Embora existam várias ferramentas para ajudar os empregadores a calcular o tempo de trabalho dos funcionários, incluindo aplicativos, planilhas e calculadoras online, também é bom saber como fazer isso manualmente. As empresas pagam aos funcionários por hora de trabalho executado ou com base no salário. Os empregados remunerados por salário ganham o mesmo valor em todos os períodos de pagamento, independentemente do número de horas trabalhadas. Se eles forem desligados, você deve ser capaz de calcular rápida e facilmente as horas deles e as de seus funcionários horistas.
Definindo Parâmetros de Tempo de Trabalho
A menos que um funcionário seja assalariado, as horas de trabalho são computadas em um cartão de ponto. Os cartões de ponto são considerados documentos legais que podem ser usados como prova em tribunais ou por organizações governamentais como o IRS para garantir a conformidade com as leis trabalhistas. Portanto, seja você um empregador ou funcionário, manter registros precisos de horas de trabalho é essencial e benéfico para todas as partes.
De acordo com GetSling.com, a menos que um funcionário seja assalariado, o tempo de trabalho pode ser:
- Tempo total: Isso geralmente é de 40 horas por semana, de acordo com o Fair Labor Standards Act, que foi promulgado em 1940 para impedir que os empregadores explorassem os trabalhadores e os obrigassem a trabalhar nas horas que desejassem. Embora não haja lei para um mínimo de horas em tempo integral, o máximo que um funcionário pode trabalhar é de 40 horas antes de ter direito ao pagamento de horas extras.
- Meio período: Qualquer coisa menos do que 40 horas por semana. Geralmente, os empregadores consideram até 20 horas por semana como meio período, mas pode ser mais, dependendo do negócio.
- Ao longo do tempo: De acordo com a FLSA, horas extras são consideradas mais de 40 horas por semana. O pagamento de horas extras padrão nos EUA é chamado de "hora e meia". Isso significa que, para quaisquer horas trabalhadas acima de 40 horas por semana, os trabalhadores recebem 1,5 vez o seu salário normal por hora. Portanto, se um funcionário trabalhar 41 horas por semana e seu salário normal for de $ 20 por hora, pela hora extra, ele receberá $ 30.
Escolha de um formato de hora para cálculos
Calcular as horas dos funcionários é relativamente simples, principalmente se você registrar essas horas corretamente com cartões de ponto ou planilhas. Certifique-se de que sejam preenchidos com precisão, em tempo hábil e bem organizados. Antes de calcular o pagamento, ele também pode ajudar a manter registros diligentes das programações e responsabilidades dos funcionários ao calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento. Ao calcular as horas, a primeira coisa que você deve fazer é escolher um formato de cálculo de tempo - os dois mais comuns são o horário padrão e o horário militar.
No horário militar, as horas de 1h ao meio-dia são iguais às do horário padrão, mas têm uma aparência diferente. Para horas abaixo de 10, um zero é adicionado antes dessa hora, então 8:00 da manhã torna-se 08:00 horas. As horas após as 10 tornam-se 11:00, 12:00, 13:00 e assim por diante, até meia-noite ou 24:00 horas. Quando você está calculando as horas manualmente, esse pode ser um caminho mais fácil; por exemplo, se um funcionário trabalha das 8h às 17h, em formato militar, isso se traduz como 8h00 às 17h00. Subtraia 8 de 17 para obter 9, as horas que o funcionário trabalhou.
Arredondamento de horas de trabalho e criação de categorias
Freqüentemente, os funcionários que entram e saem do trabalho não o fazem na hora certa. Às vezes, eles estão errados por alguns minutos e você terá que arredondar para cima ou para baixo. A melhor maneira de contornar isso é controlar o tempo em incrementos de 15 minutos, com os primeiros sete minutos arredondados para baixo e os demais arredondados para cima. Por exemplo, se um funcionário marca às 07:58 e dá saída às 17:02, são 8 horas e 4 minutos no relógio, o que é arredondado para 8 horas. Para um exemplo de arredondamento, se um funcionário começar a trabalhar às 07:58 e sair às 17:10, isso equivale a 8 horas e 12 minutos, mas arredondado para 8 horas e 15 minutos.
Dependendo do setor, um trabalhador pode realizar diferentes trabalhos com diferentes taxas de pagamento. Ao calcular as horas trabalhadas, é essencial bloquear o tempo nessas taxas para que os trabalhadores possam ser pagos de acordo com a tarefa que está sendo executada. Seria melhor permanecer ciente do que seu funcionário faz e quanto ele é pago por essa função específica, pois isso pode se tornar um problema legal no futuro.
Elementos de adição a considerar
No cálculo das horas trabalhadas, também é fundamental levar em consideração outros fatores. Por exemplo, embora as horas extras sejam uma hora e metade do governo federal, diferentes estados têm diferentes leis de horas extras. A Califórnia, por exemplo, dobra o salário do empregado por mais de 12 horas trabalhadas em um dia e também por horas no sétimo dia consecutivo da semana de trabalho, desde que o tempo trabalhado seja superior a oito horas.
De acordo com Bizfluent.com, outros fatores incluem:
- Pausas para refeição e descanso: As pausas para descanso podem durar de cinco a 20 minutos. Um empregador pode ser obrigado por lei estadual a conceder essas pausas e, portanto, deve pagar por elas. Os períodos de refeição podem ser de 30 minutos a uma hora e geralmente não são pagos, a menos que o funcionário trabalhe durante o intervalo.
- Horário parcial de trabalho: Se um funcionário precisar sair mais cedo do trabalho ou não puder comparecer e não tiver tempo pago disponível para tais assuntos, o empregador pode deduzir férias, dias pessoais ou por doença do funcionário ou retirá-los do dia.
- Horas extras para funcionários que recebem gorjeta: Os cálculos são feitos de acordo com o salário mínimo federal ou estadual do trabalhador e o crédito de gorjeta. Por exemplo, se um trabalhador recebe o salário mínimo federal por hora dos EUA de $7.25, para horas extras, multiplique por 1,5 ou "tempo e meio" para obter $10.88. Subtrair $5.12, o crédito de gorjeta federal, de $10.88 para a taxa de horas extras desse funcionário, que é $5.76.
Calculando o tempo de trabalho em um ano
É fácil calcular o número de horas de trabalho em um ano inteiro, multiplicando o número de horas em uma semana de trabalho pelo número de semanas do ano. Quarenta horas semanais trabalhadas vezes 52 semanas são 2.080 horas trabalhadas por ano. No entanto, nem todo funcionário trabalha 40 horas seguidas - você terá que somar seus totais e multiplicá-los pelo número de semanas em um ano para obter o total anual do indivíduo. Ao calcular anualmente para funcionários, certifique-se de levar outros fatores em consideração também. A maioria das obras geralmente tem alguns feriados e dias de férias, que você precisará subtrair de suas horas de trabalho totais.
Ao calcular as horas anuais para funcionários assalariados, a matemática será um pouco diferente. Os assalariados recebem cheques semanal ou quinzenalmente, dependendo da empresa. Aqueles que são pagos semanalmente devem ter cobertura de 40 horas, e aqueles que são pagos quinzenalmente devem ter cobertura de 80 horas se essa for a política de tempo integral da empresa. O empregador também deve estar ciente dos feriados e dias de férias e descontá-los das horas trabalhadas no cálculo da remuneração.
