As cartas padrão podem simplificar a comunicação de uma mensagem central a um grande grupo, mas sua óbvia falta de personalização pode minar seu efeito. Os recursos de mala direta do Microsoft Word transformam cartas padronizadas em documentos que parecem correspondência individual. Em comparação com o processo de preparação de cartas individuais para transmitir um conjunto de informações a muitas pessoas, a mala direta economiza tempo e esforço, produzindo correspondências em massa completas com etiquetas ou envelopes.
Comunicações de massa simplificadas
Quando você se torna responsável por enviar uma mensagem escrita ou por e-mail para cada membro de um grupo, pode criar um arquivo de modelo e editá-lo manualmente para adicionar nomes, endereços e outros detalhes individualizados. A quantidade de tempo e esforço necessários para criar cada letra, uma de cada vez, pode ser desanimador, no entanto, especialmente para uma lista grande com a qual você se comunica com frequência. Em vez de imprimir informações de contato e saudações em uma carta padrão fotocopiada, observe os recursos de mala direta do Microsoft Word para simplificar o processo de envio de uma mensagem unificada com detalhes personalizados.
Tipografia, formatação e gráficos
O arquivo que você cria para servir como o documento principal de mala direta pode aproveitar ao máximo todos os recursos de formatação que você usa regularmente no Microsoft Word. Você não precisa aprender um novo aplicativo para criar o arquivo estruturado e formatado que forma a base do seu projeto. Adicione tabelas, estilo tipográfico, elementos de cor e gráficos e outras exibições criadas no Word ou vinculadas dinamicamente a partir de outros aplicativos do Microsoft Office. Qualquer estilo ou elemento visual que você incorpora diretamente no documento principal aparece em cada iteração personalizada do resultado mesclado.
Coordenação dentro do Microsoft Office
Depois de criar a carta básica, você adiciona campos de mesclagem que identificam onde cada informação personalizada aparecerá. Os nomes desses campos de mesclagem correspondem aos nomes de campo em um documento de lista que você cria no Microsoft Excel, Microsoft Access ou por meio de um formulário interno para o processo de mala direta no Word. Se você quebrar seus dados de origem em suas menores unidades significativas de informação, você aumenta a flexibilidade de seu material de entrada. Por exemplo, em vez de configurar um campo que contém nomes completos, divida o nome em suas partes componentes: título de cortesia e nome, nome do meio e sobrenome. Esta desconstrução permite que você combine o título de cortesia e o sobrenome na saudação de uma carta, dirija-se ao destinatário pelo primeiro nome em seu parágrafo final e use o sobrenome para incluir uma menção à família da pessoa em outro lugar em seu texto.
Opções Condicionais
Junto com a personalização de cada versão de seu documento para o destinatário pretendido, você pode aumentar o potencial de personalização do projeto com opções condicionais que alteram a forma como a mala direta trata seus dados, dependendo de outras condições que você especificar. Configure um campo que acione o processo de mesclagem para ignorar um registro se seu conjunto de dados contiver um valor numérico que caia abaixo de um limite específico. Um campo que usa uma expressão "se" avalia dois valores e altera o processo de mesclagem com base na forma como eles se comparam, alterando parte da mensagem com base no fato de um membro de uma lista de doadores ter contribuído com mais ou menos do que uma quantia específica. Alguns tipos de campo permitem a adição imediata de uma resposta que substitui uma mensagem genérica por uma específica. Essas opções condicionais aumentam a flexibilidade do processo de mesclagem.
