O Outlook é um dos melhores programas de e-mail disponíveis e é a primeira escolha para muitos usuários de e-mail comercial. A plataforma é poderosa porque organiza bem grandes quantidades de e-mails, integra-se com várias extensões de terceiros, tem altos limites de envio para uso comercial e várias contas são facilmente criadas e gerenciadas em um único servidor.
Uma das deficiências do Outlook envolve um método fácil para exportar e-mails ou a capacidade de extrair rapidamente os dados do e-mail. Existem inúmeras possibilidades, desde copiar e colar e-mails individuais em documentos de texto até exportar para um formato CSV ou Excel. Nenhuma opção é perfeita e a formatação personalizada costuma ser perdida durante o processo.
Por que exportar e-mails?
Na verdade, existem apenas alguns motivos para exportar e-mails do Outlook. Mover sua caixa de entrada para um servidor e plataforma diferente exige uma exportação quando você não quer um novo começo. E mudar para um novo sistema pode perder todas as suas conversas de e-mail importantes de trocas anteriores.
Para evitar a perda de dados valiosos de e-mail, exporte para uma pasta de trabalho do Excel ou um dos muitos outros formatos. Esteja ciente de que carregar em um formato legível e facilmente definido em um novo sistema é provavelmente difícil ou impossível. A planilha do Excel pode organizar conversas e atuar como um banco de dados onde você pode pesquisar contatos e conversas antigos por contexto ou data.
O outro motivo para exportar e-mails é salvar os dados em um arquivo de backup. Vale a pena fazer backup das informações confidenciais que podem exigir um recall para fins legais ou pessoais. Se o seu servidor for limpo, o arquivo do Excel armazenará tudo de conversas de e-mail anteriores.
Exportar e-mails do Outlook para o Excel
Exportar e-mails do Outlook para o Excel é fácil. Lembre-se, entretanto, de que você manterá apenas texto simples e links básicos. Todas as outras formatações são perdidas. Se você quiser restaurar a formatação, salvar como arquivos HTML é uma boa alternativa.
Abra o Outlook e clique na opção “Arquivo”, seguido da opção “Abrir e exportar”. Clique em “Importar / Exportar” e “Exportar para um arquivo” antes de definir o tipo de arquivo para Excel. Um CSV é semelhante e será transferido facilmente para uma pasta de trabalho do Excel mais tarde, se desejar.
Finalmente, escolha a pasta de destino onde o arquivo deve ser salvo. Selecione “Concluir” para salvar os e-mails na pasta especificada. Saia do Outlook e navegue até a pasta. Verifique se o arquivo foi salvo e tente abri-lo. A pasta de trabalho do Excel ou o arquivo CSV deve abrir com todos os dados do e-mail.
Opções Alternativas
Outros tipos de arquivo também são suportados pelo Outlook. O rótulo .PST é especificamente para fazer backup de e-mails do Outlook e outros dados armazenados no servidor. O .OLM tem a mesma função em sistemas Mac. O problema aqui é que o arquivo só é compatível com outros e-mails do Outlook. Se você deseja abrir ou transferir os dados do e-mail, isso deve acontecer em outra conta do Outlook.
A outra solução alternativa é específica do Gmail. Você pode configurar uma conta do Gmail no Outlook, o que essencialmente significa que você está usando um servidor do Gmail, mas um rosto do Outlook para gerenciar seus e-mails. Os sistemas estão trabalhando juntos e você pode copiar todos os e-mails do Outlook nas pastas individuais e movê-los para novas pastas do Gmail. Se você abandonar o Outlook após mover os e-mails, eles permanecerão no servidor do Gmail.
Transferir e-mails de uma empresa inteira com várias contas é difícil e não existe um caminho claro para a troca de plataformas. A integração com um sistema como o Salesforce, que rastreia todas as ações separadamente, ajuda, porque essas ações permanecem armazenadas na conta do Salesforce. Mude os servidores e, pelo menos, você ainda terá os endereços de e-mail e o histórico de cada e-mail. Caso contrário, uma mudança de servidor é difícil e um tanto confusa.
