O IRS exige que as empresas forneçam informações sobre certos pagamentos feitos ao longo de um ano fiscal em um dos vários Formulários 1099. As pequenas empresas usam com mais frequência o Formulário 1099-MISC para relatar pagamentos de mais de US $ 600 a não funcionários, como contratados e conselheiros. As empresas que apresentam mais de 250 Formulários 1099 devem arquivá-los eletronicamente. O IRS cobra uma multa por atraso no arquivamento, exceto em certas circunstâncias.
Quando apresentar um formulário 1099
O prazo para preencher um Formulário 1099 varia de ano para ano, mas geralmente é localizado na última semana de fevereiro, se o contribuinte o enviar em papel. O IRS estende o prazo para pelo menos um mês se a empresa arquivar o formulário eletronicamente. O IRS aceitará depósitos até o dia útil seguinte à data especificada se cair em um sábado, domingo ou feriado legal.
Solicitando uma extensão
As empresas que pagam impostos podem solicitar uma prorrogação de 30 dias no preenchimento de um formulário 1099 preenchendo o Formulário 8809, um pedido de prorrogação de prazo para devolução de informações de arquivo. Você pode enviar o formulário 8809 eletronicamente ou em papel e não precisa assiná-lo. No entanto, a extensão só terá efeito se a empresa solicitar antes da data de vencimento. Não é necessário enviar uma explicação para obter a extensão.
Penalidades por arquivamento tardio
Se uma empresa não apresentar um retorno de informação na data de vencimento ou não solicitar uma prorrogação, o IRS pode cobrar uma multa. Se uma empresa enviar o formulário 1099 dentro de 30 dias a partir da data de vencimento, a penalidade é de US $ 30 por formulário. Se você preencher o formulário com mais de 30 dias de atraso, mas antes de 1º de agosto, a penalidade é de US $ 60 por formulário. A penalidade aumenta para US $ 100 para qualquer formulário preenchido após 1º de agosto ou não preenchido.
O IRS define a penalidade máxima como $ 500.000 para pequenas empresas, que são definidas como tendo receitas brutas médias anuais de menos de $ 5 milhões nos três anos fiscais anteriores.
Exceções válidas para atrasos
O IRS não imporá penalidades a uma empresa se demonstrar uma causa razoável para o atraso no arquivamento. A definição de causa razoável inclui eventos que ocorrem além do controle do contribuinte, como um incêndio no escritório ou colapso do computador. A empresa contribuinte deve demonstrar que tomou todas as medidas cabíveis para evitar o atraso e que tomou medidas para mitigar o atraso no preenchimento dos formulários. Além disso, o IRS irá ignorar erros ou omissões inconseqüentes em formulários que necessitem de correção e reenvio.
