Os memorandos comerciais são documentos internos enviados aos funcionários para transmitir informações sobre a empresa, enquanto as cartas comerciais são comunicados externos, geralmente relacionados a atividades de vendas ou necessidades do cliente ou para consultar um fornecedor ou agência governamental. A formatação é diferente para cada um, e aprender como criar cada um o ajudará a comunicar sua mensagem com mais eficácia.
Memorandos de negócios para membros da equipe
“Memorando” é a abreviação de memorando, que se refere a um lembrete ou notificação de um item importante. Frequentemente, memorandos são enviados para notificar os membros da equipe sobre uma reunião ou nova política que a empresa considera importante o suficiente para garantir mais do que a divulgação boca a boca. Os memorandos costumam ser informais, com menos atenção à estrutura, formatação, gramática e, no caso de memorandos impressos, à qualidade do papel.
Cartas comerciais enviadas fora da empresa
Cartas são documentos mais formais enviados a pessoas de fora da empresa. Eles podem incluir solicitações de informações ou esclarecimentos de uma agência governamental; respostas às reclamações ou dúvidas dos clientes; ou arremessos ou propostas para fornecedores, clientes ou a mídia. As cartas são geralmente escritas em papel de alta qualidade, em vez de papel de cópia, e são cuidadosamente revisadas para evitar o menor erro.
Títulos usados em memorandos e cartas
Um memorando não precisa estar em papel timbrado da empresa ou incluir o nome da empresa, logotipo, endereço ou outros itens normalmente encontrados em papel timbrado. Um memorando geralmente inclui um título no lado esquerdo superior do papel que inclui quatro linhas que designam quem está enviando a nota, quem a está recebendo, o tópico abordado pelo memorando e a data.
Uma carta é geralmente escrita em papel timbrado comercial com a data aparecendo sob o timbre no lado esquerdo da página. Uma linha em branco separa a data e o endereço do destinatário, que inclui o nome do destinatário, cargo e endereço. Depois de outra linha em branco, uma saudação é exibida, como “Prezado Sr. Smith”.
Conteúdo usado em cartas e memorandos
Um memorando declara o propósito do comunicado na primeira frase, seguido por informações resumindo quem, o quê, onde, por que, quando e como do conteúdo. Pouco apoio ou detalhe é encontrado em um memorando, que geralmente precede uma reunião ou faz um breve anúncio. Se uma empresa tiver notícias detalhadas ou complicadas para anunciar, ela fará uma conferência ou fornecerá um relatório mais longo. Os destinatários de um memorando podem entrar em contato com o remetente do memorando ou com um supervisor se precisarem de mais informações.
Uma carta começa com o motivo da escrita e depois aborda o motivo. Uma carta geralmente fornece mais detalhes, suporte e justificativa do que um memorando, uma vez que o redator da carta geralmente precisa fazer uma venda ou responder a uma pergunta.
Fechando o Memorando ou Carta
Um memorando não resume ou recapitula o conteúdo, muitas vezes terminando com um apelo à ação, como pedir ao leitor para colocar a data da próxima reunião em sua agenda ou prosseguir a ação recomendada no memorando. Uma carta geralmente termina com uma conclusão, agradece, pede ao leitor para entrar em contato com o redator e inclui o nome e o título do remetente. Muitas cartas contêm um P.S., ou pós-escrito, que ajuda a destacar um fato ou informação.
