Se uma empresa não consegue manter registros precisos de transações, o resultado provável é o caos. Você pode se deparar com clientes irritados cujos pagamentos não foram creditados e fornecedores exigindo pagamento por suprimentos que você comprou. Contas suspensas e contas de compensação são ferramentas de contabilidade projetadas para prevenir tais problemas.
Contas Temporárias
As contas suspensas e de compensação se assemelham em alguns aspectos. Ambos são contas temporárias. As transações são inseridas e os contadores transferem os valores para a conta de receita ou despesa apropriada. No entanto, as contas suspensas e de compensação têm funções totalmente diferentes. As contas de compensação são usadas para reter transações para lançamento posterior e garantir que as informações sejam registradas correta e completamente. Uma conta suspensa é usada quando parece haver um problema. Serve para registrar um valor até que o problema seja resolvido.
Lidando com Incertezas
Contas suspensas são contas do razão geral que mantêm transações quando há alguma ambiguidade envolvida. Por exemplo, um cliente que tem vários itens pendentes pode enviar a você um pagamento sem indicar a qual item o pagamento é. Em vez de deixar o pagamento fora dos livros, você pode colocar a transação em uma conta suspensa até determinar onde ela pertence.
Usando contas de compensação
Os contadores usam contas de compensação para registrar transações em uma base temporária até que seja hora de lançá-las em uma conta mais permanente. Isso pode ser tão simples quanto inserir o dinheiro recebido em uma conta de compensação até que o dinheiro seja verificado e depositado no banco. Uma conta de compensação também pode ser usada para contas a receber até que o pagamento do cliente chegue. Às vezes, transações relacionadas ocorrem ao longo do tempo.
Por exemplo, uma empresa pode colocar custos de construção em uma conta de compensação até que o projeto seja concluído. Quando a construção é concluída, todo o custo é transferido para a conta permanente apropriada. Em cada um desses exemplos, a compensação de contas serve para controlar as receitas e despesas em andamento. Além disso, os itens de receita e despesa são relatados em tempo hábil para que o razão geral seja o mais preciso possível em todos os momentos.
Fechamento de contas de compensação e suspensão
As contas suspensas e de compensação são “zeradas” periodicamente. Isso significa que tudo em uma conta é movido para outras contas, deixando um saldo zero. As práticas contábeis padrão exigem o fechamento dessas contas temporárias no final do ano fiscal. A compensação de contas costuma ser fechada com mais frequência.
Por exemplo, uma conta de compensação usada para registrar despesas de serviços públicos pode ser fechada mensalmente. Uma conta de recebimentos diários em dinheiro pode ser fechada a cada dia. Os relatos suspensos funcionam de maneira um pouco diferente. Os valores registrados em contas suspensas são mantidos lá apenas até que as incertezas sejam resolvidas. Uma conta suspensa pode ser encerrada a qualquer momento, em vez de em um cronograma fixo.
