Características de um bom sistema de informação de gestão

O objetivo de um sistema de informações de gerenciamento, geralmente conhecido simplesmente como MIS, é ajudar os executivos de uma organização a tomar decisões que promovam os objetivos da organização. Um MIS eficaz reúne os dados disponíveis das operações da empresa, entradas externas e atividades anteriores em informações que mostram o que a empresa alcançou nas principais áreas de interesse e o que é necessário para um maior progresso. As características mais importantes de um MIS são aquelas que dão aos tomadores de decisão a confiança de que suas ações terão as consequências desejadas.

Relevância da Informação

As informações que um gerente recebe de um MIS estão relacionadas às decisões que o gerente deve tomar. Um MIS eficaz pega os dados originados nas áreas de atividade que dizem respeito ao gerente em um determinado momento e os organiza em formulários que são significativos para a tomada de decisões. Se um gerente tiver que tomar decisões sobre preços, por exemplo, um MIS pode obter dados de vendas dos últimos cinco anos e exibir o volume de vendas e as projeções de lucro para vários cenários de preços.

Precisão e confiabilidade das informações

Uma medida chave da eficácia de um MIS é a precisão e confiabilidade de suas informações. A precisão dos dados que usa e os cálculos que aplica geralmente determinam a eficácia das informações resultantes. No entanto, nem todos os dados precisam ser igualmente precisos.

Por exemplo, as informações da folha de pagamento precisam ser precisas, mas as horas do funcionário gastas em uma determinada tarefa podem ser baseadas em estimativas razoáveis. As fontes dos dados determinam se as informações são confiáveis. O desempenho histórico geralmente faz parte da entrada de um MIS e também serve como uma boa medida da precisão e confiabilidade de sua saída.

Utilidade da informação

As informações que um gerente recebe de um MIS podem ser relevantes e precisas, mas só são úteis se o ajudarem nas decisões específicas que deve tomar. Por exemplo, se um gerente tiver que tomar decisões sobre quais funcionários cortar devido a reduções de pessoal, as informações sobre as economias de custo resultantes são relevantes, mas as informações sobre o desempenho dos funcionários em questão são mais úteis. O MIS deve tornar as informações úteis facilmente acessíveis.

Oportunidade de Informação

A saída do MIS deve ser atual. A administração tem que tomar decisões sobre o futuro da organização com base em dados do presente, mesmo quando avalia tendências. Quanto mais recentes os dados, mais essas decisões refletirão a realidade presente e anteciparão corretamente seus efeitos na empresa. Quando a coleta e o processamento dos dados atrasam sua disponibilidade, o SIMA deve levar em consideração suas possíveis imprecisões devido à idade e apresentar as informações resultantes de forma adequada, com possíveis faixas de erro.

Os dados avaliados em um período de tempo muito curto podem ser considerados informações em tempo real. Por exemplo, informações sobre um aumento nos defeitos do produto podem ser sinalizadas para atenção instantânea da gerência.

Completude da Informação

Um MIS eficaz apresenta todas as informações mais relevantes e úteis para uma decisão particular. Se alguma informação não estiver disponível devido à falta de dados, ela destaca as lacunas e exibe possíveis cenários ou apresenta possíveis consequências resultantes da falta de dados. A gerência pode adicionar os dados que faltam ou tomar as decisões apropriadas cientes das informações que faltam. Uma apresentação incompleta ou parcial de informações pode levar a decisões que não têm os efeitos esperados.

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