Os proprietários de pequenas empresas muitas vezes cometem o erro de criar empregos para as pessoas que possuem, em vez de colocar os funcionários em cargos de que a empresa necessita. Para contratar e administrar seus negócios de maneira adequada, crie um organograma que inclua as principais funções de negócios que qualquer empresa deve ter para maximizar seu sucesso. Você pode chamar esses departamentos por nomes diferentes e combiná-los, mas sua organização deve incluir vendas, administração, marketing, finanças, operações, recursos humanos e TI ou tecnologia da informação.
Administração
A função de administração de uma empresa é uma função macro que supervisiona todas as outras funções. A equipe administrativa geralmente inclui o CEO ou presidente, COO - chief operating officer - e equipe de secretariado. Esta é a função por meio da qual as políticas corporativas são elaboradas e comunicadas. A equipe administrativa supervisiona as tarefas relacionadas à empresa, mas não a qualquer departamento específico, como negociar e pagar aluguel, solicitar material de escritório e lidar com licenças comerciais, autorizações e zoneamento. Dependendo do tamanho da empresa e da quantidade de atendimento ao cliente necessária, a equipe administrativa também pode gerenciar o atendimento ao cliente.
Vendas e Marketing
Vendas e marketing são freqüentemente combinados, embora sejam funções muito diferentes. Seu departamento de marketing determina que tipo de produto ou serviço você vai oferecer, define sua estratégia de preços, cria sua marca, determina onde você vai vender seu produto e cria e executa suas campanhas de publicidade, relações públicas e promoções. Um departamento de vendas vende seu produto ou serviço. O pessoal de vendas trabalha em conjunto com o departamento de marketing para fornecer informações vitais sobre as necessidades do cliente, concorrência e tendências de mercado. Em empresas menores, os representantes de vendas atendem e apoiam seus clientes após a venda. Por causa de seu envolvimento com o desenvolvimento de produtos, o departamento de marketing lida com pesquisa e desenvolvimento em pequenas empresas, geralmente trabalhando com os executivos administrativos que são fundadores ou especialistas na indústria ou profissão.
Finanças e Recursos Humanos
Muitas pequenas empresas combinam seus departamentos de finanças e recursos humanos. A contabilidade pode não exigir o tempo integral de um membro da equipe, permitindo que essa pessoa cuide da contratação de funcionários, gestão de benefícios, políticas corporativas e outras tarefas relacionadas aos funcionários.
Tecnologia da Informação
Mesmo as pequenas empresas precisam de uma pessoa de TI dedicada atualmente, com base na quantidade de tecnologia nos escritórios de hoje. Essa pessoa deve ser capaz de conectar os computadores da empresa em rede, mantê-los funcionando e seguros e garantir o funcionamento correto do e-mail dos funcionários A função de TI pode incluir a manutenção do site da empresa e do sistema de telefone. Muitas pequenas empresas combinam funções administrativas e de TI, contratando um gerente de TI em meio período.
Operações e Fabricação
Dependendo do seu produto ou serviço, pode ser necessário um departamento de manufatura ou operações. Essa função supervisiona a planta física de uma instalação de manufatura e suas necessidades de materiais, cronograma de trabalho e processos de produção. Em um restaurante, essa função pode ser a cozinha, administrada pelo chef executivo. Em algumas pequenas empresas, os executivos administrativos assumem o papel da equipe de operações.
