A adesão à etiqueta apropriada para uma reunião de negócios estabelece respeito entre os participantes da reunião, ajuda a reunião começar e terminar no horário e promove uma atmosfera de cooperação. A falta de etiqueta e planejamento inadequado são duas das principais razões pelas quais muitas reuniões de negócios fracassam. Ensine a seus funcionários a etiqueta em reuniões de negócios para garantir que as reuniões de negócios sejam eficazes.
1. Chegue cedo (sem desculpas)
Chegue ao local da reunião de negócios com pelo menos 15 minutos de antecedência. Isso mostra respeito e permite que você encontre um assento e se posicione antes do início da reunião.
2. Siga a agenda
O presidente da reunião deve distribuir a pauta da reunião a cada participante com pelo menos uma semana de antecedência. Os participantes devem ligar para o presidente para expressar quaisquer preocupações sobre a agenda pelo menos 48 horas antes da reunião. O presidente e o participante em questão terão tempo para determinar se mudanças precisam ser feitas. A agenda também deve mencionar os horários de início e término da reunião.
3. Esteja cuidadosamente preparado
Cada participante deve vir para a reunião com todos os materiais e dados de que precisará e uma compreensão do tópico da reunião. Todo o propósito da reunião é discutir o assunto em questão. Você desperdiçou o tempo de todos se não estiver preparado para contribuir.
4. Faça pausas regulares
As reuniões devem ter um intervalo a cada duas horas para garantir que os participantes permaneçam focados. Procure fazer pausas de cerca de 20 minutos e as refeições de cerca de 30 minutos.
5. Siga o código de vestimenta
O presidente deve indicar que tipo de traje é necessário para a reunião, seja para negócios casuais ou para negócios formais, e os participantes devem seguir essa regra. Uma lista representativa do traje seria útil, pois os participantes podem ter diferentes pontos de vista sobre o que é casual de negócios e formal de negócios. Por exemplo, ao listar a reunião como formal de negócios, você pode indicar que uma camisa com botões e calças cáqui são suficientes.
6. Fale por sua vez
Mantenha a reunião organizada, falando apenas quando tiver a palavra. Faça perguntas durante o período designado para perguntas e levante a mão para ser reconhecido pelo presidente como tendo a palavra. Não interrompa alguém enquanto ele estiver falando ou fazendo uma pergunta.
7. Ouça, realmente ouça
Você pode descobrir que muitas das perguntas que você tem sobre um tópico são respondidas pelo conteúdo da reunião. Ouça atentamente a reunião e faça anotações. A escuta ativa é respeitosa e oferece uma base sólida para formular sua resposta.
8. Mantenha a calma
Evite hábitos nervosos, como bater com a caneta na mesa, fazer ruídos audíveis com a boca, mexer em papéis ou bater os pés no chão. Isso distrai os outros participantes e faz você parecer ansioso, mesmo que não esteja.
9. Seja educado com seu telefone
Desligue o celular antes do início da reunião. Se você estiver esperando uma chamada urgente, configure seu telefone para vibrar e peça licença para sair da reunião se ela chegar. A menos que laptops tenham sido aprovados para a reunião, desligue o seu e abaixe a tela para não obstruir o de ninguém visualizar.
10. Não traga convidados
Não traga convidados inesperados para uma reunião. Se você tiver alguém que gostaria de trazer para uma reunião, entre em contato com o presidente para obter permissão para trazer o seu convidado. Se a permissão não for concedida, não o traga.
