De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que os empregadores mantenham registros precisos do tempo de trabalho de seus funcionários, pagamento, acréscimos e deduções ao pagamento básico e detalhes sobre o pagamento. Esses registros devem ser retidos por pelo menos três anos. A FLSA também estabelece regras sobre o que constitui jornada de trabalho, horas extras obrigatórias, padrões de salário mínimo e limites para o trabalho infantil. É responsabilidade do empregador calcular os salários brutos e líquidos dos funcionários.
Na maioria dos casos, os empregadores definem um período de pagamento (como semanal, quinzenal ou mensal) e calculam os salários dos funcionários multiplicando o número de horas trabalhadas pela taxa de pagamento por hora ou, no caso de funcionários assalariados, dividindo o salário anual pelo período de pagamento apropriado. Por exemplo, se funcionários assalariados são pagos semanalmente, seu pagamento semanal bruto é o salário anual dividido por 52. Quando aplicável, horas extras, bônus, gorjetas e comissões são adicionados a esse total para determinar o pagamento bruto.
Salários brutos vs. líquidos
O salário bruto de um funcionário pode ser consideravelmente maior do que o salário líquido de um funcionário, que é o valor que o funcionário recebe. Depois que o pagamento bruto é estabelecido, os empregadores calculam as deduções na folha de pagamento, como impostos e contribuições para contas de assistência médica e aposentadoria. Essas deduções são retidas dos salários totais recebidos de um funcionário. Enquanto a maioria dos impostos são uma porcentagem definida e são os mesmos em cada período de pagamento, outros variam. Os impostos do FICA, que financiam a Previdência Social e o Medicare, têm um máximo anual e não são mais deduzidos quando esse valor é cumprido. Para 2020, o FICA máximo é $137,700; salários acima desse valor não incorrem nesse imposto.
Cálculo da renda tributável para impostos retidos na fonte
Embora as leis variem em cada estado, certas deduções são isentas de impostos. Por exemplo, as contribuições para assistência médica e certas contas de aposentadoria não estão sujeitas a impostos federais, portanto, o empregador deve primeiro estabelecer a renda tributável. Subtrair essas deduções do pagamento bruto de um funcionário resulta em seus salários tributáveis. Devido à variação nas leis tributárias estaduais e federais, isso deve ser calculado separadamente para determinar os salários tributáveis federais e estaduais. A publicação 15 do IRS, Guia de impostos do empregador fornece informações e gráficos para ajudar a determinar os valores de impostos retidos na fonte. A maioria dos estados também exige que os empregadores retenham impostos. Informações sobre impostos estaduais podem ser encontradas no departamento de receita de cada estado.
Regras para trabalhadores horistas
Enquanto o governo federal estabeleceu o salário mínimo em $7.25 uma hora em julho de 2009, muitos estados e algumas cidades fixaram seu salário mínimo em uma taxa $15 uma hora na cidade de Nova York. A FLSA determina que, a menos que um funcionário esteja isento, aqueles que trabalham mais de 40 horas em uma semana de trabalho devem receber uma vez e meia sua remuneração regular por hora para cada hora adicional. Em maio de 2020, o Departamento do Trabalho adicionou uma regra para permitir que os empregadores forneçam bônus ou outros incentivos salariais para funcionários assalariados, não isentos de isenção e com horário variável.
Regras diferentes para funcionários que recebem gorjeta
Em setores que dependem muito de dicas para obter renda, as regras são um pouco diferentes. O salário mínimo federal para funcionários que recebem gorjeta é $2.13 uma hora. Dezesseis estados e territórios usam o mínimo federal; outros têm um salário mínimo que varia de $2.33 (Wisconsin) para $9.00 (Arizona). Funcionários obrigatórios de dez estados e territórios recebem o salário mínimo estadual integral antes das gorjetas, até $13.50 (em Washington). Os salários dos funcionários são calculados dividindo o total de gorjetas pelas semanas trabalhadas e, em seguida, dividindo esse total pelas horas trabalhadas para obter o valor da gorjeta. A taxa de gorjeta é então adicionada à taxa horária; a soma desses é o total dos salários ganhos e deve ser igual ou superior ao salário mínimo.
