Como empresário, você provavelmente é um otimista - alguém que vê um copo meio cheio, não meio vazio -, mas com muito espaço para melhorias. Mesmo assim, os resultados de um grande relatório sobre a comunicação no local de trabalho podem ser uma verificação de realidade assustadora. Por exemplo, o relatório, “The State of Miscommunication: 6 Insights on Effective Workplace Communication, ”Revelou que metade dos 1.344 funcionários entrevistados na pesquisa têm conversas“ ótimas ”ou“ excelentes ”no trabalho, com seus colegas e com seus gerentes. A outra metade considerou suas conversas como "medíocres", "ruins" ou "ruins". Então, você consideraria os resultados do relatório como um “copo” que está “meio cheio”? Ou você consideraria o copo "meio vazio"?
O relatório, combinado com outros boletins do setor, fornece percepções fantasticamente valiosas sobre como melhorar o valor da comunicação no local de trabalho; basicamente, o objetivo é encher o copo de modo que ele seja visto como cheio de qualquer ângulo. Muitos desses insights vêm por meio de exemplos de mal-entendidos na comunicação. Você provavelmente reconhecerá alguns deles. Outros podem fazer você rir, menos pelo valor cômico do que pelo fato de serem tão universais. Mas você precisa aprender com todos eles para que você e seus funcionários possam melhorar a qualidade de suas comunicações e aproveitar ao máximo seu tempo e recursos.
“Aprender as habilidades necessárias para ter conversas eficazes é fundamental se quisermos criar mudanças e produzir resultados reais, tanto dentro como fora do escritório”, afirmam os patrocinadores do relatório, Quantum Workplace and Fierce Conversations. “Cada organização deve fornecer a seus funcionários as ferramentas e as oportunidades para ter conversas significativas e produtivas.”
O custo da má comunicação
Antes de considerar alguns dos exemplos mais comuns de falhas de comunicação, pode ser útil manter um pensamento orientador como o principal - sobre como mitigar falhas de comunicação. Como dizem os patrocinadores do relatório:
- “Para muitos de nós, a maior barreira para ter conversas de alta qualidade é que temos medo de compartilhar o que realmente pensamos e sentimos. Nós nos acovardamos e não reagimos quando a oportunidade está na mesa de expressar nossas preocupações. Ser real é assustador, mas são as conversas irreais que devem nos assustar, porque são incrivelmente caras. ”
O quão caras essas falhas de comunicação são - em termos de custos financeiros e humanos - é igualmente assustador. Uma pesquisa com 403 executivos seniores, gerentes e membros da equipe júnior conduzida pela The Economist Intelligence Unit e Lucidchart descobriu que falhas de comunicação no local de trabalho levam a:
- Níveis mais altos de estresse (entre 52 por cento dos entrevistados)
- Atraso ou falha na conclusão de projetos (entre 44 por cento) Baixa moral (entre 31 por cento) Metas de desempenho perdidas (entre 25 por cento) * Vendas perdidas (entre 18 por cento)
Embora seja difícil atribuir um valor monetário à maioria dessas consequências, os entrevistados que desempenharam um papel em “Barreiras de comunicação no local de trabalho moderno” avaliaram um terço das vendas perdidas entre US $ 100.000 e US $ 999.999.
“Nosso estudo com a Economist Intelligence Unit confirma que as falhas de comunicação têm um impacto profundo em todos na organização, independentemente de gênero, geração ou antiguidade dentro da empresa”, disse Nathan Rawlins, diretor de marketing da Lucidchart. “Ao compreender as causas e o impacto das comunicações deficientes, os líderes de negócios podem se concentrar na criação de estratégias para construir a inclusão e a diversidade cognitiva no local de trabalho.”
Os exemplos de mal-entendidos
A maioria das formas de falha de comunicação no local de trabalho pode ser atribuída a 10 causas comuns, se não familiares. Mas encher aquele copo de otimismo - em outras palavras, pousar em um remédio - às vezes é mais complicado.
Exemplo de falha de comunicação 1
“Não me culpe; olhe para você"
Presumivelmente, ninguém pretende ser um comunicador pobre. Da mesma forma, ninguém se propõe a interpretar mal as informações. Portanto, quando ocorre falha de comunicação, ele aciona um mecanismo de defesa, tornando tudo muito fácil demais para culpar "o outro cara".
Quase 81 por cento dos funcionários na pesquisa Quantum-Fierce disseram que ocorreu falha de comunicação em seus locais de trabalho muito frequentemente, freqüentemente ou ocasionalmente. Mas apenas metade dos entrevistados admitiu que estava “diretamente envolvida” na falha de comunicação. A outra metade disse que nunca, quase nunca ou raramente esteve diretamente envolvida.
Encha o copo: Então, quem é o responsável por estancar a falta de comunicação? Os entrevistados não conseguiram nem mesmo concordar neste ponto, com cerca de 53% apontando para “todos os grupos de funcionários” e 32,5% voltando-se para supervisores e gerentes.
Exemplo de falha de comunicação 2
“Melhor não dizer nada do que ser mal interpretado ”
Nada pode matar uma conversa mais rápido do que alguém que se recusa a ter uma. Cerca de metade dos funcionários da pesquisa disseram que “raramente” falam no trabalho. Mas quando o fazem, curiosamente, cerca de 52% estavam mais inclinados a se abrir com seu gerente imediato, enquanto apenas 47,5% disseram que se voltariam para seus colegas de trabalho. Mais do que um jarro de água alto é necessário aqui; essas descobertas sugerem aos autores da pesquisa que muitos locais de trabalho sofrem de um "problema cultural".
Encha o copo: Promover uma cultura de "voz ativa" exige que os proprietários de pequenas empresas desenvolvam um senso de confiança:
- Manter uma presença visível no local de trabalho. Sendo justo e consistente. Comunicar-se honestamente e reconhecer a incerteza quando ela existe. Demonstrando seus valores (não apenas defendendo-os). Incentivar o feedback dos funcionários e as interações no local de trabalho.
Exemplo de falha de comunicação 3
“Por favor, não mais reuniões ”
Um pouco mais de 55 por cento dos entrevistados da pesquisa Quantum-Fierce disseram que as reuniões eram a principal fonte de problemas de comunicação no local de trabalho, principalmente porque os entrevistados:
- Interprete mensagens e objetivos de maneira diferente. Sinta-se desconfortável em expressar suas opiniões. Acredite que muito tempo é gasto em tópicos sem importância.
- Diga que muito pouco tempo é dedicado a perguntas e discussões. * Culpe os conflitos de personalidade entre a equipe.
- Afirme que as reuniões têm muito pouca estrutura.
Encha o copo: É possível que proprietários de pequenas empresas realizem reuniões produtivas - e aquelas que duram 15 minutos ou menos - por:
- Criar e enviar uma agenda de reunião com antecedência. Esperando que os funcionários contribuam. Abordando as “próximas etapas” antes do encerramento.
Exemplo de falha de comunicação 4
“Avaliações de desempenho são uma perda de tempo ”
Cerca de 63% dos entrevistados disseram que as avaliações de desempenho individuais - entre eles e seu supervisor direto - eram as principais fontes de falha de comunicação. Embora as revisões possam ser o momento ideal para um funcionário e supervisor forjar um "encontro de mentes", os funcionários disseram que a falta de comunicação decorre de:
- Desconfie de que suas preocupações serão ouvidas. * Frustração porque objetivos claros não foram definidos.
- Prioridades diferentes. * Muito tempo gasto em tópicos sem importância.
- A revisão tem pouca ou nenhuma estrutura.
- Sentindo-se desconfortável em pedir esclarecimentos.
Encha o copo: Os proprietários de pequenas empresas podem transformar as avaliações de desempenho em sessões produtivas:
- Garantir que seu sistema de revisão seja tão claro quanto abrangente. Esclarecendo pontos cruciais com exemplos. Incentivando os funcionários a fazer perguntas e contribuir. * Traçando metas.
- Resumindo a revisão no final.
Exemplo de falha de comunicação 5
“Culpe minha tecnologia ”
Quase metade (ou 46 por cento) dos entrevistados da pesquisa Quantum-Fierce apontaram a tecnologia (especialmente e-mail e mensagens de texto) como contribuintes para a falta de comunicação. Eles apontaram algumas verdades óbvias ao dizer que a tecnologia frequentemente:
- Não oferece a oportunidade para perguntas e esclarecimentos. * Elimina a oportunidade de ouvir o tom de voz e inflexões.
- Falha ao incorporar expressões faciais e gestos.
Encha o copo: Claramente, o nuances de comunicação face a face torná-lo uma forma de comunicação superior - e que deve levar a menos interpretações erradas. Os autores da pesquisa Quantum-Fierce sugerem que "as organizações precisam investir em treinamento em comunicação assistida por tecnologia e fornecer orientação sobre quando as ligações ou conversas cara a cara são mais apropriadas."
Exemplo de falha de comunicação 6
“Com licença, minha diferença de gerações ”
A pesquisa The Economist trouxe à luz o que muitas pessoas são compreensivelmente tímidas em abordar no local de trabalho: diferentes prioridades e níveis de conforto com a tecnologia. Cerca de um terço da geração do milênio se concentra no processo no local de trabalho, enquanto a mesma porcentagem dos baby boomers e da Geração X valoriza mais fazer conexões humanas e forjar relacionamentos pessoais. Enquanto um terço dos millennials depende das mídias sociais e mensagens de texto, apenas cerca de 12 por cento das gerações mais velhas o fazem.
Encha o copo:Para proprietários de pequenas empresas, a diplomacia pode ser um processo demorado. “Os futuros líderes devem ter a capacidade de se comunicar através de estilos e modos, alcançando gerações”, escrevem os autores da pesquisa. “Como comunicadores funcionais, os millennials provavelmente continuarão a usar várias novas ferramentas à medida que sobem e envelhecem. O truque será adaptar o uso de cada um aos diferentes estilos de comunicação ao seu redor. Da mesma forma, as gerações mais velhas devem estar dispostas a adotar novas ferramentas de comunicação que os líderes em desenvolvimento estão usando para se conectar e inovar. ”
Exemplo de falha de comunicação 7
“Perdoe-me, enquanto tiro conclusões precipitadas ”
De fato, seria raro o dia em que um funcionário admitisse que faz suposições e tira conclusões sem ter tempo para verificar as informações com alguém "por dentro". Na verdade, isso acontece o tempo todo, tanto na comunicação escrita quanto na verbal. Um excelente exemplo: um gerente que fala de "eficiência de criação" e o funcionário que interpreta as palavras como um código para "dispensas". Na verdade, o gerente poderia estar se referindo à necessidade de ser mais eficiente com o fornecimento de papel para copiadora de escritório. Já é bastante ruim quando as suposições são deixadas para piorar em particular; tais falhas de comunicação aumentam se um funcionário espalha suposições falsas para outras pessoas.
Encha o copo: Um remédio relativamente simples proposto por O fator de 2 por cento, uma empresa de consultoria de gestão: os gerentes devem ser claros e ilustrativos em seus comentários. E os funcionários devem pedir esclarecimentos. Em um clima de confiança, geralmente o farão.
Exemplo de falha de comunicação 8
“Estou tentando o meu melhor para impressionar você ”
Os proprietários de pequenas empresas não são os únicos que desejam ser vistos como inteligentes, experientes e profissionais. Os funcionários têm a mesma necessidade. Mas às vezes eles fazem isso da maneira errada, confundindo sua mensagem com frases e jargões complexos ou ventosos que levam à confusão e falta de comunicação. O fator de 2% cita um exemplo de alguém obviamente tentando muito impressionar: "Os funcionários devem trabalhar de forma mais sinérgica, usando as melhores práticas na resolução de conflitos para garantir que alcancem a produtividade ideal." A tradução era muito mais simples de entender: "Queremos que nossa equipe trabalhe melhor em conjunto para que trabalhem mais".
Encha o copo:Dizer o que você quer dizer e entender o que você diz é a essência da comunicação. Não pode ser considerado “conversa extravagante”; na verdade, é uma conversa franca. Mas a conversa franca geralmente atinge seu objetivo: ser claro e direto e, em última análise, compreendido.
Exemplo de falha de comunicação 9
“Dizer menos é mais ”
Se você está operando sob a suposição de que “a brevidade é o melhor”, geralmente está no caminho certo. Mas qualquer tática pode ser levada ao extremo, e "não explicar" é um exemplo de brevidade que foi longe demais. A falta de explicação pode criar dúvidas e confusão, levando os funcionários a preencher as lacunas (e forçando-os a, mais uma vez, tirar conclusões precipitadas que podem estar erradas).
Encha o copo: Se você não está pronto para divulgar todos os detalhes de que os funcionários precisam para entender sua mensagem, reconsidere o momento. A maioria das pessoas se beneficia e aprecia os exemplos e ilustrações desses detalhes. Se seus funcionários precisarem desses exemplos, eles podem ler sobre eles. Mas pelo menos você estará fazendo sua parte como um comunicador eficaz.
Exemplo de falha de comunicação 10
“Dizer mais é mais ”
O oposto de “subexplicar” é “superexplicar”, e essa prática também é geralmente realizada por alguém que não tem certeza de sua capacidade de se comunicar. Ele decide restringir sua mensagem em detalhes, o que muitas vezes é desnecessário detalhe, fazendo com que o destinatário da mensagem se desligue muito cedo.
* Encha o copo:* Seria fácil se houvesse algumas regras rígidas sobre o tamanho e o detalhamento de uma mensagem. Se você se sentir equivocado, deixe sua mensagem de lado por mais ou menos uma hora e depois volte a ela, forçando-se a vê-la pelos olhos e ouvidos de alguém desinformado. Pergunte a si mesmo, O que essa pessoa precisa saber? O que o ajudará a me entender? Usei a linguagem mais clara possível? Também pode ajudar concluir uma mensagem com um convite para entrar em contato com você, pessoalmente, se houver dúvidas. O feedback dos funcionários pode lhe dar indicações sobre como enquadrar mensagens futuras de modo que elas satisfaçam seu otimismo interior e mantenham sua visão do copo meio cheio.
