As vantagens e desvantagens de usar um sistema de coleta de lockbox

O fluxo de caixa é uma parte essencial das pequenas empresas, mas seria mentira dizer que depositar cheques não é um incômodo. Os serviços bancários móveis vão até certo ponto e, para empresas que já estão começando, o tempo é curto. Quando você irá realmente visitar o banco, especialmente quando alguns bancos estão abertos apenas durante o horário comercial tradicional? É aí que entra o lockbox banking.

Um sistema de lockbox pode agilizar o processo de contas a receber. Embora a principal vantagem seja o depósito de cheques e o processamento de pagamentos mais rápidos, existem inúmeras vantagens nos sistemas de cofre - e também algumas desvantagens. Um cofre de banco é a medida certa para sua pequena empresa? Depende muito do tipo e do volume dos pagamentos recebidos.

O que é o Lockbox Banking?

O lockbox banking é oferecido por bancos para ajudar a receber pagamentos de clientes. Em vez de enviar pagamentos para uma empresa, os pagamentos de lockbox são enviados para uma caixa postal especial, onde são coletados e depositados diretamente pelo banco. Assim que o banco processa esses pagamentos, ele deposita os fundos na conta bancária da empresa e entrega os registros financeiros às contas a receber. Resumindo: o objetivo é agilizar as cobranças e o processo de processamento de pagamentos eliminando o intermediário.

De acordo com o banco BBVA, existem dois tipos de sistemas de caixa lox:

  • Cofres de varejo: geralmente são usados ​​por empresas que têm cheques de baixo valor, que geralmente são enviados diretamente do consumidor com um cupom de remessa pré-impresso.
  • Cofre de atacado: tradicionalmente usado por empresas B2B que lidam com pagamentos de alto valor.

A menos que você esteja em uma área rural, esse serviço deve estar amplamente disponível, e os bancos até têm vários locais de cofres. Se sua empresa não se enquadra nas duas categorias listadas acima, muitos bancos ainda oferecerão soluções personalizadas que podem atendê-lo em algum ponto intermediário. Sempre vale a pena perguntar e ver o que seu banco existente oferece para empresas como a sua.

Pro: sistemas lockbox reduzem erros de contabilidade

Ser auditado é o pior pesadelo de uma pequena empresa, porque não importa o quão apertados sejam seus registros, sempre há espaço para erros. Os pagamentos lockbox reduzem significativamente essa probabilidade, agilizando o processamento de pagamentos. Funciona assim:

A cada dia, o banco leva todos os depósitos da caixa postal para seu centro de processamento. Lá, ele é depositado na conta bancária de uma empresa. Eles também digitalizam os documentos de remessa de uma empresa para que as informações de pagamento sejam capturadas com segurança e, em seguida, transmitem a atualização geral diretamente para contas a receber. Todos esses registros são armazenados em backup, armazenados com segurança e disponíveis para fácil acesso caso você precise consultá-los mais tarde (ou, no caso de você estar sendo auditado e, de alguma forma, perder suas cópias).

É sempre aconselhável fazer backup de seus registros financeiros, mas uma das principais vantagens de um sistema de cofre é que o banco fará isso por você. É livre de estresse e também reduz quaisquer possíveis erros de contas a receber em seu livro razão, porque o banco está lidando com todos os depósitos. Você não está contando com uma pessoa sentada em um escritório combinando cada pagamento com sua fatura e inserindo tudo em seu sistema de contabilidade manualmente.

Contra: Custo dos serviços de lockbox

Os serviços de lockbox podem potencialmente economizar dinheiro para as empresas em custos administrativos e contábeis internos, mas isso realmente depende de quanto tempo sua empresa geralmente gasta com deveres de contas a receber. Para muitas pequenas empresas, o custo dos serviços de lockbox é realmente proibitivo, especialmente se você não for uma empresa que depende muito de pagamentos por correio.

De acordo com a Paychex, um dos maiores contras de um sistema de lockbox é o custo exorbitante. Os cofres de bancos vêm com taxas mensais e encargos adicionais por depósito de cheque, imagem de cheque e manuseio de itens atípicos (pense: se o seu cliente lhe enviar uma carta junto com o cheque). Se uma empresa recebe a maior parte de seus pagamentos em dinheiro, cartão de crédito ou outro meio digital, o cofre de um banco provavelmente custa mais do que vale.

Pro: os sistemas lockbox permitem acesso mais rápido aos pagamentos

Uma das principais vantagens dos sistemas de lockbox é a velocidade. Ele acelera o processamento de pagamentos em cada turno. De acordo com Dean Cusumano, um executivo sênior de contas do Sistema Agilis especializado em aumentar a eficiência dos negócios, os bancos têm um CEP especial que eles usam para pagamentos em cofre para rastrear rapidamente sua entrega pelo sistema postal. Os bancos também têm a capacidade de processar esses pagamentos além do horário bancário tradicional, o que significa que você não está sujeito às limitações tradicionais do banco de varejo.

Além disso, os bancos verificam seus cofres em busca de pagamentos várias vezes ao dia, o que significa que os cheques geralmente são depositados na conta bancária de uma empresa no mesmo dia em que são recebidos. Isso é particularmente importante para empresas que podem não ter muito dinheiro em caixa ou operar com margens estreitas que dependem muito do pagamento individual de cada cliente.

Contra: os serviços de lockbox exigem treinamento

Se sua empresa for pequena o suficiente para que você esteja fazendo suas próprias contas a receber em vez de contratar um profissional, haverá uma curva de aprendizado. O mesmo vale para serviços de lockbox. Eles exigirão algum treinamento. Você terá que aprender a usar o sistema online de um banco para baixar extratos em um formato que funcione com o seu sistema de contabilidade online.

No geral, os cofres levam um pouco de tempo para se acostumar, mas geralmente, eles vão economizar seu tempo a longo prazo se você dedicar algumas horas no início.

Pro: os sistemas lockbox são muito seguros

Os cofres dos bancos são uma ótima opção para aumentar a segurança em relação aos pagamentos. Geralmente, as pequenas empresas não são as mais seguras - especialmente se os cheques estão sendo enviados para uma caixa de correio da loja e mantidos em um escritório até que sejam depositados no banco. Na verdade, as caixas postais são muito mais seguras do que uma caixa de correio normal, e você não precisa se preocupar com cheques perdidos em seu escritório (mesmo que tenham sido perdidos acidentalmente) quando o banco está lidando com tudo.

Con: os serviços podem ter problemas em áreas rurais

Os cofres dos bancos são uma opção excelente e eficiente se você estiver trabalhando com um banco que possui várias agências em todo o país. Dessa forma, eles podem configurar vários cofres perto de cada agência para lidar com os pagamentos de clientes locais, em vez de perder tempo enviando pagamentos para um hub central. Isso é muito menos eficiente se você dirige um negócio rural trabalhando com bancos locais.

Os sistemas de lockbox em áreas rurais muitas vezes não têm a mesma eficiência que aqueles em áreas metropolitanas ou subúrbios porque às vezes não têm o mesmo tipo de automação. Os pagamentos podem ser inseridos manualmente, o que deixa o processo sujeito ao mesmo tipo de erros que você teria se estivesse fazendo contas a receber por conta própria. Na maioria das vezes, isso equivale a um saldo de cheque incorreto sendo colocado na conta de uma empresa, o que, sem dúvida, virá para a surpresa do cliente.

Conclusão: Faça sua devida diligência

Nem todos os serviços de lockbox são iguais. Alguns podem ser mais caros do que outros, mas se você trabalha regularmente com um banco ou agência específica, eles podem fechar um negócio. Não há dois bancos com o mesmo custo ou os mesmos serviços, e o processo pode ser adaptado às suas necessidades específicas, por isso é importante pesquisar e falar com um profissional bancário antes de decidir se o lockbox banking é certo para o seu negócio.

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