Todo empresário precisa de um sistema para processar a folha de pagamento, mesmo para proprietários individuais. Com mais de um funcionário, você precisa de um sistema que rastreie e calcule as despesas com a folha de pagamento de cada pessoa. Ao configurar o sistema de despesas da folha de pagamento, lembre-se de que ele também funciona como sistema de folha de pagamento acumulado no ano.
Separe as categorias de funcionários para folha de pagamento
É comum ter mais de uma categoria de funcionário na folha de pagamento da empresa. Se você tiver funcionários horistas, registre os custos da folha de pagamento separados dos custos da folha de pagamento dos funcionários assalariados. Os custos da folha de pagamento acumulados do ano para os funcionários rastreiam o pagamento bruto de cada funcionário, não o líquido.
Geralmente, como os funcionários horistas e assalariados podem receber pagamento de horas extras, é útil rastrear suas horas extras separadamente de seu pagamento normal. A maioria dos funcionários assalariados recebe uma quantia fixa de pagamento bruto, com base em seu salário anual, dividido pelo número de períodos de pagamento que sua empresa usa. No entanto, os funcionários que recebem comissões geralmente se enquadram em uma categoria única para manutenção de registros. O Guia de Pequenas Empresas do Gabinete do Governador do Estado de Washington para Inovação e Assistência Regulatória observa que o cálculo da folha de pagamento também deve incluir despesas com trabalhadores temporários, consultores e contratados independentes durante o ano.
Calcular despesas por período de pagamento
Algumas folhas de pagamento das empresas são semanais, enquanto outras são quinzenais ou mensais. Com diferentes tipos de funcionários, você pode ter datas de períodos de pagamento diferentes durante cada mês. Não é necessário combinar despesas de folha de pagamento de mais de um período da folha de pagamento da empresa. Registre essas despesas de acordo com o período de pagamento que você usa para cada categoria da folha de pagamento do empregado. Use um livro-razão, planilha ou software de folha de pagamento para simplificar o rastreamento das despesas reais e programadas da folha de pagamento para cada categoria de funcionário.
Adicionar obrigações do empregador
Business.com lembra os empregadores que processam sua folha de pagamento sozinhos para adicionar as obrigações federais e estaduais obrigatórias ao seu sistema de folha de pagamento acumulado no ano. A Lei de Contribuições de Seguros Federais (FICA) e a compensação dos trabalhadores são duas despesas principais da folha de pagamento pagas pelo empregador.
Outras despesas dependem da localização e estrutura de sua empresa. Entre eles estão pagamentos de desemprego ao empregador federal e estadual. Inclua seus custos de contribuições para planos de seguro saúde de funcionários. Se você igualar as contribuições dos funcionários a um plano 401 (k) ou outro plano de aposentadoria privada, atribua esses valores à sua folha de pagamento acumulada no ano.
Lembre-se de bônus anuais para funcionários
De acordo com a U.S. Small Business Administration, bônus anuais para funcionários podem resultar em despesas adicionais com a folha de pagamento. Registre o valor do bônus como uma despesa da folha de pagamento. Em seguida, calcule as obrigações pagas pelo empregador que vêm com esses bônus.
Anualizar resumos da folha de pagamento
Obter um resumo dos custos acumulados da folha de pagamento durante o ano civil requer a definição de parâmetros para registrar as despesas. Com base nas categorias, as datas de pagamentos da folha de pagamento dos funcionários podem não se encaixar facilmente em cada mês do calendário. Certos impostos, bônus ou outras obrigações do empregador não são devidos todos os meses. Algumas despesas com folha de pagamento, como contribuições do empregador para seguro saúde ou aposentadoria, podem ser exigidas trimestralmente ou com menos frequência.
Cálculo do resumo da folha de pagamento YTD
Para simplificar, depois de coletar o registro de todas as despesas da folha de pagamento do funcionário, calcule o valor acumulado no ano usando o mês em que você fez o pagamento da folha de pagamento. No final de cada mês civil, calcule as despesas totais em cada categoria de funcionário e em cada categoria paga pelo empregador. Adicione os totais de cada categoria e, em seguida, adicione os totais mensais para concluir os cálculos de resumo da folha de pagamento acumulados no ano.
