Entender se deve capitalizar ou despesas com custos pode manter suas demonstrações financeiras de acordo com os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) e sem problemas com as autoridades fiscais. Como a maioria das seções do GAAP, há uma regra geral e várias exceções, mas entender os cenários que você provavelmente enfrentará como proprietário de uma pequena empresa é um grande começo.
Regras Gerais de Contabilidade
Os princípios contábeis geralmente aceitos exigem a capitalização de custos quando existe um benefício futuro para os gastos. Por exemplo, se uma empresa adquire um edifício, espera-se que os benefícios do edifício se estendam no futuro.
Portanto, a empresa registraria um ativo e depreciaria o edifício ao longo do tempo. Isso é diferente de pagar uma conta de serviço público onde o benefício já foi recebido. Nesse caso, a empresa não capitalizaria o custo, mas, em vez disso, contabilizaria uma despesa. É importante lembrar que essas são regras gerais e os GAAP são bem conhecidos por suas exceções.
Capitalizando despesas de juros
Quando uma empresa constrói ativos para seu próprio uso ou para venda ou arrendamento como projetos distintos, o GAAP exige que quaisquer juros incorridos na produção desses ativos sejam capitalizados no balanço patrimonial. A empresa inicia a capitalização dos juros quando os custos dos juros são incorridos, as atividades de construção estão em andamento e os gastos incorridos. A capitalização termina quando o ativo está substancialmente concluído e o ativo está pronto para o uso pretendido.
Custos de Pesquisa e Desenvolvimento
Geralmente os custos de pesquisa e desenvolvimento de acordo com os GAAP são contabilizados como despesas conforme incorridos. No entanto, se for possível demonstrar que esses custos têm usos alternativos futuros, a empresa pode capitalizar o custo. Nesse caso, a empresa capitalizaria o custo como um ativo e, em seguida, depreciaria o ativo durante a vida útil esperada. É importante notar que os custos de pessoal, indiretos e contratuais nunca podem ser capitalizados, independentemente da existência de um uso alternativo futuro ou não.
Custos de desenvolvimento de site
A contabilização dos custos de desenvolvimento do site depende do estágio atual de desenvolvimento do site. Na fase de planejamento e após a conclusão do site, todos os custos são contabilizados como despesas conforme incorridos; entretanto, no estágio de desenvolvimento do site, as orientações não são tão claras. Conforme o site está se desenvolvendo, os custos para desenvolver qualquer software aplicativo no site são capitalizados, mas outros custos são contabilizados. As atualizações e melhorias do site podem estar em letras maiúsculas, mas apenas se funcionalidade adicional for adicionada.
