do Excel para o Outlook 2010

Você pode exportar contatos criados no Microsoft Excel para o Outlook 2010 e usar essa lista no recurso Mala direta de mala direta para alcançar todos de uma vez; A mala direta personalizará esses e-mails para que os destinatários vejam os nomes na sua saudação. O Excel 2010 e o Outlook 2010 não têm a capacidade de criar o documento usado para realizar uma mala direta, portanto, você usará o Word 2010 durante o processo.

Exportando do Excel

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Formate sua lista de contatos do Excel para conter descrições de colunas como "Nome", "Endereço de e-mail" e "Nome da empresa". O Outlook precisa dessas descrições para formatar corretamente os contatos ao importar a lista.

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Clique na guia “Arquivo” e, em seguida, clique em “Salvar como”. Abra o menu suspenso ao lado de “Salvar como tipo” e selecione “CSV (delimitado por vírgulas)” na lista.

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Dê um nome ao seu arquivo e clique em “Salvar”. Você pode fechar o Excel depois de salvar o arquivo CSV.

Importando Contatos

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Abra o Outlook e clique no menu “Exibir”. Clique em “Lista de pastas” para abrir uma lista de suas pastas. Você criará uma nova pasta de contatos aqui para facilitar o processo de mala direta.

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Clique com o botão direito na pasta “Contatos” e clique em “Nova Pasta”. Nomeie sua nova pasta e clique em “OK”. Criar uma nova pasta ajudará você a direcionar a mala direta apenas para seus novos contatos.

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Clique no botão “Mail” e, em seguida, clique na guia “Arquivo”.

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Clique em “Abrir” neste menu e depois clique em “Importar”. Este procedimento abre o assistente de importação para adicionar seus contatos do arquivo Excel.

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Localize seu arquivo CSV e clique duas vezes nele. Uma lista de opções aparecerá; escolha a seleção mais relevante. Se você não tiver certeza sobre seus contatos existentes, clique em “Permitir duplicatas” para evitar a perda de informações de seu arquivo CSV.

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Clique na nova pasta de contatos que você acabou de criar e clique em “Avançar” para informar ao Outlook onde adicionar seus novos contatos.

Executando sua mala direta

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Clique no botão “Contatos” ou pressione Ctrl-3. Selecione os contatos para os quais deseja enviar o e-mail. Você pode selecionar a pasta criada para seus contatos importados recentemente para selecionar todos os novos contatos.

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Clique na guia “Página inicial” no Outlook e, em seguida, clique no botão “Mala direta”. O botão Mala direta é encontrado no grupo Ações.

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Clique em “Todos os contatos na visualização atual” no cabeçalho Contatos. Para o tipo de documento, selecione “Cartas de formulário” e para a opção de mesclagem, selecione “E-mail”. Escreva sua linha de assunto na caixa em Linha de assunto da mensagem.

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Clique OK." O Outlook 2010 usa o Word para sua função de mala direta, portanto, o Word será iniciado. Espere até que o Word carregue totalmente o novo documento e abra a faixa de opções Mailings.

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Crie seu documento de mala direta. O Word 2010 tem botões que permitem inserir as diferentes partes que serão alteradas para cada destinatário, como um botão de linha de saudação e um botão de bloco de endereço.

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Visualize seu documento pressionando o botão “Visualizar resultados”.

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Clique em “Concluir e mesclar” e selecione “Enviar mensagens por e-mail” para finalizar seu documento e se preparar para enviar seus e-mails.

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Clique em “OK” na nova janela de diálogo para concluir a fusão. Quando você clicar em “OK”, o Outlook começará a enviar seus e-mails.

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