Como calcular a folha de pagamento do funcionário

Os funcionários devem ser pagos pelo trabalho que realizam e é responsabilidade do empregador garantir que isso aconteça. Você pode lidar com a folha de pagamento dos funcionários de diferentes maneiras, como manualmente, com um sistema informatizado interno ou terceirizando-a para um serviço de folha de pagamento. Cada sistema requer tarefas diferentes. Por exemplo, a folha de pagamento manual não exige depósito direto, mas um sistema informatizado interno tem essa capacidade.

Independentemente do sistema usado, alguns princípios gerais se aplicam ao cálculo da folha de pagamento dos funcionários.

Cálculo da folha de pagamento para trabalhadores horistas

Normalmente, os trabalhadores horistas são pagos com base nos dados do cartão de ponto / folha de ponto, que inclui o número de horas trabalhadas a cada semana. Pague as horas de acordo com a frequência de pagamento. Suponha que o funcionário ganhe $11 uma hora, paga quinzenalmente. Seu cartão de ponto por duas semanas consecutivas reflete 40 horas trabalhadas.

Cálculo regular: 40 horas x 2 semanas = 80 horas x $11/ hora = $ 880 (pagamento regular bruto).

Pague horas extras, se aplicável, por horas trabalhadas acima de 40 horas na semana de trabalho. Pague horas extras 1,5 vez a taxa de pagamento normal do trabalhador. Suponha que o cartão de ponto do funcionário por duas semanas mostre 50 horas trabalhadas a cada semana. Pague 80 horas com a taxa de pagamento normal. Em seguida, faça o cálculo das horas extras: 10 horas x 2 semanas = 20 horas x $16.50 ($11 x 1,5) = $330 (Bruto).

Cálculo de salário para trabalhadores assalariados

O Departamento do Trabalho dos Estados Unidos (DOL) observa que os funcionários assalariados normalmente recebem um salário fixo a cada período de pagamento. Além disso, a maioria dos trabalhadores assalariados não se qualifica para o pagamento de horas extras. Notavelmente, o DOL tem critérios específicos com relação a horas extras para empregados assalariados, portanto, verifique com o conselho trabalhista do seu estado para saber quais trabalhadores assalariados estão isentos das leis de proteção de horas extras. Se o assalariado não estiver isento, pague-lhe horas extras se ela trabalhar.

Para determinar o pagamento por período de pagamento de um trabalhador assalariado, divida o salário anual no total de períodos de pagamento anuais. Por exemplo, digamos que ela ganhe $ 64.000, pagos semestralmente.

Cálculo: $64,000 / 24 períodos de pagamento semestrais = $2,666.67 (salário semestral).

Subtrair deduções legais

Subtraia as deduções legais da receita bruta. Isso inclui impostos sobre a folha de pagamento, como imposto de renda federal, imposto de seguridade social e imposto de Medicare. Se o estado cobrar imposto de renda, retenha também. Você pode usar um software de folha de pagamento para calcular o imposto para você ou pode fazê-lo manualmente.

Se você fizer o último, consulte a Circular E (Guia de Imposto do Empregador) do Internal Revenue Service para o respectivo ano fiscal e use o formulário W-4 do funcionário para determinar o valor do imposto de renda federal, que varia de acordo com o funcionário. Da mesma forma, o imposto de renda estadual (se aplicável) depende do formulário de imposto de renda estadual do funcionário e das tabelas estaduais de retenção na fonte.

Calcule o imposto sobre o Medicare em 1,45% de todos os rendimentos brutos. Figura Imposto da Previdência Social em 6,2% dos rendimentos brutos, até que o funcionário atinja o limite de salário anual.

Deduzir deduções voluntárias

As deduções voluntárias incluem taxas de estacionamento; seguro médico, odontológico, de vida e invalidez; e benefícios de aposentadoria. O valor varia de acordo com o tipo de dedução e o plano da empresa. Você também pode ter que deduzir deduções legais, como pensão alimentícia e penhoras salariais. Consulte a papelada da penhora para obter instruções sobre a dedução. Notavelmente, um empregador não pode reter mais de 25 por cento da compensação disponível para enfeites.

As deduções devem ser depositadas em contas de agências governamentais apropriadas e remetidas aos administradores de benefícios. Nos Estados Unidos, espera-se que os empregadores depositem retenções de impostos nas contas do IRS e do órgão de receita do estado. As deduções são enviadas aos administradores de benefícios em um processo separado.

Em circunstâncias especiais, como deduções de pensão alimentícia ou pagamentos de penhora de salário, sua empresa será informada sobre o processo de envio desses pagamentos pela agência responsável por recolhê-los, como o xerife local (para a maioria das penhoras de salário) ou um departamento de bem-estar da criança (para pagamentos de pensão alimentícia).

Emitir cheques ou depósito direto

Os salários dos funcionários são pagos em cheque ou depósito direto. A emissão de cheques em papel geralmente é simples, embora seja importante para garantir a precisão das informações no cheque. O depósito direto é outra opção: você pode fornecer aos funcionários um formulário no qual eles fornecem as informações da conta bancária. Seu processador de folha de pagamento, ou seu banco, pode facilitar os depósitos diretos de sua conta de folha de pagamento em contas pessoais de funcionários.

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