Grande parte da comunicação que ocorre dentro de uma organização segue uma abordagem de bom senso que envolve uma cadeia de comando do escritório executivo às linhas de frente, de acordo com a Illinois State University. A forma mais comum de comunicação em organizações estruturadas segue um padrão vertical ascendente e descendente, mas muitos detalhes podem complicar o processo.
Fundamentos
A comunicação que se move por meio de uma cadeia de comando normalmente é vertical por natureza. Regras e mandatos descem da alta liderança à gerência e chegam aos supervisores da linha de frente, eventualmente alcançando os trabalhadores. Quando os trabalhadores têm um problema, geralmente falam primeiro com seu supervisor imediato. A cadeia de comando determina que os supervisores relatem o problema aos seus gerentes, que são responsáveis por levar as informações aos escritórios executivos.
Objetivo
O principal objetivo de operar com um sistema de comunicação vertical é controlar o fluxo de informações e a tomada de decisões. A comunicação de cima para baixo geralmente consiste em ordens, mandatos, decisões políticas, orientações e instruções. As políticas e metas da organização normalmente vêm do topo e descem na cadeia de comando. A comunicação que flui para cima normalmente envolve informações da linha de frente para os executivos sobre o que está acontecendo nos níveis mais baixos. Pode incluir reclamações, sugestões, relatórios, pedidos de esclarecimento ou notícias sobre tendências.
Desvantagens
As informações geralmente são filtradas à medida que sobem e descem na cadeia de comando, diluindo a mensagem ou mudando a natureza das informações. Os gerentes que recebem uma solicitação direcionada à alta administração podem decidir que a solicitação não é válida e diminuir seu andamento ou interrompê-la completamente. As informações destinadas à distribuição a todos os níveis inferiores podem ficar paralisadas. A média gerência pode decidir que seus funcionários não precisam das informações e interromper seu progresso. As informações que vão em qualquer direção podem mudar ou se diluir se não forem transmitidas para cima ou para baixo em sua forma original.
Canais
Vários canais usados para enviar informações para cima e para baixo na cadeia de comando também afetam a maneira como são percebidas e agidas. Quando transmitida verbalmente, as informações são contaminadas pela linguagem corporal, nuances faladas e personalidades do informante. A pessoa que recebe a informação traz vários filtros a cada conversa que podem alterar a intenção da informação. A comunicação escrita, por outro lado, quando transmitida inalterada, pode efetivamente enviar uma mensagem consistente por meio de uma estrutura organizacional. Embora a comunicação eletrônica possa ser mais facilmente manipulada, as organizações podem utilizar uma ampla gama de aplicativos para obter e receber informações pertinentes.
