O Outlook permite que você personalize a forma como você é alertado sobre novas mensagens para que possa personalizar as notificações para otimizar seu fluxo de trabalho. Além dos sinais visuais, você também tem a opção de reproduzir um som, o que é útil quando você não está visualizando a tela. As configurações de notificação que você define são aplicadas a todas as novas mensagens que chegam no Outlook, independentemente da conta à qual estão associadas. No painel de pastas à esquerda da interface do Outlook, a contagem atual de mensagens não lidas é exibida ao lado de cada pasta.
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Inicie o Outlook e selecione “Arquivo”, em seguida, escolha “Opções”. Abra a guia Correio e role para baixo até a seção Chegada da mensagem.
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Marque a caixa de seleção "Tocar um som" se quiser que um arquivo de áudio curto seja reproduzido quando uma nova mensagem chegar. Você pode definir esse som abrindo o Painel de Controle, escolhendo "Aparência e Personalização" e clicando ou tocando em "Alterar Efeitos Sonoros" - a opção relevante é chamada de "Notificação de Novo Correio".
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Marque a caixa "Mudar Brevemente o Ponteiro do Mouse" para que o cursor do mouse mude de forma para um símbolo de correio por um segundo. Isso pode ser útil se você estiver alternando entre programas e quiser uma notificação discreta de que novas mensagens chegaram.
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Marque a caixa para a opção "Mostrar um ícone de envelope na barra de tarefas" para que um símbolo de e-mail apareça na área de notificação (ou bandeja do sistema) no canto inferior direito da área de trabalho do Windows.
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Marque a caixa de seleção "Exibir um alerta na área de trabalho" para que uma janela pop-up apareça, novamente no canto inferior direito, quando um novo e-mail chegar. Este alerta inclui o assunto e o remetente da mensagem, e uma breve visualização de seu conteúdo. Há também a opção de habilitar visualizações para mensagens protegidas por direitos (usadas para controlar o conteúdo e o uso de mensagens de e-mail), o que pode ter algum impacto no desempenho do programa.
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Clique ou toque em "OK" para confirmar suas configurações e retornar à interface do Outlook. As novas opções de notificação são aplicadas imediatamente e mantidas na próxima vez que você iniciar o aplicativo.
