Etiqueta de e-mail comercial para responder a todos

A facilidade de uso do e-mail é tanto sua principal força no compartilhamento de informações quanto sua fraqueza política: podemos clicar em "Responder a todos" tão facilmente quanto em "Responder" e digitar o que quisermos, sem nenhuma mágica mágica do e-mail para perguntar se realmente queremos enviar aquela mensagem sarcástica sobre o último anúncio do CEO para toda a empresa. Na verdade, o botão Responder a Todos pode ser tão poderoso que tem suas próprias regras especiais para usá-lo com segurança.

Responder a todos vs. responder

Se alguém enviar um e-mail para mais de uma pessoa, você terá duas opções ao responder. Clicar em "Responder" envia sua mensagem para o remetente do e-mail, enquanto clicar em "Responder a todos" envia sua mensagem para todos que receberam o original. O pessoal da Purdue University recomenda que você sempre verifique o campo Para em seu e-mail de resposta antes de clicar em enviar.

Pense nisso como uma sala de bate-papo ou uma reunião. Todos que receberam o e-mail agora estão sentados na mesma sala. Se você sussurrar algo para o remetente original, é Responder. Se você se levantar e anunciar algo para toda a sala, isso é Responder a Todos. Como afirma Robert Grimard, o administrador de e-mail corporativo do estado do Maine, "Use o recurso Responder a todos com cuidado".

Diga algo útil ou não diga nada

É perfeitamente normal responder a todos quando você for capaz de fornecer uma resposta definitiva a uma pergunta que beneficiará todos na lista de destinatários. Por exemplo, alguém enviou um e-mail a todos perguntando se alguém tem um tipo específico de cartucho de toner. É uma boa ideia usar Responder a todos para dizer: "Sim, tenho um." Isso impede que todos os outros vasculhem o armário de suprimentos.

No entanto, não há benefício em responder ao grupo simplesmente dizendo: "Não, desculpe". Imagine por um momento se todos na lista de e-mail fizessem isso. Ninguém precisa de dezenas de e-mails que não tenham nada de útil a dizer. A menos que você tenha algo útil para contribuir, evite responder a toda a lista de destinatários.

Olhe para os destinatários

Sempre verifique a lista de destinatários para garantir que apenas as pessoas que precisam ser copiadas em uma mensagem recebam sua resposta. É uma boa prática usar Responder a todos e eliminar destinatários desnecessários quando precisar responder a um subconjunto dos destinatários originais. É especialmente prudente eliminar os executivos seniores, pois, em primeiro lugar, é mais provável que eles fiquem sobrecarregados com emails. Você também deve excluir listas de distribuição que contêm um grande número de pessoas que não precisam de sua resposta.

Respondendo com comentários pessoais

Embora enviar mensagens politicamente carregadas ou piadas indecentes por e-mail não seja uma ideia sábia em qualquer circunstância, enviá-las via Responder a Todos pode ser uma jogada prejudicial à carreira. Algumas pessoas precisam desabafar depois de receber notícias decepcionantes, e isso é compreensível; entretanto, desabafar com todos na empresa pode prejudicar sua reputação ou até mesmo sujeitá-lo a ações corretivas.

Responder a todas as cadeias ascendentes

Algumas pessoas têm o hábito de copiar um supervisor direto em mensagens de rotina. Isso pode causar constrangimento ao usar Responder a todos para criticar o trabalho ou solicitar uma atualização de status. Em geral, copiar ou copiar o supervisor de uma pessoa deve ser uma última chance de chamar a atenção de uma pessoa - não uma prática padrão.

Empreendedores ou proprietários de pequenos negócios geralmente se preocupam pouco com um grande número de destinatários em uma situação Responder a Todos; no entanto, quando vários clientes são incluídos em uma correspondência, é uma boa ideia colocá-los em uma lista de cópia oculta na mensagem original para reduzir o risco de quebra de acordos de não divulgação ou não concorrência. Enviar uma mensagem para várias pessoas em várias empresas permite que elas usem Responder a todos umas com as outras, o que pode criar problemas para o remetente original.

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