Comunicação de qualidade é o ato de transmitir e receber mensagens de forma eficaz para e de outras pessoas, de acordo com a MindTools. A comunicação nos negócios é especialmente importante porque dinheiro, clientes e o bem-estar da empresa estão em jogo. Todos os negócios precisam de linhas e processos de comunicação estabelecidos para que os funcionários e executivos passem as mensagens com eficácia para as pessoas certas. Sem ele, os escritórios podem ficar desorganizados, caóticos e estressantes. Existem várias linhas de comunicação para promover a abertura para um escritório.
Linha de Força
Cada funcionário deve saber com quem falar, seja a respeito de uma questão comercial ou de outra natureza. Estabeleça uma linha de força de comunicação para que ninguém fique sem ser ouvido no local de trabalho.
Expresse todas as preocupações ao seu ponto de contato, a menos que você tenha um problema sério com algo que seu contato esteja fazendo - nesse caso, vá diretamente para a próxima pessoa.
Se você for o ponto de contato de um funcionário, certifique-se de que eles saibam que nem tudo o que eles disserem chegará aos executivos, mas pode. Isso incentivará as pessoas a pensar antes de se expressar, para que possam se comunicar de maneira respeitosa e amigável com o CEO.
Se você for um ponto de contato ou supervisor, informe os subordinados antes de passar uma de suas preocupações ao seu supervisor. Principalmente por respeito, isso manterá seu relacionamento com os funcionários saudável e comunicativo.
Mantenha uma política de portas abertas. Certifique-se de que as pessoas que responderem a você saibam que podem abordá-lo com questões por e-mail, telefone ou visita ao escritório com a devida notificação.
Linha de Tecnologia
A tecnologia é o principal veículo de comunicação nos negócios, portanto, várias coisas devem ser consideradas e praticadas antes de retransmitir mensagens importantes por telefone ou e-mail.
Antes de ligar para o seu ponto de contato, faça anotações para ter um plano coerente para transmitir sua mensagem. As notas devem incluir uma saudação, um propósito, uma explicação e um apelo à ação. Um telefonema bem organizado exigirá resultados e conquistará o respeito de seu ponto de contato. Fale com clareza e confiança.
Escrever um e-mail para fazer uma pergunta ou transmitir uma mensagem pode ser uma linha de comunicação eficaz, se feito de maneira adequada. Um e-mail comercial deve ser conciso, cordial em tom e apenas longo o suficiente para transmitir a mensagem de forma eficaz. Declare o propósito do e-mail na primeira frase, depois use o corpo para responder a quaisquer perguntas ou explicar melhor a declaração de abertura. A mensagem deve ser encerrada com uma breve recapitulação, uma assinatura e seu nome.
Comunicação Pessoal
A comunicação pessoal envolve comunicação verbal e não verbal, e ambas são essenciais para a comunicação no local de trabalho e trabalham juntas para falar e ouvir. O verbal sem o não verbal é como ter uma caneta e nenhum papel. Seja em uma reunião de negócios, interação casual ou apresentação, várias técnicas verbais e não-verbais existem e irão melhorar muito a comunicação no escritório.
Ao falar, fale e use um tom claro e confiante. Não use preenchimentos como "um" e "uh". Faça muitas perguntas. Se você iniciar a conversa, sabe exatamente o que vai dizer, então dê à outra pessoa a chance de falar enquanto você escuta com atenção.
Abordagem falando de forma lógica, não apaixonada. Use palavras neutras que ainda transmitam sua mensagem. É provável que as pessoas levem mais a sério um empresário sensato do que um empresário irracional e apaixonado. Seja claro, mas diplomático.
Ouça visualmente. Sua comunicação não verbal diz tanto quanto a verbal. Enquanto alguém estiver falando, endireite-se, acene com a cabeça em compreensão e sorria ou mantenha uma expressão cordial no rosto.
