Não há um valor limite para retenção de impostos sobre o salário de um funcionário. Como empregador, você é responsável por reter impostos sobre os salários de todos os funcionários desde o primeiro dia, com base nas informações que o funcionário fornece a você no Formulário W-4. No entanto, há um limite de renda que os funcionários devem atingir antes de serem obrigados a apresentar declarações de impostos federais e estaduais.
A diferença entre pagar impostos e reter impostos
Para o ano fiscal de 2018, alguns contribuintes não têm qualquer obrigação de pagar imposto de renda federal. Isso ocorre porque sua renda era menor do que a dedução federal padrão que todos os contribuintes recebem mais a dedução adicional se eles não forem declarados como dependentes da declaração de outro contribuinte. Para um único adulto com menos de 65 anos, o limite é de US $ 12.000. Se o contribuinte não ganhou mais do que isso, nenhum imposto é devido. Esta situação é apenas ligeiramente diferente para outras faixas de contribuintes, como para contribuintes solteiros com mais de 65 anos, que têm um limite de renda bruta de $ 13.600.
Se nenhum imposto for devido, o contribuinte não tem a obrigação de apresentar uma declaração de imposto.
Obrigações fiscais do empregador
O fato de alguns contribuintes não terem que apresentar uma declaração diz respeito ao contribuinte, mas não ao empregador. Um empregador que é novo no jogo pode acreditar que, se o salário de um funcionário for inferior a US $ 12.000, ele não precisará reter impostos. Parece fazer sentido inicialmente; por que você reteria impostos que não precisam ser pagos?
Quando você pensa sobre isso por um minuto, você conclui que isso não pode estar certo. Por um lado, a maioria dos contratos de trabalho - inclusive os verbais - são indefinidos, o que significa que há uma data de início, mas não de rescisão. Na maioria dos casos, como empregador, você não saberá quanto um empregado pode ganhar durante o ano fiscal, por isso você precisa começar a deduzir os impostos do primeiro contracheque.
E se um funcionário estiver em uma atribuição temporária e você souber ao contratá-lo que seu salário total será inferior a US $ 12.000? Você ainda precisa reter impostos. O funcionário pode estar em uma atribuição temporária e sair em um mês, tendo ganhado substancialmente menos do que o limite, mas e o resto do ano? Ele pode, como muitos trabalhadores fazem hoje em dia, ter uma série de empregos temporários. Até 31 de dezembro, ninguém pode dizer com certeza que seu salário total ficará abaixo do limite de US $ 12.000, portanto, com uma única exceção, você é obrigado a reter impostos sobre os rendimentos de todos os funcionários.
A única exceção
Ocasionalmente, você pode ter um funcionário que entrega um W-4 com tantas isenções que nenhum imposto é devido. No entanto, segure o W-4 desse funcionário, porque o IRS tem o direito de solicitá-lo. Se o IRS concluir que as deduções do funcionário são impróprias, ele enviará a você uma "carta de aprisionamento", declarando o valor máximo de isenções que o funcionário pode reivindicar. Guarde também essa carta, ou melhor ainda, faça uma cópia e entregue ao funcionário. Ele notificará o funcionário que a partir de agora você estará deduzindo o imposto de renda federal de acordo com a carta de restrição do IRS.
Retenção de impostos estaduais
Se você é obrigado a reter imposto de renda estadual como empregador, depende do estado onde o trabalho ocorreu.
Sete estados não têm imposto de renda estadual: Alasca, Flórida, Nevada, Dakota do Sul, Texas, Washington e Wyoming. Os residentes desses estados não devem impostos estaduais, portanto, você não precisa reter impostos.
Provavelmente, este também é o caso em New Hampshire e no Tennessee. Esses estados não tributam salários, embora tributem juros e dividendos. Um funcionário que trabalha em New Hampshire, por exemplo, pode ter que pagar impostos sobre ganhos de dividendos, mas isso é entre o funcionário e o estado. Uma vez que os salários que ele ganhou não são tributáveis, não há nada para os empregadores reterem.
Em todos os outros estados, esse não é o caso. Em qualquer estado com um imposto estadual sobre os salários, os empregadores devem reter uma quantia adicional de salários para os impostos estaduais. As taxas de impostos e os procedimentos de pagamento variam de estado para estado.
Nota de advertência para funcionários
Embora você não tenha a obrigação de apresentar uma declaração de imposto de renda federal se estiver abaixo do limite, como assalariado, você deve pensar em apresentar uma declaração de imposto de qualquer maneira para reivindicar uma restituição de imposto para os valores retidos por seu empregador ou empregadores durante o ano.
