As reuniões de equipe podem ser usadas para diversos fins administrativos, desde a troca de informações até a realização de anúncios para toda a empresa e a realização de exercícios de formação de equipes. Para serem eficazes, as reuniões da equipe devem ter uma agenda detalhada, um limite de tempo e um moderador designado. Para obter os melhores resultados, realize reuniões agendadas regularmente para garantir a responsabilidade e a participação da equipe.
Dica
O objetivo de uma reunião de equipe é fornecer atualizações, entregar anúncios, solicitar feedback, compartilhar informações e participar de um ambiente de equipe. Para serem eficazes, as reuniões da equipe devem ter uma agenda detalhada, um limite de tempo e um moderador designado.
O que é uma reunião de equipe?
De modo geral, as reuniões de equipe são oportunidades para todos em uma empresa ou para membros de um departamento específico se reunirem e falarem pessoalmente sobre vários aspectos da gestão de negócios que não podem ser facilmente discutidos por e-mail. É uma oportunidade de se encontrar cara a cara, se atualizar, fazer um brainstorm e ter discussões em grupo. Outros objetivos para coisas que podem ser abordadas em uma reunião de equipe incluem:
- Relatórios de progresso
- Atualizações de departamento
- Anúncios de novas contratações ou promoções
- Relatórios de status do programa
- Atualizações de gerenciamento de projeto
- Anúncios de ganhos
- Novas políticas ou procedimentos
- Novos clientes ou contratos
- Prêmios ou reconhecimentos
- Próximos eventos
As reuniões de equipe também podem ser usadas para sessões de brainstorming ou para atividades de construção de equipes. Nem todas as reuniões precisam seguir o mesmo formato. Você pode ter uma reunião de "todos os funcionários" para toda a empresa, um rápido "check-in" entre supervisores e subordinados diretos ou "encontros" para debates breves e estratégicos para questões que evoluem rapidamente.
Benefícios de uma reunião de equipe
Reunir-se com colegas e gerentes oferece uma oportunidade de se encontrar fora dos limites de um escritório ou cubículo. Construir relacionamentos interpessoais pode ajudar a promover o trabalho em equipe e a colaboração, e também pode reduzir o potencial de falta de comunicação e mal-entendidos. Embora memorandos e e-mails sejam maneiras eficazes de comunicar muitas coisas rapidamente, realizar reuniões regulares e grupos de discussão ajudam a garantir que todos estejam informados e atualizados sobre questões críticas de negócios.
Dica
A frequência com que você agenda reuniões de equipe depende do seu propósito, mas ter uma reunião regular sobre os livros é útil para fins de planejamento. Pequenos grupos podem se encontrar semanalmente e realizar muitas coisas; grandes grupos podem ser melhor atendidos por reuniões a cada trimestre.
Elementos-chave de uma reunião de equipe eficaz
As reuniões da equipe podem facilmente se transformar em eventos longos e um tanto tediosos se não forem gerenciadas adequadamente. Cada reunião deve ter o seguinte: um cronograma; uma agenda com tópicos de discussão; um moderador e um período aberto para os participantes discutirem questões em andamento. Outra maneira de garantir que as reuniões da equipe sejam eficazes, curtas e agradáveis é realizar reuniões stand-up. Outras medidas a serem implementadas incluem:
- Encorajando a participação de todos
- Garantindo a responsabilidade
- Não permitindo interrupções ou conversa exagerada
- Concordando em discordar
- Tabela de questões complexas se a reunião for longa
- Solicitar acompanhamentos por escrito e atas de reuniões para economizar tempo e garantir que todos os participantes estejam na mesma página.
Dica
Itens complexos que surgem durante as reuniões de equipe são geralmente mais bem tratados apresentando questões para futuras discussões em pequenos grupos, em vez de tomar o tempo de todos para um debate específico e limitado com os participantes.
Reuniões de equipe programadas regularmente podem criar um sentimento de inclusão entre os funcionários, fornecer acesso a gerentes de nível superior e fazer com que todos se sintam parte de uma equipe coesa. Se você sentir que falta foco em suas reuniões ou um objetivo específico, peça a opinião de sua equipe sobre as mudanças que eles gostariam de ver incorporadas. É outra maneira de desenvolver adesão para essa atividade valiosa.
