Mais e mais empresas estão adotando um contrato e força de trabalho remota para tipos específicos de funções de trabalho. Embora haja vantagens em usar funcionários contratados em vez de assalariados para determinados cargos, esses cargos não-permanentes não substituirão completamente a necessidade de funcionários da empresa. Legalmente falando, alguém que pagou um salário com impostos e despesas de seguro atribuídos ao seu emprego é um empregado; um contratante é independente da empresa, mantém suas próprias despesas gerais e, tecnicamente, não é um funcionário.
Definir contratante vs. Empregado
A diferença entre trabalhar como contratado ou empregado pode não parecer uma distinção importante para as empresas, ou mesmo para os empregados, a princípio. Mas existem sérias implicações fiscais e de seguro se a empresa ou o funcionário não compreender as diferenças e seguir as regras.
O IRS definiu funcionário: Um funcionário recebe um salário designado com um formulário W-2 registrando seu pagamento, retenções de impostos e detalhamento e deduções, juntamente com planos de benefícios. A empresa define o local de trabalho do funcionário, sua programação e suas funções específicas, tudo sujeito a ajustes conforme a necessidade do negócio. Essencialmente, todos os aspectos do trabalho de um funcionário são controlados pelo empregador.
Um empreiteiro é um trabalhador independente que geralmente dirige sua própria empresa para fazer tipos específicos de trabalho. Em geral, os empreiteiros são pagos por cada trabalho concluído e recebem um formulário 1099 de seus clientes para registrar a renda. O contratante pode fazer o mesmo tipo de trabalho para várias empresas e não está sujeito ao aspecto de controle de um empregador. Por exemplo, uma empresa pode contratar um gerente de TI interno - um funcionário - que deve entrar no escritório para monitorar, atualizar e ajustar os protocolos de TI e segurança. Como alternativa, a empresa pode contratar um consultor de TI terceirizado que pode monitorar a segurança de um local remoto e só entrar no escritório quando necessário.
Benefícios e desvantagens de empregados assalariados
Funcionários assalariados oferecem benefícios e desvantagens para os líderes de negócios. Uma empresa, especialmente aquela que designou um horário comercial para atender aos clientes, precisa manter um certo número de funcionários horistas ou assalariados para manter as operações em andamento durante o horário de trabalho. Além de ter pessoas disponíveis para ajudar os consumidores, é importante que os líderes empresariais tenham a capacidade de controlar e alterar as atribuições atribuídas, conforme a necessidade, a qualquer funcionário. Isso significa que o chefe pode controlar as interações e os processos dos funcionários. Isso significa que o funcionário está sujeito às políticas e procedimentos da empresa que garantem que os serviços sejam entregues de acordo com o desejo da empresa.
Além dos benefícios para o empregador, existem benefícios para os empregados. Quando um empregado recebe um salário com benefícios, ele sabe que seus impostos estão pagos. Ele sabe que seu plano de aposentadoria está financiado. Ele tem certeza de que tem um emprego estável que oferece segurança pessoal. Isso se traduz em uma atitude positiva e mais produtiva para muitos funcionários. Também permite que os funcionários se unam e construam a cultura da empresa. Torna-se um microcosmo de um ambiente social - uma abordagem de equipe com amigos, treinadores e mentores ajudando a orientar os funcionários para coisas maiores e melhores.
As desvantagens dos assalariados são os custos para o empregador, bem como a inflexibilidade do empregado. Por causa dos impostos adicionais e custos de seguro, além das despesas gerais para manter mais funcionários, os funcionários podem ser mais caros do que os contratados. Os funcionários que buscam um horário flexível podem ter problemas com a rigidez de alguns empregos.
Benefícios e desvantagens do empregado contratado
Os funcionários contratados são uma força de trabalho ágil para os empregadores. Os empreiteiros podem trabalhar remotamente ou por períodos limitados de tempo em tarefas específicas. Isso reduz as despesas gerais significativamente, embora alguns contratados possam custar mais por hora do que um funcionário assalariado interno. A empresa pode adicionar ou reduzir tarifas conforme as necessidades mudam ou o orçamento muda sem recurso do contratante. A empresa também não é responsável por manter taxas de desemprego, previdência social ou Medicare para o contratante.
Em geral, os empreiteiros desfrutam da flexibilidade de seus empregos e podem deduzir despesas para compensar os impostos que pagarão posteriormente com base em seus rendimentos. Essa flexibilidade é uma vantagem para o contratante, mas às vezes se torna um problema para os empregadores que não conseguem controlar as horas de um contratante. O empregador não pode ter controle aberto sobre a programação, portanto, se houver uma necessidade urgente que deva ser tratada, o negócio estará sujeito à disponibilidade de programação do contratante.
Considerações fiscais de emprego
Conforme já mencionado, um funcionário assalariado é pago no status W-2. Como parte de seu pacote inicial de integração, ela preenche um Formulário W-9 para declarar suas retenções - essencialmente quanto em impostos estaduais e federais ela deseja reter em cada contracheque. Além disso, o cheque de pagamento subtrairá as retenções eleitas, como as de aposentadoria ou seguro saúde. Previdência Social, Medicare e outros impostos adicionais também são retidos pelo empregador com base na responsabilidade de pagamento do funcionário. O W-2 de um funcionário também está sujeito à penhora automática para questões como pensão alimentícia retroativa, impostos retroativos, decisões judiciais e outros itens devidos.
O contratado é pago em cheque ou depósito direto. Ele recebe um formulário 1099 de cada cliente no final do ano para contabilizar seus ganhos, a menos que uma empresa lhe pague $ 600 ou menos no ano. Portanto, os contratados devem ter cuidado ao manter registros de renda de todos os clientes, independentemente do valor, porque toda a renda é tributável, mesmo se um formulário 1099 não for emitido. Na maioria dos casos, o empregado contratado não tem benefícios, impostos e nenhuma retenção na fonte retirada de seu salário. Em outras palavras, se sua renda ganha é de $ 25.000, seu salário é de $ 25.000. Ele deve declarar impostos com um Schedule C para contabilizar suas receitas e despesas comerciais. Ele também deve pagar imposto de renda trimestral para evitar penalidades ao concluir seu retorno.
Os empregadores são penalizados por não preencherem os formulários em tempo hábil a cada ano, porque os funcionários precisam de notificação adequada para fazer suas declarações fiscais antes dos prazos. Se um empregador não emitir o Formulário W-2 ou o Formulário 1099 até 31 de janeiro do ano em que a declaração de imposto de renda é devida para o ano anterior, haverá penalidades financeiras para cada documento não arquivado. As taxas começam em US $ 50 por formulário, com um máximo de US $ 536.000 para grandes empresas.
O empregador não está apenas sujeito a penalidades e potenciais sinalizadores de auditoria se não preencher os formulários dentro do prazo apropriado, mas também está sujeito à investigação da agência reguladora através do Departamento do Trabalho. As penalidades do IRS se aplicam a cada classificação incorreta, mais 1,5 por cento em multas de até 40 por cento de impostos FICA não retidos da participação de um funcionário e em 100 por cento da parcela do empregador. O FICA totaliza aproximadamente 15,3% da folha de pagamento, com funcionários e empregadores dividindo o total.
Por exemplo, se um funcionário recebeu $ 100.000 indevidamente como contratado por três anos, o empregador poderia pagar até $ 150 por três anos de arquivamento incorreto dos formulários e outros 1,5 por cento do valor que deveria ter ido para o Seguro Social e Medicare. Suponha que os valores do empregador sejam de 6,2% para a Previdência Social e 1,45% para o Medicare. Isso equivale a 7,65%, mais a penalidade de 1,5%, totalizando 9,15% dos $ 100.000. Isso é $ 9.150 para cada um dos três anos - mais de $ 27.000 a serem pagos apenas na parte do empregador.
A parcela do funcionário ainda é de 7,65%, para um total de $ 7.650 anuais, com 40% pagos pelo empregador como penalidade. Isso representa $ 3.060 em penalidades adicionais ou outros $ 9.180 por três anos de classificação incorreta do funcionário.
Comparação de custos: assalariados vs. Contratante
Comparar os custos e benefícios para o empregador para cada tipo de trabalhador requer olhar para o salário ou taxa horária mais o custo dos benefícios e despesas gerais de um empregado contratado versus um empregado assalariado. Isso pressupõe que os dois funcionários desempenhem a mesma função e trabalhem as mesmas horas ao longo de um ano.
Os custos contabilizados com empregados assalariados incluem benefícios adicionais, como assistência médica e aposentadoria, além de licença médica e férias. Há também despesas gerais de escritório e custos gerais e administrativos; quando você tem pessoas que devem estar no escritório, você deve ter espaço, suprimentos, equipamentos para eles usarem e pessoas para gerenciá-los. Esses custos podem pegar o custo por hora de um funcionário de US $ 40 por hora e tornar o custo por hora efetivo de US $ 80 por hora. Se você está pagando a um empreiteiro US $ 60 por hora para fazer o mesmo trabalho, com pouca ou nenhuma outra sobrecarga, está economizando dinheiro.
Uso indevido de funcionários como empreiteiros
Alguns proprietários de empresas contratam funcionários que não foram excluídos do teste de controle do IRS. Eles fazem isso para evitar pagar altos impostos sobre a folha de pagamento e prêmios de seguro de acidentes de trabalho, e assumir a responsabilidade dos funcionários. Se uma empresa for determinada a violar as regras relacionadas ao status de um funcionário, ela estará sujeita a multas e penalidades das autoridades estaduais e federais.
Um funcionário legitimamente contratado como terceirizado pode ser contratado como funcionário, com base nas mudanças nas necessidades e solicitações da liderança empresarial. Se isso acontecer, a empresa deve fazer a transição do funcionário de um contratado para um funcionário assalariado. Um novo contrato de trabalho deve ser redigido com os termos apropriados; o novo funcionário é então integrado como um novo contratado, preenchendo todos os formulários fiscais necessários. Ela não é mais contratada e a empresa adiciona as informações do novo funcionário às políticas de remuneração dos trabalhadores.
Escolha do tipo de funcionário
Ao procurar uma nova contratação, considere primeiro as necessidades da empresa. Escreva uma descrição de cargo que inclua tudo, desde deveres e habilidades de cargo até requisitos de horas e disponibilidade. Por exemplo, você pode precisar de alguém que possa trabalhar alternadamente aos sábados para eventos especiais. Isso seria parte de como você define o que precisa e se precisa controlar essas horas. Se você só precisa de alguém para três das 40 horas semanais de trabalho para tarefas específicas, pode ser bom contratar um empreiteiro.
No entanto, considere mais do que o custo. Considere o papel que o funcionário desempenhará com outros membros da equipe e consumidores. Muitos agentes de seguros trabalham apenas por comissão e são considerados contratantes independentes que trabalham no mesmo escritório. O mesmo é verdade com corretores de imóveis. Eles podem ser obrigados a participar de reuniões semanais, mas, de outra forma, têm flexibilidade em suas agendas e na forma como administram sua parte do negócio. Um dos principais benefícios dos empregados contratados em tais situações é que você encontra pessoas com fome de sucesso. Isso ajuda o negócio a ter um bom desempenho e a reputação do escritório aumenta o ímpeto com os consumidores.
Ao mesmo tempo, os funcionários contratados podem ficar excessivamente estressados se acharem que não há trabalho suficiente para satisfazer suas necessidades de renda. Uma empresa pode perder um empreiteiro que encontre um contrato melhor em outro lugar.
Aviso
Os empregadores são responsáveis por erros na retenção de impostos no Formulário W-2 ou Formulário 1099 de final de ano. Use um CPA ou serviço profissional de folha de pagamento para garantir que você está classificando e arquivando a folha de pagamento dos funcionários corretamente. O IRS e o Departamento do Trabalho colocam o fardo sobre os empregadores, não sobre os funcionários.
