Tanto o governo federal quanto o estadual fazem cumprir as leis trabalhistas, principalmente aquelas relacionadas ao salário mínimo e às horas extras. Em geral, você pode pagar a seus funcionários de acordo com a sua escolha, como "diária" ou "por dia", desde que nem as leis de salário mínimo nem de horas extras sejam violadas. No entanto, como comumente usado na legislação trabalhista, "diária" normalmente se refere a um método de compensação de funcionários por despesas de viagem relacionadas ao trabalho.
Leis de salário mínimo
O Departamento do Trabalho define o salário mínimo federal de acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA) que, na data da publicação, é de US $ 7,25 por hora. A menos que seus funcionários se qualifiquem para isenções específicas de acordo com a FLSA, como executivos ou profissionais, você deve pagar pelo menos o salário mínimo federal. No entanto, se o seu estado for um dos 20 que tem um salário mínimo mais alto - por exemplo, é de US $ 8 por hora no momento da publicação - você deve pagar a taxa mais alta.
Você pode pagar ao seu funcionário por dia, semana ou mês e chamá-lo de "per diem" ou outro termo. O importante é que o salário de seus funcionários pelo número de horas efetivamente trabalhadas não seja inferior a um salário mínimo.
Leis de pagamento de horas extras
A FLSA exige pagamento de horas extras para funcionários que trabalham mais de 40 horas em uma semana normal de trabalho. Como as leis de salário mínimo, as leis de pagamento de horas extras se aplicam a todos os funcionários, a menos que especificamente isentos. A taxa de pagamento de horas extras é 1 1/2 vezes a taxa normal de pagamento do seu funcionário. É importante observar que "taxa de pagamento normal" não é sinônimo de taxa de pagamento por hora de seu funcionário.
Se o seu funcionário receber outros tipos de pagamento, como uma taxa diária, além da taxa por hora, os cálculos de pagamento de horas extras devem levar em consideração todo o pagamento recebido pelo seu funcionário.
Despesas relacionadas ao trabalho do funcionário
Você não é obrigado pelo FSLA ou qualquer lei trabalhista federal a reembolsar seu funcionário por despesas correntes incorridas para fins de trabalho - embora alguns estados, como a Califórnia, exijam reembolso. No entanto, mesmo se o reembolso não for exigido, você pode entrar em conflito com a lei de salário mínimo do estado, dependendo do valor das despesas incorridas por seus funcionários. Por exemplo, a lei do Texas não exige que os empregadores reembolsem os funcionários por despesas correntes, a menos que as despesas efetivamente reduzam sua taxa de pagamento abaixo do salário mínimo. Se isso acontecer, o empregador estará sujeito a uma reclamação salarial ao abrigo da lei do Texas.
Plano de taxa diária
Embora não seja legalmente exigido, reembolsar seus funcionários por despesas relacionadas ao trabalho é uma boa prática comercial e pode ser deduzida do imposto de renda como despesa comercial. Para fazer isso funcionar, você precisa cumprir os regulamentos do IRS, que oferecem duas opções: contabilizar cada despesa ou usar um plano de diária. O plano de tarifas é baseado em diárias estabelecidas pelo IRS para duas categorias: hospedagem e alimentação mais despesas extras. O IRS publica as taxas atuais aprovadas em seu site e na “Publicação 142, Taxas diárias”.
