Os princípios contábeis geralmente aceitos exigem que as empresas estimem quanto do dinheiro que lhes é devido pelos clientes nunca será pago e contabilizem esse valor em suas demonstrações financeiras. Eles fazem isso pegando despesas com dívidas inadimplentes e realizando baixas. Uma despesa com devedores duvidosos antecipa perdas futuras, enquanto uma baixa é uma manobra contábil que simplesmente reconhece que ocorreu uma perda.
Fazendo provisões para contas não pagas
Com base em sua própria experiência, os gerentes de uma empresa devem ter uma ideia geral de quanto das contas a receber da empresa - as contas pendentes de seus clientes - acabarão por não ser pagas. Os padrões contábeis exigem que as empresas mantenham uma "provisão" para a estimativa dessas contas incobráveis.
Por exemplo, se a experiência de sua empresa lhe diz que 1,5% das contas a receber não serão cobráveis e o saldo atual de suas contas a receber é de $ 20.000, você deve ter um subsídio de $ 300. Seu balanço patrimonial mostraria $ 20.000 em contas a receber, compensados pela provisão de $ 300, para um "contas a receber líquido" de $ 19.700.
Despesa de inadimplência
Quando uma empresa precisa aumentar sua provisão, ela o faz registrando uma despesa de inadimplência no valor necessário. Por exemplo, você precisa de um subsídio de $ 300, mas atualmente tem apenas $ 200 comprometidos com o subsídio. Você registraria uma despesa de inadimplência de $ 100 em sua demonstração de resultados e aumentaria a provisão em $ 100, para o novo total de $ 300. Observe que você registra as despesas com dívidas inadimplentes - e, portanto, reduz seu lucro - apenas na expectativa de que os clientes não paguem suas contas.
Nenhuma dívida realmente se deteriorou ainda. Isso segue o princípio contábil do conservadorismo: uma empresa nunca deve exagerar seus ativos, e deixar de reconhecer que certas contas de clientes não serão pagas exageraria o valor das contas a receber, que é um ativo.
Baixas de dívidas reais
Em algum momento, uma dívida realmente irá incorrer em dívidas - o cliente deixará de pagar uma conta por tempo suficiente para que a empresa conclua que a conta é incobrável. Quando isso acontece, a empresa dá baixa da dívida. Por exemplo, você tem $ 20.000 em contas a receber e $ 300 de provisão, para um valor líquido de $ 19.700. Você determina que um cliente que lhe deve $ 180 nunca pagará.
Para cancelar a dívida, reduza as contas a receber e a provisão no valor da inadimplência - $ 180. Agora você tem um saldo de contas a receber de $ 19.820 e uma provisão de $ 120. As contas a receber líquidas permanecem as mesmas: $ 19.700. A baixa não afeta diretamente a lucratividade da sua empresa porque você já "contabilizou" a inadimplência. No entanto, pode ser necessário incorrer em uma nova despesa com dívidas inadimplentes para repor sua mesada.
Subsídio muito pequeno
É possível subestimar o tamanho da mesada que você precisa manter para contas incobráveis. Também é possível que uma dívida extraordinariamente grande se torne inadimplente, sobrecarregando a provisão que você reservou. Em ambos os casos, você pode acabar tendo que dar baixa em um valor maior do que o saldo atual de sua mesada. Quando isso acontecer, você precisará registrar imediatamente uma despesa com dívidas inadimplentes para "compensar" a sua mesada e, em seguida, cancelar a dívida inadimplente.
