Os termos e condições comerciais definem a base do contrato entre você e seu cliente. Não importa se sua empresa fornece produtos ou serviços, um documento de termos e condições é essencial. Ele protege seu negócio, define seus procedimentos, limita sua responsabilidade e explica o que você concordou em fazer. Pode ser apropriado incluir disposições especiais em seus termos e condições, dependendo de seu negócio, mas em muitos casos, a simples inclusão de algumas seções básicas cria um documento eficaz, mas simples, de fácil compreensão para o cliente e que atende às suas necessidades de negócios.
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Escreva uma seção de termos e condições abordando o preço. Indique claramente o que o preço inclui ou não, como taxas ou impostos.
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Forneça um parágrafo definindo os termos ou palavras usadas que podem causar confusão ao cliente. Por exemplo, o uso da palavra “bens” pode se referir a produtos e serviços em sua empresa. Deixe claro o que você está vendendo e mantenha a terminologia simples e familiar para evitar mal-entendidos.
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Ofereça uma declaração de privacidade indicando que você está comprometido em proteger a privacidade do cliente. Deixe-o saber que suas informações são consideradas confidenciais e não serão vendidas, compartilhadas ou alugadas a terceiros.
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Descreva o que qualidade significa para sua empresa. Por exemplo, declare que o produto tem garantia de bom acabamento e qualidade e é igual em todos os aspectos às amostras fornecidas.
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Estabeleça instruções específicas sobre os métodos de pagamento aceitáveis. Inclua informações que indiquem claramente quando o pagamento é devido, como um período de 30 dias. Indique quaisquer informações sobre pagamentos em atraso, juros cobrados e cheques devolvidos, se for o caso. Cubra totalmente todos os aspectos do transporte, como custo, seguro, despesas de frete e devoluções.
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Defina por escrito as circunstâncias em que podem ocorrer alterações de preço e como o cliente recebe as informações. Para um negócio de serviço recorrente, forneça informações sobre aumentos periódicos de preços e como os clientes são notificados.
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Forneça uma garantia por escrito e descreva como ela é tratada. Por exemplo, declare que o produto está livre de defeitos de fabricação e material por 12 meses. Indique se o reparo ou substituição gratuita está incluído durante o período de garantia. Seja específico quanto ao limite de sua responsabilidade.
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Estabeleça o método usado para resolver problemas, como a mediação. É muito menos caro, demorado e estressante do que o litígio.
