Por que os ativos e as despesas têm saldo devedor?

Embora pareça contraditório que ativos e despesas possam ter saldos devedores, a explicação é bastante lógica quando se entende o básico de contabilidade. A teoria da contabilidade moderna é baseada em um sistema de dupla entrada criado há mais de 500 anos e usado por comerciantes venezianos. Os fundamentos desse sistema permaneceram consistentes ao longo dos anos.

Então, quais são os fundamentos de um sistema de contabilidade?

Configurando as contas iniciais

O primeiro passo para configurar um sistema de contabilidade para uma empresa é identificar as contas necessárias para registrar as transações financeiras da empresa. Uma lista inicial de contas para uma empresa pode incluir

  • Dinheiro.
  • Contas recebíveis.
  • Inventário.
  • Ativo permanente.
  • Contas a pagar.
  • Empréstimos bancários.
  • Capital próprio.
  • Receitas.
  • Despesas.

A lista de contas é conhecida como Plano de contas. Conforme o negócio cresce, mais contas podem ser adicionadas a esta lista para acomodar a maior diversidade de transações.

As contas de ativos, passivos e patrimônio líquido são consideradas "contas permanentes". Essas contas não são encerradas no final do exercício. Seus saldos são transportados para o próximo período contábil.

As contas de receitas e despesas são configuradas como "contas temporárias". Os saldos destas contas aumentam e diminuem ao longo do ano e são encerrados no encerramento do exercício.

Noções básicas de contabilidade

Os créditos e débitos são usados ​​no sistema de contabilidade por partidas dobradas como um método de registro de transações financeiras. Cada entrada no sistema contábil deve ter um débito e um crédito e sempre envolve pelo menos duas contas. Um balancete de todos os lançamentos contábeis de uma empresa significa que o total de débitos deve ser igual ao total de todos os créditos.

As inscrições são feitas em um formulário conhecido como T-accounts. Este é um recurso visual que representa uma conta no razão geral. O nome da conta é postado acima da parte superior do T. As entradas de débito são postadas no lado esquerdo do T e as entradas de crédito são postadas no lado direito.

Para eliminar a confusão em torno dos significados de débitos e créditos, é preciso aceitar o conceito de que as palavras não têm outro significado além de esquerda e direita. Isso é tudo. Não é mais complicado do que isso. Os débitos são usados ​​para registrar aumentos de ativos e despesas.

Vamos ilustrar esse processo com um exemplo simples. Suponha que o gerente do escritório gaste $ 375 para comprar papel, canetas e toner para a impressora e pague por essa compra preenchendo um cheque.

As entradas seriam um débito de $ 375 na conta de despesas com material de escritório e um crédito de $ 375 na conta bancária da empresa.

A Equação Contábil

A equação contábil é a base de um sistema de contabilidade por partidas dobradas.

  • A Equação de Contabilidade Básica é a seguinte:
  • Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido

O uso da contabilidade por partidas dobradas garantirá que o balanço patrimonial esteja sempre equilibrado e que o balancete de débitos e créditos seja sempre igual.

Vamos dar outro exemplo para ilustrar esse princípio. Suponha que o gerente de produção fez uma compra de $ 3.200 em matérias-primas necessárias para a fabricação dos produtos da empresa. A compra foi realizada com um dos fornecedores da empresa com prazo de vencimento em 30 dias.

As entradas seriam um débito de $ 3.200 para o estoque de matérias-primas e um crédito de $ 3.200 para contas a pagar.

Agora, vamos dar uma olhada em quais contas carregam saldos de débito e crédito.

Saldos normais em contas

As contas normalmente carregam saldos devedores ou credores. A seguir está uma lista de saldos normais para as contas básicas:

  • Dinheiro: Débito.
  • Contas a receber: Débito.
  • Estoque: Débito.
  • Ativo fixo: Débito.
  • Contas a pagar: Crédito.
  • Empréstimos bancários: Crédito.
  • Patrimônio líquido: crédito.
  • Receitas: Crédito.
  • Despesas: Débito.

Normalmente, as contas do balanço patrimonial carregam ativos com saldos devedores e passivos como saldos credores. Esses são números estáticos e refletem a posição financeira da empresa em um momento específico.

As transações de receita e despesa são registros de entradas e saídas durante um período de tempo, como um ano. Essas transações financeiras são acumuladas ao longo do período de tempo e encerradas com ajustes de lançamentos contábeis no final do período, esperançosamente com lucro. O lucro ou prejuízo resultante é lançado na conta de capital próprio para manter o saldo na equação contábil.

Considere este exemplo de como funciona o processo de contabilidade. Começando com a equação contábil dos ativos igual à soma dos passivos mais o patrimônio líquido:

  • Ativos: $ 3.750.000.
  • Passivo: $ 1.800.000.
  • Patrimônio líquido: $ 1.950.000.

Ao longo de um ano, a empresa tem as seguintes receitas e despesas:

  • Receitas-créditos: $ 3.340.000.
  • Despesas para débito de custo de mercadorias vendidas: $ 2.000.000.
  • Despesas administrativas e despesas gerais - débitos: $ 1.000.000.
  • Débitos tributários: $ 100.000.
  • Lucro líquido: $ 240.000 (este é um lucro que será creditado na conta do patrimônio líquido).

Para simplificar, suponha que a empresa fez todas as suas vendas à vista. Nesse caso, os ativos da empresa aumentariam ao longo do ano em $ 240.000 em dinheiro coletado e a conta do patrimônio líquido aumentaria para $ 2.190.000 ($ 1.950.000 + $ 240.000).

Agora, temos a equação contábil:

  • Ativos: $3,750,000 + $240,000 = $3,990,000.
  • Responsabilidades: $ 1,800,000.
  • Patrimônio líquido: $2,190,000.$3,990,000 = $1,800,000 + $2,190,000.

Os saldos da equação contábil; tudo está bem, e o ano começa de novo.

Contas de ativos com saldos de débito

A seguir estão contas de ativos típicas com saldos devedores:

  • Dinheiro.
  • Títulos e valores mobiliários.
  • Contas recebíveis.
  • Inventário.
  • Despesas pré-pagas.
  • Edifícios.
  • Equipamento.

Vamos considerar alguns exemplos de entradas nessas contas de ativos.

  • Pagamento de dívidas pendentes a um fornecedor:
  • Débito em contas a pagar: reduz o saldo devido ao fornecedor.
  • Crédito a dinheiro: O saldo de caixa é reduzido pelo valor pago ao fornecedor.
  • Um cliente paga contas a receber devidas à empresa:
  • Débito em dinheiro: O dinheiro é depositado em conta bancária, aumentando o saldo de caixa.
  • Crédito para contas a receber: o saldo em aberto do cliente é reduzido.
  • Empresa compra um novo armazém:
  • Débito ao imobilizado: O saldo do ativo é acrescido do valor do edifício.
  • Crédito para empréstimos bancários: o dinheiro é emprestado do banco para financiar a compra de um edifício.
  • Compra de equipamentos para linha de produção; pago em cheque:
  • Débito para ativos de equipamento: A quantidade de equipamento é aumentada pela compra.
  • Crédito em conta bancária: O dinheiro em conta bancária é reduzido pelo valor da compra.

Contas de despesas com saldos de débito

Normalmente, as contas de despesas carregam saldos devedores no lado esquerdo da conta T. Os débitos aumentam o saldo em uma conta de despesas. Exemplos dessas contas são

  • Salários.
  • Renda.
  • Suprimentos.
  • Interesse.
  • Seguro.
  • Licenças.
  • Propaganda.

Seguem alguns exemplos de entradas em uma conta de despesas:

Pagamento de salários:

  • Débito aos salários: O valor dos salários pagos é debitado na conta de despesas.
  • Crédito em dinheiro: O saldo da conta bancária é reduzido pelo valor dos salários pagos.

Pagamento do aluguel:

  • Despesa de débito para aluguel: o aluguel pago aumenta o saldo devedor na conta de despesas de aluguel.
  • Crédito em dinheiro: o saldo bancário é reduzido pelo aluguel pago.

Compra de suprimentos de manufatura:

  • Despesa de débito para suprimentos: O valor da compra é debitado para despesas de suprimentos.
  • Crédito em contas a pagar: O valor devido ao fornecedor é aumentado na compra.
  • A maioria das transações de despesas tem um débito em dinheiro ou uma entrada de crédito.

Depois de compreender a noção de que débitos e créditos significam lados esquerdo e direito de uma conta T, torna-se bastante simples seguir a lógica de como as entradas são postadas. As contas de ativos aumentam com os lançamentos de débito e os saldos das contas de despesas aumentam durante o período contábil com as transações de débito. Os resultados das contas de receitas e despesas são resumidos, encerrados e lançados nos lucros acumulados da empresa no final do ano. Qualquer débito ou crédito de despesa é zerado e reiniciado.

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