Impostos e despesas de trabalho para funcionários W-2

Até recentemente, muitas despesas de trabalho não reembolsadas para contribuintes do W-2 eram dedutíveis quando chegava a hora de declarar os impostos de fim de ano. No entanto, a nova legislação eliminou a dedução, talvez fazendo com que algumas empresas repensem sua abordagem aos gastos comerciais, especialmente na área de rede. Enquanto anteriormente os funcionários podiam deduzir despesas relacionadas aos negócios, as empresas podem precisar assumir o custo dessas oportunidades de negócios de rede ou encontrar novas maneiras de criar leads de clientes e impulsionar as vendas.

A legislação tributária elimina deduções

A partir de 1º de janeiro de 2018, a Lei de redução de impostos e empregos sancionada pelo Congresso eliminou a maioria das deduções anteriormente permitidas para funcionários que incorriam em despesas que não foram reembolsadas por suas empresas. Algumas dessas despesas agora não permitidas incluem quotas sindicais, associação a sociedades profissionais, uso de home office, ferramentas relacionadas ao trabalho, suprimentos ou roupas especializadas e refeições relacionadas ao trabalho, entretenimento e viagens. Despesas incorridas durante a procura de emprego e despesas de mudança também não são mais permitidas. Embora possa parecer um longo caminho, a suspensão dessas deduções está programada para continuar apenas até 2025.

O aumento da dedução padrão traz vantagens

A grande questão pode ser: "Por que essas despesas não são mais permitidas? O que mudou?" Despesas de trabalho não reembolsadas para trabalhadores com renda W-2 poderiam ser previamente discriminadas no Cronograma A de uma declaração de imposto de renda pessoal, geralmente fornecendo um grande impulso para reduzir a carga tributária de um indivíduo. No entanto, a eliminação das deduções é compensada por um aumento na dedução padrão permitida. A nova lei quase dobrou a dedução padrão permitida, o que, em última análise, resulta em um aumento na economia de impostos para a maioria dos contribuintes, mas não para todos.

Alguns ainda podem fazer deduções

Embora a dedução de despesas relacionadas ao trabalho seja eliminada para a maioria dos trabalhadores, alguns indivíduos que se enquadram nas seguintes categorias ainda podem deduzir despesas não reembolsadas:

  • Reservistas das Forças Armadas.
  • Artistas qualificados.

  • Funcionários do governo local ou estadual com base em honorários.

  • Funcionários com despesas de trabalho relacionadas a deficiência.

Os funcionários que se qualificam para fazer essa dedução devem preencher o Formulário 2106 do IRS como parte de sua declaração de imposto de renda. As despesas devem ter sido incorridas durante o ano fiscal e ser normais e necessárias como parte da execução do trabalho declarado.

As empresas podem precisar pagar

Para funcionários que não podem aceitar a dedução, pode parecer que a eliminação dessas deduções reduz sua capacidade de fazer conexões importantes com clientes em potencial e profissionais de comércio. Afinal, uma das desvantagens das redes empresariais é que pode ser caro. Viagens extensas para fazer ligações de vendas, participar de conferências de negócios ou reuniões com clientes em potencial podem ser caras, especialmente sem o uso de um veículo da empresa ou a milhagem não é reembolsada.

Para manter o mesmo nível de produtividade, as empresas podem precisar ajustar a forma como equipam os funcionários para o desempenho de suas funções, fornecendo recursos monetários adicionais. Algumas considerações podem incluir:

  • Aumente o limite de milhas de viagem reembolsáveis.
  • Fornece acesso a um veículo da empresa.
  • Fornece um cartão de crédito corporativo para despesas com gás ou refeição. ao se reunir com clientes.
  • Pague a adesão a associações empresariais.

Lembre-se de que, embora os novos regulamentos tributários também não permitam que as empresas deduzam despesas com entretenimento, elas ainda podem deduzir até 50% das despesas com refeições, desde que certos requisitos sejam mantidos. As refeições devem ser

  • Despesa normal e necessária para a realização de negócios.
  • A refeição não pode ser luxuosa ou extravagante, dadas as circunstâncias.
  • O funcionário está presente na refeição.
  • A refeição é fornecida a um cliente comercial atual ou potencial, cliente, consultor ou contato comercial semelhante.
  • Quando as refeições são compradas em ou durante um evento de entretenimento, as refeições devem ser adquiridas separadamente do entretenimento ou os custos da refeição e entretenimento devem ser listados separadamente em uma conta, fatura ou recibo.

Deduções de funcionários durante viagens

Como acontece com muitas coisas relacionadas a impostos, você precisa ter cuidado e verificar as especificações das diretrizes do IRS sobre quaisquer deduções possíveis que ainda são permitidas. Por exemplo, os funcionários ainda podem deduzir até 50 por cento das despesas não reembolsadas com refeições em que incorrerem, mas enquanto viaja fora de casa a negócios. Viajar para longe de casa significa que você está longe da área geral de sua casa fiscal e precisa dormir ou descansar a fim de completar suas tarefas de trabalho enquanto estiver fora. Definir o que é considerado uma viagem de negócios pode ser complicado, portanto, é uma boa ideia esclarecer sua situação com um fiscal.

Lembre-se de que um almoço de negócios com colegas de trabalho ou uma refeição comprada quando precisar ficar no trabalho após o expediente não são considerados cenários de viagem, portanto, não seriam dedutíveis. Anteriormente, os contribuintes podiam deduzir despesas de mudança, se estivessem adquirindo um emprego de tempo integral dentro de uma distância qualificável de sua localização anterior. Até 2025, no entanto, essas despesas não são mais dedutíveis.

Tipos de rede de negócios

Mesmo que os funcionários sintam a necessidade de reduzir suas atividades comerciais fora do escritório devido às despesas, existem algumas opções de baixo custo que podem fornecer oportunidades de negócios de rede significativas. Idealmente, uma vez que você faça conexões adicionais e esperançosamente ganhe novos clientes, qualquer dinheiro que você gastar inicialmente será compensado em termos de bônus de vendas ou talvez promoções - algo como uma consulta para as despesas iniciais. Os tipos de rede de negócios disponíveis incluem:

Contatos casuais: Talvez o mais conhecido desse tipo de grupo de rede seja a Câmara de Comércio local, encontrada em aproximadamente 4.000 cidades e vilas dos EUA. Os membros podem participar de reuniões mensais e obter conselhos de especialistas em negócios sobre um tópico específico, mas um benefício regular são as oportunidades de networking que ocorrem durante o café da manhã ou almoço. Alguns grupos organizam trocas regulares de cartões de visita ou eventos especiais de rede. As taxas anuais de associação são normalmente em torno de US $ 400 e as taxas mensais são baseadas no tamanho da empresa.

Contatos fortes: Este tipo de grupo de rede é semelhante à Câmara, mas é mais pró-ativo em seu esforço para que os membros obtenham fortes oportunidades de negócios. Normalmente, eles permitem que apenas um membro de cada profissão se junte ao grupo, de forma que a competição por leads seja reduzida. Às vezes, os membros podem ser solicitados a fazer um certo número de referências de negócios a outras pessoas do grupo a cada mês. Há um pouco mais de pressão sobre os membros, mas também há mais leads ganhos em troca.

Associações profissionais: Esses tipos de grupos são associações de profissionais com interesses semelhantes, como os de finanças, manufatura, saúde ou vendas no varejo. Aqui, você pode interagir com as pessoas diretamente em sua área e reunir ideias e trocar informações sobre o seu setor.

Meios de comunicação social: Utilizar a mídia social é talvez um dos meios mais baratos de rede, pois não custa nada além do que você já gasta em computadores e internet, bem como parte do seu tempo. Escrever um blog, postar com frequência na página do Facebook da sua empresa ou escrever artigos informativos no LinkedIn são maneiras de fazer sua empresa se destacar. Se as pessoas comentam sobre suas postagens, é importante responder e também aproveitar as oportunidades para fazer conexões com esses novos contatos.

Notas sobre Reembolsos de Despesas Comerciais

Se as empresas optarem por pagar despesas adicionais incorridas por seus funcionários durante o curso dos negócios, elas precisarão contabilizar adequadamente os pagamentos a fim de deduzi-los como despesas comerciais. Eles podem optar por reembolsar as despesas reais ou fornecer um acordo de subsídio. No entanto, contabilidade e relatórios cuidadosos são essenciais.

Embora os reembolsos reais não exijam nenhuma contabilidade adicional a não ser registrá-la na categoria de despesas apropriada, os subsídios em excesso que não são contabilizados pelo funcionário e não devolvidos à empresa devem ser incluídos como salários no formulário W-2 do funcionário.

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