Como usar modelos do MS Word

No ambiente econômico ultrarrápido de hoje, os proprietários de pequenas empresas muitas vezes precisam aprender a fazer mais com menos. Consequentemente, isso geralmente significa tentar realizar mais trabalho em menos tempo. Se você gasta muito tempo redigindo cartas ou outra correspondência para sua empresa, sabe que configurar e formatar alguns documentos pode levar um tempo considerável. Em muitos casos, o tempo gasto na criação de documentos é o tempo que você poderia gastar fechando uma venda ou encontrando novos clientes. Se você usa o Microsoft Word para criar seus documentos, pode usar modelos para reduzir o tempo gasto no teclado. Os modelos do Word permitem simplificar muitas tarefas de produção de documentos e ajudam a liberar seu tempo para outras atividades de negócios.

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Inicie o Microsoft Word em seu computador. Clique em “Arquivo” na barra de fita e, em seguida, clique em “Novo”. Clique em um dos modelos locais na janela Modelos disponíveis que melhor corresponda ao tipo de documento que você deseja criar. O Microsoft Word é fornecido com vários modelos pré-configurados que você pode usar imediatamente. No entanto, se um dos modelos na janela Modelos disponíveis não corresponder exatamente ao tipo de documento que você deseja criar, insira um termo de pesquisa na caixa de pesquisa “Pesquisar modelos no Office.com” e pressione a tecla “Enter”. Uma lista de modelos que correspondem aos seus critérios de pesquisa é exibida na janela Modelos disponíveis.

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Clique no modelo que deseja usar e, em seguida, clique no botão “Criar”. Se estiver usando um modelo do site Office.com, realce o nome do modelo e clique no botão “Download”. O modelo é aberto como um novo documento no Microsoft Word.

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Edite o nome da empresa e as informações de endereço no modelo. Altere qualquer texto padrão que você gostaria de reutilizar em documentos futuros com base no modelo. Se o modelo tiver campos para destinatários ou informações de endereço, você deve deixar os valores dos campos intactos e não alterá-los, pois provavelmente usará o modelo muitas vezes. Deixar os campos de destinatário padrão ou o campo do cliente no local tornará os documentos baseados no modelo mais fáceis de editar e usar.

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Clique na imagem do logotipo padrão no modelo, se o documento tiver um. Com a imagem do logotipo padrão selecionada, clique na guia “Inserir” e, em seguida, clique no ícone “Imagem”. Navegue até a imagem do logotipo da sua própria empresa em seu computador local. Destaque o arquivo de imagem do logotipo e clique no botão “Inserir”. O Microsoft Word substitui a imagem do modelo padrão pelo logotipo da sua empresa. Se o modelo não contém uma imagem de logotipo padrão e você deseja adicionar uma, simplesmente posicione o cursor onde deseja que a imagem do logotipo apareça e clique em “Inserir” seguido de “Imagem” na barra de fita.

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Clique duas vezes na área de rodapé do documento. Insira qualquer texto de rodapé que você deseja que apareça em documentos baseados no modelo aqui. Qualquer texto que você inserir aqui aparecerá em todos os documentos que você criar a partir do modelo.

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Edite outras partes do documento modelo conforme necessário.

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Clique em “Arquivo” na barra de fita e, em seguida, clique em “Salvar como”. Insira um nome padrão para o documento de modelo no campo “Nome do arquivo”. Clique na lista suspensa de tipo “Salvar como” e selecione “Modelo do Word (* .DOTX)” como o tipo de arquivo. Habilite a opção “Salvar miniatura” e clique no botão “Salvar”. Se o Microsoft Word exibir uma mensagem de aviso sobre como salvar o arquivo em um novo formato, clique no botão “OK”.

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Feche o documento modelo no Microsoft Word. Clique em “Arquivo” na barra de fita e, em seguida, clique em “Novo”. Clique no ícone “Meus modelos” na seção inicial da janela Modelos disponíveis. Realce o nome do documento modelo que você criou na guia Modelos pessoais e clique no botão “OK”. O Microsoft Word abre uma versão editável do modelo com o nome de arquivo genérico “Documento1”.

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Edite os campos de destinatário ou cliente com informações de nome e endereço, conforme necessário. Digite o texto adicional no corpo do documento conforme necessário e, a seguir, clique no ícone de disquete acima da barra de faixa de opções para salvar o documento. O Microsoft Word solicita que você insira um novo nome de arquivo de documento no campo “Nome do arquivo”. Digite um nome de arquivo para o documento e clique em “Salvar”.

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Imprima o documento ou anexe a um e-mail conforme necessário.

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