A folha de pagamento envolve a execução de muitas tarefas para garantir cheques de pagamento precisos e oportunos, imposto sobre a folha de pagamento e conformidade de manutenção de registros. Essas tarefas não podem ser apressadas e devem ser executadas com detalhes meticulosos. Caso contrário, podem resultar em cheques de pagamento errôneos e impostos sobre a folha de pagamento inadequados e procedimentos de manutenção de registros.
A primeira situação pode causar transtornos aos funcionários; as duas últimas situações podem causar penalidades da Receita Federal e do Departamento do Trabalho dos Estados Unidos. Conseqüentemente, ao fazer a folha de pagamento, aplique um processo passo a passo.
Processar folha de pagamento com antecedência
Processe a folha de pagamento com antecedência. Elabore um cronograma de processamento da folha de pagamento que permita tempo suficiente para processar a folha de pagamento e corrigir os erros detectados antes que os funcionários recebam seus contracheques. Por exemplo, execute o processamento da folha de pagamento dois ou três dias antes da data de pagamento real.
Atualizar registros de funcionários
Faça alterações no registro da folha de pagamento do funcionário, se aplicável. Isso inclui: mudanças de endereço; alterações na dedução da folha de pagamento, como W-4 e alterações no formulário de imposto de renda estadual; e alterações de deduções voluntárias, como aposentadoria e benefícios de saúde. Além disso, insira novas informações de contratação para funcionários contratados no período de pagamento atual.
Calcular dados de cronometragem
Calcule dados de cronometragem de cartões de ponto ou planilhas de ponto e insira as horas a serem pagas no sistema, como horas normais, horas extras e horas de férias. Se você usa um sistema de cronometragem computadorizado, pode importar o tempo para o software de folha de pagamento. Tudo que você precisa fazer é garantir que o tempo seja transportado corretamente e fazer as edições necessárias.
Pagamento proporcional conforme necessário
Pague outros tipos de renda, como bônus, comissões e pagamento retroativo devido a um aumento salarial. Faça outros ajustes, como pagamento adicional ou dedução de salário devido ao pagamento a mais ou a menos de um período de pagamento anterior. Distribua o pagamento da funcionária assalariada se ela encerrar o período de pagamento, mas não trabalhar, e insira as datas de interrupção no software de folha de pagamento para interromper pagamentos futuros.
Além disso, ratear o pagamento do novo funcionário assalariado se ele for contratado após o início do período de pagamento atual. Por exemplo, se ela começar a trabalhar no quarto dia do período de pagamento quinzenal, pague-lhe sete dias úteis em vez de 10.
Verificar relatórios de folha de pagamento
Imprima relatórios que permitem verificar a folha de pagamento antes de imprimir contracheques e gerar o arquivo de depósito direto. Faça ajustes, se necessário.
Imprimir cheques de pagamento e recibos de pagamento
Imprima contracheques e recibos de pagamento. Gere o arquivo de depósito direto e encaminhe ao banco. Entre em contato com o banco e certifique-se de que foi recebido de forma adequada, e verifique o valor recebido.
Manter registros de folha de pagamento
Imprimir registros de folha de pagamento mostrando os salários bruto para líquido dos funcionários para a folha de pagamento atual. Arquive em uma área de armazenamento confidencial. Mantenha esses registros por no mínimo três anos. Mantenha registros de cronometragem e aqueles nos quais os cálculos de salários são baseados por um período mínimo de dois anos.
Imprimir e distribuir relatórios
Imprima e distribua os relatórios necessários aos departamentos relacionados, como recursos humanos e finanças, para fins de administração e reconciliação de benefícios. Se um departamento ou empresa separado lida com os impostos sobre a folha de pagamento, encaminhe os registros fiscais necessários para cada período de pagamento ao indivíduo apropriado.
Dica
O software de folha de pagamento calcula os impostos da folha de pagamento para você. Ainda assim, sempre mantenha uma cópia da Circular E da Receita Federal à mão para ajudá-lo a entender suas obrigações fiscais sobre a folha de pagamento. Entre em contato com a agência tributária estadual para obter orientações sobre as obrigações tributárias da folha de pagamento estadual.
