As empresas fazem pagamentos adiantados para uma variedade de despesas diferentes. Qualquer despesa paga antes do recebimento real do benefício do pagamento é considerada uma despesa pré-paga para fins contábeis. As despesas antecipadas são registradas no balanço da empresa como um ativo circulante e, em seguida, reconhecidas como uma despesa quando incorridas. Existem muitas categorias de despesas pré-pagas, incluindo honorários advocatícios, prêmios de seguro e impostos estimados.
Aluguel de aluguel comercial
Se um contrato de arrendamento comercial exigir o pré-pagamento do aluguel do último mês ou o pagamento de quaisquer meses de antecedência, essa despesa deve ser lançada na conta do aluguel pré-pago. Se o pagamento do aluguel mensal for emitido na última semana do mês anterior, essa despesa também deve ser lançada no aluguel pré-pago até o início do mês. O valor deve ser lançado como um débito no aluguel pré-pago e um crédito em dinheiro. Assim que o novo mês começar, libere o valor pré-pago lançando um crédito na conta do aluguel pré-pago e um débito na despesa de aluguel para o valor do aluguel mensal.
Indenização e outros seguros
A maioria dos prêmios de apólice de seguro corporativo é paga integralmente no ano anterior ao início do ano da apólice. Os prêmios de seguros pré-pagos são classificados como ativo circulante, pois seu benefício será realizado integralmente nos próximos 12 meses. Ao pagar o prêmio de seguro, contabilize a despesa pré-paga como um débito em uma conta de seguro pré-paga e credite a conta em dinheiro. Isso aumenta a conta pré-paga e diminui o caixa.
Durante o ciclo de fechamento de cada mês, libere o pré-pago para o valor aplicável, que você pode determinar dividindo o prêmio pelo número de meses ao qual se aplica. Credite a conta de seguro pré-paga e debite da conta de despesas de seguro esse valor para reconhecer a despesa.
Pedidos em massa de suprimentos
Pedidos de suprimentos em grande escala produzem um estoque que é um ativo até que sejam usados. Quaisquer pedidos de suprimentos colocados nesse estoque podem ser registrados em uma conta pré-paga. Débito da conta pré-paga pelo valor adicionado ao estoque e credita a conta à vista para refletir a compra. Durante o processo de fechamento de cada mês, credite os suprimentos pré-pagos pela quantidade estimada de suprimentos utilizada durante o mês e debite a conta de despesas com suprimentos.
Impostos estimados trimestralmente
Os impostos trimestrais estimados pagos pelas empresas ao longo do ano são um imposto pago antecipadamente, porque são um pagamento estimado feito antecipadamente ao imposto real. Embora as empresas reconheçam as despesas associadas a um passivo fiscal ao longo do ano usando contas a pagar, como impostos sobre a folha de pagamento, o pagamento real estimado trimestral é registrado como uma despesa pré-paga até que o pagamento final do imposto seja emitido.
Débito da conta de imposto pré-pago pelo valor do pagamento e, a seguir, credite o dinheiro para reconhecer a redução na conta de dinheiro. Credite os impostos pré-pagos e debite a conta de despesas fiscais quando o valor real do passivo for calculado no final do ano.
Retenção para despesas legais
Pagar uma taxa de retenção a um advogado é um pagamento adiantado para serviços jurídicos que a empresa tem uma expectativa razoável de incorrer. A maioria dos advogados exige que os clientes paguem um adiantamento ao aceitar um caso. Débito de uma conta legal pré-paga com um crédito na conta à vista no valor do retentor. Quando os serviços jurídicos são prestados, gasta o retentor com um crédito para pré-pago jurídico e um débito para a conta de despesas jurídicas.
Qualquer coisa paga antecipadamente
Quaisquer acordos de contrato de negócios que exijam um depósito ou pagamento antecipado são despesas pagas antecipadamente. Débito da conta pré-paga relacionada com o valor do pagamento adiantado e credita a conta à vista com o mesmo valor. Quando os serviços são prestados ou as despesas incorridas, credite a conta pré-paga e debite a conta de despesas correspondente no razão.
