5 maneiras mais comuns de roubo por funcionário

Poucos empresários pensam em roubo interno ao abrir uma empresa. Ainda assim, o roubo de funcionários é responsável por mais de um terço das falências de empresas, relata o Service Management Group. Esse comportamento geralmente resulta de pressão pessoal ou profissional e tem pouco a ver com a satisfação no trabalho. Uma forma de proteger sua empresa é conhecer os sinais de alerta de roubo por funcionário e entender como isso ocorre.

Dica

As cinco formas mais comuns pelas quais ocorre o roubo por funcionário são pequenos furtos, furto de dados, furto de dinheiro, fraude de skimming e desembolsos fraudulentos.

Quão comum é o roubo interno?

De acordo com a Pesquisa Nacional de Segurança de Varejo de 2019 publicada pela National Retail Federation, varejistas com 500 ou menos locais tiveram uma perda média em dólares de $1,377 por funcionário desonesto em 2018. Esse valor era um pouco maior do que para aqueles com mais de 500 locais. O roubo interno ocorre na maioria dos setores - não apenas no varejo - e pode assumir várias formas, desde furto de dinheiro até furto.

A Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afirma que a apropriação indébita de ativos é responsável por quase 90 por cento das fraudes ocupacionais, causando uma perda financeira média de $114,000. Aproximadamente 85 por cento dos fraudadores exibiram pelo menos uma bandeira vermelha. Os sinais são sutis, no entanto, considerando que a maioria dos esquemas de fraude ocorre em um período de 16 meses ou mais.

Fatos sobre furto por funcionário

Esquemas de adulteração de cheques, esquemas de reembolso de despesas e esquemas de folha de pagamento são comuns no local de trabalho moderno. Mais da metade dos funcionários desonestos criam documentos físicos fraudulentos para encobrir seus rastros, diz o ACFE. Outros alteram documentos físicos ou digitais, criam lançamentos de diário fraudulentos ou inventam os livros.

A Society for Human Resource Management observa que cerca de 40 por cento dos funcionários que roubam de seus colegas de trabalho ou chefes experimentaram problemas relacionados a RH, como avaliações de desempenho insatisfatórias. Aqueles que estão endividados ou vivem além de suas posses têm maior probabilidade de cometer fraudes. Os proprietários de pequenas empresas são mais vulneráveis ​​a roubos internos do que as grandes empresas e podem não ser capazes de cobrir as perdas.

Saber esses fatos de roubo por funcionários torna mais fácil para você proteger sua pequena empresa. O roubo interno pode ser difícil de detectar, mas existem sinais de alerta que você deve observar. Discrepâncias na folha de pagamento, falta de estoque ou uma queda repentina nos lucros devem levantar uma bandeira vermelha. Em geral, os funcionários podem usar um ou mais dos seguintes métodos para roubar de sua empresa: pequeno furto, roubo de dados, furto de dinheiro, fraude de skimming e desembolsos fraudulentos

Não ignore o pequeno furto

Muitos funcionários acreditam erroneamente que sair do escritório com algumas canetas, blocos de notas ou suprimentos de impressão não conta como roubo. O furto, ou furto insignificante, pode ser caro para as pequenas empresas e causar redução de estoque no longo prazo. Por exemplo, um motorista de caminhão que rouba caixas ou engradados de cada remessa pode custar a uma empresa milhares de dólares em receitas perdidas e atrasos.

Freqüentemente, pequenos furtos são difíceis de detectar. Afinal, quem tem tempo para contar cada caixa, caneta ou grampeador em um escritório? É ainda mais difícil de detectar quando se trata de materiais de construção e produtos a granel. Embora seja impossível eliminar esse comportamento, existem maneiras de reduzir o risco de furto no local de trabalho.

Ter uma política antifurto clara que defina o roubo no local de trabalho e descreva suas consequências é um bom ponto de partida. Certifique-se de que seus funcionários saibam que tipo de comportamento é aceitável e o que não é. Liste alguns exemplos de roubo e decida sobre ações punitivas. Implemente um procedimento de denúncia confidencial e declare claramente que todas as violações serão investigadas.

Prevenir e detectar roubo de dados

O roubo de dados costuma estar associado a hackers e softwares de última geração que podem quebrar senhas em um instante. No entanto, nem sempre é esse o caso. De acordo com o Varonis 2019 Global Data Risk Report, cerca de 50 por cento das empresas pesquisadas tinham mais de 1.000 arquivos confidenciais e 22 por cento de todas as pastas disponíveis para todos os funcionários.

O roubo de dados internos pode arruinar a imagem de uma empresa e resultar em multas pesadas ou processos judiciais. Também pode prejudicar os esforços de marketing, resultando em perda de receita. Alguém em sua equipe pode estar vendendo segredos comerciais, números de cartão de crédito ou listas de contato para terceiros neste momento. O custo médio de um ataque interno é de mais de meio milhão de dólares, relata o Ponemon Institute.

Uma maneira de atenuar esses riscos é fornecer acesso a dados confidenciais apenas para aqueles que precisam deles. Armazene as informações da empresa na nuvem e proteja-as com senhas fortes. Ao demitir funcionários, desative o acesso a ferramentas remotas da web, correio de voz, aplicativos de negócios e canais de comunicação interna. Inclua essas medidas no contrato de trabalho ou peça aos membros da sua equipe que assinem um acordo de sigilo antes de começar a trabalhar.

Cuidado com o furto de dinheiro

Outro tipo comum de roubo interno é o furto de dinheiro, que envolve o roubo de dinheiro que já está registrado nos livros da empresa. Como outros esquemas de fraude, pode assumir várias formas, como alterar contas em dinheiro, roubar dinheiro da caixa registradora ou alterar a fita da caixa registradora. Os fraudadores também podem passar cheques pessoais para cobrir o saldo.

O furto de dinheiro é mais fácil de detectar do que outros tipos de furto interno. A Associação de Contadores do Governo recomenda que os proprietários de empresas tomem cuidado com a escassez consistente de dinheiro em caixa, mercadorias perdidas devido a furtos e grandes flutuações nos saldos das contas bancárias da empresa.

Dependendo da situação, você pode evitar o furto instalando um sistema de vigilância, separando as tarefas da equipe ou agendando coletas regulares de dinheiro. Realizar contagens de caixa surpresa também pode ajudar. Além disso, você pode implementar um sistema que exige que os funcionários obtenham permissão da gerência antes de cancelar qualquer transação.

Cuidado com fraudes de skimming

Fraudes de coleta de dinheiro não são detectadas por cerca de 18 meses, de acordo com o ACFE. Eles respondem por cerca de 20 por cento de todos os casos de fraude que afetam pequenas empresas e 8 por cento dos casos que ocorrem em grandes organizações. Ao contrário do furto de dinheiro, esse tipo de fraude envolve o roubo de dinheiro antes que seja registrado nos livros da empresa. Às vezes, envolve o roubo de cheques.

Digamos que você contrate um novo funcionário para sua pizzaria. Algumas semanas depois, você percebe que sua receita caiu pela metade. Depois de instalar uma câmera escondida, você percebe que seu novo funcionário não dá recibos aos clientes que pagam em dinheiro. O dinheiro vai para o bolso em vez da caixa registradora. Como essas vendas não são registradas, a fraude é difícil de detectar.

A única forma de prevenir esse tipo de crime é aceitar apenas pagamentos com cartão de crédito, mas nem sempre isso é possível. Para ficar do lado seguro, verifique se há entradas irregulares nas contas de caixa da empresa, baixas ou perdas de estoque roubadas e flutuações consistentes no saldo de sua conta bancária. Tome uma atitude proativa e verifique novamente seus registros se notar algo suspeito.

Identificar e prevenir desembolsos fraudulentos

Fraude de desembolso é um dos tipos mais comuns de apropriação indébita de ativos e pode incluir esquemas de faturamento ou folha de pagamento, esquemas de reembolso de despesas, adulteração de cheques e muito mais. Por exemplo, alguém em sua equipe pode pagar a mais a um fornecedor ou enviar dinheiro para o fornecedor errado propositalmente. Quando o fornecedor devolve o valor excedente, seu funcionário guarda o dinheiro para uso pessoal.

Os funcionários também podem configurar fornecedores falsos no sistema de contas a pagar da empresa e fazer pagamentos para si próprios ou para seus amigos. Como proprietário de uma pequena empresa, você pode reduzir o risco de fraude de desembolso verificando cuidadosamente os livros, registros contábeis e cheques cancelados da empresa. Atribua funções de folha de pagamento a vários funcionários e mantenha uma lista de fornecedores aprovados.

Se possível, desencoraje ou proíba a contratação de parentes em sua organização. Realize contagens de caixa regulares e reconcilie as contas bancárias da empresa todos os meses. A Forbes sugere que você reveja suas demonstrações financeiras mensalmente e peça a um contador para avaliar a fraude em sua empresa. Investigue todas as discrepâncias completamente, não importa o quão pequenas ou insignificantes elas possam parecer.

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