As declarações de política são um conjunto de expectativas estabelecidas para gerenciar o comportamento dos funcionários. Os objetivos podem variar desde garantir que a empresa cumpra as regras e regulamentos legais até a criação de um ambiente de trabalho seguro e a manutenção de controles internos. Independentemente do objetivo ou tipo de política, entretanto, as diretrizes para a elaboração de declarações de política são semelhantes.
Foco na Declaração de Política
O significado da declaração de política origina-se de objetivos de negócios estratégicos, que são derivados da missão e visão da empresa. Cada política e cada declaração de política deve refletir os aspectos de ambas. Por exemplo, as políticas do cliente devem incluir declarações de política que reflitam objetivos como aumentar a satisfação do cliente e melhorar as taxas de retenção do cliente.
As políticas que enfocam o desempenho financeiro devem incluir declarações de políticas que reflitam a maximização do lucro, a minimização dos custos e os controles internos. Cada declaração de política deve enfocar uma regra ou objetivo específico e explicar por que a regra ou objetivo está sendo seguido.
O que incluir
Declarações de políticas significativas estabelecem parâmetros para uma implementação eficaz, de acordo com o Sweet Process. Cada um declara claramente a quem se aplica, define as circunstâncias sob as quais a declaração se aplica e define condições ou restrições importantes. Se a declaração de política for uma revisão ou modificação, ela deve estabelecer qualquer contexto necessário, referindo-se à declaração de política anterior.
Por exemplo, uma declaração de política sobre fumo no local de trabalho deve incluir um título de declaração de política, declarar por que a política está sendo implementada e declarar se a política se aplica a todas ou apenas certas áreas do edifício ou terreno.
O que não incluir
Atenha-se aos fatos ao elaborar declarações de política. É importante, por exemplo, ao escrever declarações de política, seguir a política e evitar a inclusão de instruções ou procedimentos adicionais. As declarações de política são instruções de alto nível que dizem aos funcionários o que fazer, enquanto os procedimentos dizem aos funcionários como executar uma política. Depois que as declarações de política são escritas e aprovadas, os procedimentos podem ser adicionados como um documento separado.
Palavreado e estilo de redação
As declarações de políticas devem ser claras e concisas e incluir o mínimo necessário para comunicar o ponto, de acordo com o Power DMS, que dirige um modelo de redação de políticas na forma de um pdf de declaração de políticas. A menos que a política se refira a regras ou regulamentos legais, não use informações como nomes ou datas que podem ficar rapidamente desatualizados. Use um tom formal, mas certifique-se de que as declarações de política possam ser facilmente entendidas por todos, incluindo novos funcionários.
Por exemplo, soletre siglas e defina termos que os novos contratados podem não entender. Use cabeçalhos e marcadores em negrito e deixe espaço em branco suficiente para facilitar a leitura da política.
