Gerenciar o estoque é complicado. Mesmo que você dê o melhor de si, um ou dois ou dez erros de estoque podem entrar na sua contabilidade. Mesmo um único erro pode causar problemas. A subavaliação do saldo final do estoque causa subavaliação de sua receita, por exemplo. Felizmente, é possível consertar as coisas com uma contagem física de seu estoque.
Dica
A maneira mais simples de determinar o efeito dos erros de estoque é fazer uma contagem manual completa de seu estoque. Compare a realidade com o que está em suas contas e você descobrirá se exagerou ou diminuiu o estoque. Os resultados mostram como o erro afeta suas demonstrações financeiras.
Causas e efeitos do erro de estoque
Mesmo que você e sua equipe estejam fazendo um trabalho cuidadoso de rastreamento de estoque, os erros podem surgir e se acumular. Ferramentas de contabilidade lista alguns dos tipos comuns de erros de estoque que você deve estar ciente:
- Você faz uma contagem física incorreta e acerta os números errados. Por exemplo, você pode esquecer de incluir uma remessa com varejistas ou incluir o estoque do cliente que não saiu do armazém.
- A contagem está errada porque alguém roubou itens.
- Seu software de inventário usa uma unidade de medida diferente do que você pensava. Você conta 240 ovos em uma remessa, por exemplo, mas o software registra como 240 dúzias.
- O custo padrão do software não corresponde aos preços mais recentes.
- Você inseriu o número da peça errado.
Os efeitos dos erros nas demonstrações financeiras vêm de como os erros afetam o custo das mercadorias vendidas. O custo dos produtos vendidos (COGS) é o seu estoque inicial mais as compras de estoque menos o estoque final, de acordo com a Patriot Software. Por exemplo, se você iniciar o período com um estoque de $30,000, Comprar $15,000 e terminar com $20,000, o custo do estoque que você vendeu é $25,000. Você subtrai isso de sua receita de vendas para obter o lucro bruto.
O site CliffsNotes alerta que o efeito de erros nas demonstrações financeiras depende de você exagerar ou subestimar o estoque. Por exemplo, se você subestimar a contagem final do estoque como $17,000 ao invés de $20,000, o COGS sai como $28,000, reduzindo seu lucro bruto e lucro líquido. Se o erro de estoque não for corrigido, você começa o próximo período financeiro com um estoque inicial subestimado e acaba exagerando sua receita.
Corrigindo um erro de estoque
A boa notícia é que geralmente você pode detectar um erro de inventário com uma simples contagem física. Mesmo se você usar um software de rastreamento de estoque, a Paychex recomenda uma contagem física para detectar erros de entrada de dados e perdas por roubo. Se você tiver mais do que uma quantidade mínima de estoque disponível, fazer isso com precisão é um trabalho longo e lento. Algumas empresas contratam profissionais para fazer o trabalho por esse motivo.
Depois de concluir a contagem e calcular os resultados, compare suas descobertas com o que seu software diz que você tem em mãos. Se os dois não coincidirem, identifique o motivo e calcule os efeitos dos erros nas demonstrações financeiras. Elimine o erro fatorando o valor revisado no CPV do período contábil quando você identificou o problema.
COGS e giro de estoque
Erros que afetam o COGS também afetam o giro do estoque, aconselha o Corporate Financial Institute. O giro é o número de vezes que você vende e substitui seu estoque durante um determinado período. Quanto maior o giro, mais rápido seus produtos estão sendo vendidos; uma baixa taxa de rotatividade indica que você pode ter mais estoque do que precisa.
A PracticalEcommerce diz que existem algumas fórmulas para calcular o volume de negócios. A fórmula mais precisa divide o CPV pelo estoque médio. Por exemplo, se você tiver um COGS para o período de $40,000 e seu estoque médio para o trimestre é $10,000, o giro é 4. Isso significa que o estoque foi girado quatro vezes no período. Sem um COGS preciso, seu cálculo estará errado.
