AFE tem dois significados possíveis em contabilidade, dependendo de onde surge. Se estiver se referindo a orçamentos ou projetos propostos ou revisados, provavelmente significa "autorização para despesas". Se você encontrar o termo em uma discussão sobre os lucros e perdas gerais de uma empresa, ou outra visão geral financeira, pode significar "fundos médios empregados".
Autorização para despesas
Quando você o usa neste contexto, um AFE é um documento que descreve as despesas projetadas para um projeto específico e autoriza um indivíduo ou grupo a gastar uma certa quantia de dinheiro para esse projeto. Você pode usar este formato em qualquer organização, para alocar dinheiro a projetos ou membros para qualquer propósito que se enquadre nas diretrizes de sua organização.
Por exemplo, um clube pode usar um AFE para autorizar renovações para seu espaço de reunião. Em sua empresa, por outro lado, você pode usar um AFE para comprar um novo software para atualizar seus sistemas de computador. AFEs são normalmente usados para projetos fora das operações normais. Organizações educacionais e sem fins lucrativos usam esse tipo de AFE com frequência.
Fundos médios empregados
Quando é usado neste contexto, AFE tem um significado muito diferente. Os fundos empregados de uma empresa incluem o dinheiro investido no negócio durante um determinado período, bem como os ativos que você usou durante esse período. O termo "fundos empregados" geralmente é aplicado aos fundos e ativos que você usou durante um ano fiscal. Isso pode ser dividido por doze - ou menos, se a empresa não funcionar o ano todo - para obter a média de recursos empregados por mês.
Você também pode fazer a média de seus fundos ao longo de vários anos para obter o AFE para o negócio por um período de tempo mais longo. Não é uma das medidas mais importantes para a saúde da sua empresa, mas é útil ter uma noção disso se você estiver pensando em uma nova rodada de financiamento ou expansão.
Comparação dos conceitos
Ambas as definições de AFE referem-se ao dinheiro que uma empresa ou outra organização gasta, mas é aí que termina a semelhança. Uma autorização para despesas deve ser seguida por uma contabilidade de custos reais, porque seu projeto pode ficar abaixo ou acima do orçamento autorizado. Os fundos médios empregados por uma empresa são baseados em valores conhecidos de gastos que foram feitos anteriormente.
Pode haver outros
Além desses dois significados comuns, algumas empresas ou firmas de contabilidade podem usar suas próprias siglas internas. Se você encontrar o termo AFE em um contexto que realmente não se encaixa em nenhuma das definições padrão, consulte a pessoa que criou o documento. Pode se referir a uma equipe ou subgrupo específico dentro da empresa que por acaso tenha essas iniciais, por exemplo, ou pode haver um processo específico nas operações da empresa que é abreviado com as mesmas três letras. Se você não tiver certeza, encontre alguém que possa lhe explicar.
