Em um ambiente de negócios, é comum que os funcionários trabalhem juntos em pequenos grupos, equipes e departamentos para realizar tarefas comerciais específicas. Para trabalhar eficazmente uns com os outros, é importante que cada indivíduo tenha fortes habilidades de comunicação em grupo. Do contrário, seus funcionários podem causar mal-entendidos, iniciar conflitos desnecessários e diminuir a eficiência de sua organização. Aprender como facilitar a comunicação de grupo eficaz pode ajudar seus funcionários a trabalhar melhor juntos.
Compreender a comunicação do grupo no local de trabalho
Existem muitos grupos diferentes no local de trabalho. Isso pode incluir uma equipe de vendas que trabalha para realizar a tarefa funcional de vender produtos. Também pode incluir um comitê de clube social formado por aqueles que oferecem seu tempo para planejar eventos divertidos para os funcionários. Normalmente, os grupos são definidos como tendo entre cinco e 20 pessoas, embora o tamanho possa variar de acordo com sua organização. O fator definidor de um grupo no trabalho é que eles precisam colaborar para alcançar um objetivo específico juntos.
A comunicação é o ato de enviar e receber mensagens. Em um ambiente individual, há um remetente e um destinatário da mensagem. Em uma dinâmica de grupo, entretanto, isso muda - o que pode levar a complicações e mal-entendidos. Pode haver vários remetentes da mensagem e vários destinatários da mensagem, e tudo isso pode acontecer simultaneamente. Se todos os indivíduos do grupo não entenderem a mensagem conforme o pretendido, isso pode levar a problemas no local de trabalho.
O objetivo da comunicação em grupo é trocar informações a fim de tomar decisões, resolver confusões, construir relacionamento e chegar mais perto do alcance do objetivo do negócio. No entanto, a comunicação em grupo também tem efeito sobre como os indivíduos do grupo tratam uns aos outros e se sentem uns pelos outros. Isso informa se eles estão motivados para cumprir os objetivos de seu grupo.
Use estratégias de comunicação do grupo para melhorar o negócio
Entender como funciona a comunicação em grupo pode ajudar as empresas a melhorar seus próprios processos e protocolos de comunicação para funcionários. Isso pode permitir que os funcionários:
- Compromisso em tópicos polarizadores;
- Explicar diversos problemas aos colegas;
- Influenciar as principais decisões de negócios;
- Ensine os colegas a cooperar uns com os outros;
- Liderar colegas para criar planos e estratégias para atingir os objetivos de negócios;
- Crie amizades e camaradagem com outros funcionários; e
- Resolva conflitos sem interferência de gerenciamento.
A chave para melhorar a comunicação do grupo no local de trabalho é construir processos e políticas em torno das melhores práticas de comunicação. Ao fornecer aos funcionários diretrizes e metas ambiciosas, as empresas podem incentivá-los a desenvolver suas próprias habilidades de comunicação. É importante que os empregadores promovam os benefícios da comunicação eficaz, para que seus funcionários entendam que melhorar essa habilidade melhorará seu desempenho no trabalho - e na vida.
Analise os diferentes estilos de comunicação dentro de um grupo
Um dos desafios da comunicação em grupo é que o grupo é formado por pessoas diferentes, que podem ter estilos de comunicação diferentes. A maneira como as pessoas se comunicam afeta a maneira como enviam e recebem mensagens. Se vários estilos diferentes de comunicação estiverem presentes em um grupo, haverá mais chances de a mensagem se perder.
Existem diferentes maneiras de categorizar os estilos de comunicação. Testes de personalidade como o Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) podem ser usados para avaliar o estilo de comunicação, assim como a avaliação DiSC. De acordo com o DiSC, os estilos de comunicação podem ser categorizados em quatro categorias distintas:
- Dominante: Esses comunicadores são orientados para resultados e focados em atingir as metas de negócios. Eles estão confiantes e não têm medo de um desafio. No entanto, eles podem falar sem rodeios.
- Influenciador: Esses comunicadores estão focados em construir relacionamentos e persuadir os outros. Eles prosperam na colaboração e são muito otimistas e entusiasmados.
- Estável: Esses comunicadores gostam de cooperar com os outros e são muito sinceros. Eles têm uma abordagem calma e não gostam de ser apressados em seu processo.
- Consciente: Esses comunicadores valorizam qualidade, precisão e experiência. Eles se preocupam com os detalhes e não gostam de errar. Eles gostam de trabalhar por conta própria.
Ao analisar os diferentes estilos de comunicação em seus grupos de trabalho, você pode obter mais informações sobre Como as os indivíduos gostam de se comunicar e quais são os traços de caráter que compartilham.
Use os canais de comunicação corretos
A comunicação em grupo ocorre de muitas formas diferentes. É importante que seus funcionários saibam qual canal usar para o tipo de mensagem que desejam enviar. Usar o canal de comunicação errado pode causar mal-entendidos e diminuir a eficiência do grupo. Os canais de comunicação do grupo incluem:
- Reuniões formais de equipe;
- Reuniões informais de grupos;
- Chamadas de conferencia;
- Emails do grupo;
- Bate-papos com mensagens diretas em grupo;
- Listas de tarefas de gerenciamento de projetos; e
- Memorandos em papel.
Se um membro do grupo deseja enviar uma mensagem importante sobre um prazo difícil chegando, ele pode enviar a mensagem por meio de um bate-papo de mensagem instantânea em grupo. No entanto, se o grupo estiver discutindo outras coisas no chat, aquela importante mensagem sobre o prazo pode se perder. Da mesma forma, um grupo pode optar por realizar uma reunião sobre um problema que pode ser facilmente resolvido com um e-mail. Isso pode diminuir sua eficiência. É por isso que é fundamental que os membros individuais do grupo entendam qual canal usar para cada mensagem.
Diagnosticar barreiras para uma comunicação eficaz do grupo
Para melhorar a comunicação do grupo para sua equipe, é fundamental entender a principal causa de um problema. Existem várias barreiras diferentes para a comunicação do grupo, que incluem:
- Barreiras físicas: A distância física entre os membros da equipe pode dificultar a comunicação. Se os membros do grupo trabalharem em andares diferentes da empresa, eles podem não conseguir se falar pessoalmente com frequência. Portas de escritório fechadas, paredes altas de cubículos e conexões telefônicas ruins também podem causar problemas.
- Barreiras perceptivas: A maneira como cada membro do grupo vê o mundo afeta a maneira como eles entendem as mensagens. Uma pessoa excessivamente pessimista entenderá a mensagem de um prazo iminente de maneira diferente do que uma pessoa excessivamente otimista.
- Barreiras emocionais: O estado emocional de um membro individual do grupo afeta a maneira como ele envia e recebe mensagens. Sentimentos de medo, vulnerabilidade, desconfiança, felicidade, raiva e excitação, por exemplo, podem mudar a comunicação.
- Barreiras interpessoais: As percepções pessoais das pessoas sobre si mesmas podem afetar a maneira como interagem com seu grupo. Considere como alguém que é excessivamente confiante fala em comparação com alguém que não tem auto-estima.
- Barreiras culturais: A cultura afeta o comportamento e a comunicação. Por exemplo, em algumas culturas, é considerado impróprio fazer contato visual com uma pessoa do sexo oposto, enquanto é normal em outras culturas.
- Barreiras de linguagem: Se os membros do grupo não falarem todos a mesma língua, isso pode causar problemas de tradução. O idioma também pode se referir à terminologia específica do setor, o que pode causar confusão.
Ao diagnosticar o problema principal que está afetando a comunicação do grupo, é possível desenvolver uma solução para o problema. Por exemplo, se os membros do grupo estiverem sentados em lados opostos da empresa, eles podem estar menos inclinados a se comunicar pessoalmente. Uma solução simples pode ser mover suas mesas para mais perto, para que possam colaborar melhor.
Crie uma cultura de comunicação aberta
A cultura do local de trabalho tem um grande impacto na maneira como os funcionários se comunicam. Se a cultura da organização não encoraja o compartilhamento aberto de informações, os funcionários podem ficar inclinados a não se comunicar bem com seu grupo. Por exemplo, se a equipe de gestão não compartilha novas metas de negócios com os funcionários da linha de frente, esses funcionários podem sentir que a comunicação não é valorizada pela empresa.
Por outro lado, se a organização promove uma comunicação clara e honesta, os funcionários podem se sentir capacitados para compartilhar ideias e ser abertos com seu grupo. A cultura da organização está diretamente relacionada à forma como os líderes empresariais se comportam. Se eles têm uma política de portas abertas e falam abertamente com os funcionários, isso pode ajudar muito a melhorar as habilidades de comunicação de todo o grupo. Ir tão longe a ponto de incluir uma comunicação eficaz nos valores essenciais da empresa mostra aos funcionários a importância dessa habilidade.
Fornece treinamento de comunicação eficaz para funcionários
Nem todas as pessoas nascem comunicadores eficazes e nem todas se comunicam da mesma maneira. Como resultado, é importante que os empregadores reconheçam quando o treinamento é necessário para seus funcionários, a fim de melhorar as habilidades de comunicação.
O treinamento em comunicação pode se concentrar em elementos específicos da comunicação, como resolução de conflitos, falar em público ou habilidades de negociação. Também pode estar relacionado a canais específicos de comunicação, como escrever e-mails e relatórios eficazes ou como conduzir uma reunião produtiva.
Se um grupo de trabalho tem reuniões ineficientes que demoram muito e não realizam as tarefas em mãos, aprender a administrar e participar de reuniões bem-sucedidas pode ajudar a equipe a se comunicar melhor entre si e a desempenhar com mais eficácia seus trabalhos.
Esclarecer funções e responsabilidades individuais
Em uma dinâmica de grupo, as funções e responsabilidades de cada membro individual da equipe podem levar a problemas de comunicação. Cada membro do grupo deve ter uma compreensão clara de quais são suas principais tarefas no ambiente do grupo e o que eles são responsáveis por realizar. Eles devem saber o que se espera deles em termos de resultados e comportamento. Isso inclui suas tarefas diárias, objetivos gerais e alinhamento com os objetivos da empresa. Além disso, conhecer sua função ajuda os funcionários a compreender a hierarquia do grupo também.
É importante para um líder ou gerente de grupo garantir que todos estejam cientes de suas funções e responsabilidades, e que elas se complementem. Se as prioridades dos membros individuais não estiverem alinhadas, isso pode levar a conflitos e mal-entendidos.
Enfatize a importância do trabalho em equipe
Os empregadores precisam se concentrar em garantir que seus funcionários estejam cientes de que estão trabalhando em uma tarefa juntos. O sucesso de um funcionário individual não está acima do sucesso da equipe. Quando os funcionários entendem a diretriz empresarial de trabalhar juntos, eles ficam motivados para ajudar os outros membros do grupo a ter sucesso. Eles podem fazer isso comunicando-se com mais eficácia durante a colaboração da equipe, negociação e resolução de conflitos.
Para se comunicarem bem, as empresas precisam dar aos funcionários a chance de se conhecerem melhor. Ao criar uma infraestrutura onde os funcionários podem conversar uns com os outros fora de sua configuração de tarefa principal, eles permitem que os funcionários se entendam em um nível pessoal. Ter um refeitório onde os funcionários podem se reunir para comer juntos ou uma mesa de pebolim no corredor dá aos funcionários a oportunidade de falar informalmente.
Lidere pelo exemplo
Se as empresas desejam que seus funcionários se comuniquem bem em grupos, os gerentes precisam dar o exemplo. Os funcionários querem que seus gerentes sigam as mesmas expectativas que foram instruídos a seguir. Por exemplo, se você deseja que seus funcionários se comprometam com a polarização de pontos de vista no grupo, você deve ser capaz de fazer o mesmo.
Assuma a responsabilidade pelos erros
Ao trabalhar em grupo, erros podem acontecer. É fundamental que os funcionários saibam que um único erro não significa que eles falharam completamente. Os funcionários podem se sentir constrangidos, envergonhados ou desanimados por seu erro e podem não ser capazes de se comunicar com o resto do grupo sobre o que fizeram. No entanto, se a cultura do local de trabalho apoiar a apropriação dos erros, os funcionários serão capazes de explicar a situação ao seu grupo e então trabalhar juntos para chegar a uma solução.
