Quais são as principais responsabilidades dos assistentes administrativos e assistentes de RH?

Assistentes administrativos e de recursos humanos apoiam o trabalho dos departamentos de escritório e, em alguns casos, gerentes ou executivos específicos. Às vezes chamados de secretários, os assistentes desempenham funções administrativas, como facilitar as comunicações, manter registros e marcar compromissos, embora as responsabilidades de um assistente administrativo possam variar significativamente dependendo do setor em que ele trabalha. Os assistentes de recursos humanos costumam ser mais padronizados, mas ainda há muito espaço para liberdade de ação, dependendo das prioridades e dos recursos do departamento.

Facilitando as comunicações corporativas

Ambos os tipos de assistentes geralmente desempenham um papel essencial nas comunicações de um departamento. Um assistente pode redigir e enviar e-mails em nome da gerência do departamento, gerenciar a correspondência enviada para um endereço de e-mail do departamento e atuar como um elo de ligação entre o chefe do departamento e outros funcionários, clientes ou clientes potenciais. Os assistentes geralmente são responsáveis ​​por abrir, ler e encaminhar a correspondência que chega ao escritório e não é endereçada a uma pessoa específica.

Um assistente também pode ser solicitado a escrever e atualizar um blog do departamento ou da empresa que seja compartilhado internamente ou disponibilizado ao público. Assistentes de RH, em particular, podem ser responsáveis ​​por monitorar e atualizar documentos internos da empresa, como manuais de funcionários e avisos de dias de férias, ou publicar informações de saúde e segurança em um quadro de avisos de funcionários.

Criação e manutenção de registros

Assistentes administrativos e de RH muitas vezes desempenham um papel significativo na criação e manutenção de registros de escritório. Os assistentes de RH costumam ser responsáveis ​​por coletar e organizar a papelada dos funcionários, como formulários de inscrição, contratos de trabalho e benefícios. Assistentes administrativos gerenciam cópias impressas e registros digitais, mantendo-os organizados e facilmente recuperáveis.

Tarefas de contabilidade limitadas

Em alguns casos, um assistente pode assumir a responsabilidade por tarefas contábeis limitadas, como manter uma planilha para um orçamento departamental. O assistente também pode ser responsável por enviar solicitações de cheque e faturas ao departamento de contabilidade, bem como lidar com solicitações de contas de despesas de funcionários.

Conduzindo e relatando pesquisas

Freqüentemente, os assistentes são solicitados a concluir projetos de pesquisa e, em seguida, organizar, relatar e manter todas as informações coletadas. Exemplos dos tipos de projetos de pesquisa que um assistente pode realizar e gerenciar são:

  • Informações sobre os principais concorrentes

  • Leis e regulamentos relevantes da indústria
  • Informações de contato para associações profissionais
  • Detalhes sobre os principais clientes, como aniversários e datas de trabalho

Além disso, os assistentes de RH podem pesquisar possíveis contratações, incluindo referências, mídias sociais e verificações de antecedentes. Os assistentes de RH e administrativos também podem passar o tempo pesquisando quadros de empregos e retomar sites de postagem na esperança de encontrar candidatos para vagas em aberto.

Integração de novos funcionários

Embora os assistentes de RH muitas vezes se envolvam mais na integração e desativação de funcionários do que os assistentes administrativos, ambos tendem a se envolver com as boas-vindas aos novos contratados e com a assistência aos funcionários que estão deixando a empresa. Por exemplo, os assistentes de RH podem ser responsáveis ​​por fornecer a um novo funcionário informações sobre benefícios e políticas do escritório. Além disso, o assistente de RH trabalhará com o novo contratado para preencher a papelada necessária para se qualificar e receber benefícios, como seguro.

Os assistentes administrativos, por outro lado, podem assumir a responsabilidade de apresentar uma nova funcionária a seus novos colegas de trabalho, mostrar-lhe o escritório e informá-la sobre a localização de arquivos e registros internos. A assistente administrativa também pode atuar como elo de ligação entre a nova contratada e o departamento de TI, configurando-a com um computador e endereço de e-mail.

Auxiliar na Saída de Funcionários

No momento da saída de um funcionário, o assistente de RH pode conduzir uma entrevista de saída, fornecer informações sobre o encerramento de benefícios ou estendê-los por meio de programas como o COBRA e, em alguns casos, supervisionar o funcionário enquanto ele limpa sua mesa. Um assistente administrativo pode comunicar a saída ao TI e à segurança do prédio para que o e-mail do ex-funcionário seja encerrado e o cartão-chave do prédio seja desativado.

Outro Trabalho de Apoio

Outras tarefas executadas por assistentes dependem em grande parte das necessidades de uma empresa, departamento ou superior do assistente específico. Outras responsabilidades podem incluir:

  • Reserva de viagens para funcionários do departamento, candidatos a empregos ou visitantes externos

  • Conduzindo entrevistas iniciais por telefone com candidatos a emprego
  • Coordenação de eventos especiais do departamento, como festas de fim de ano
  • Pedido de material de escritório

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