Embora pareça contraditório que ativos e despesas possam ter saldos devedores, a explicação é bastante lógica quando se entende o básico de contabilidade. A teoria da contabilidade moderna é baseada em um sistema de dupla entrada criado há mais de 500 anos e usado por comerciantes venezianos. Os fundamentos desse sistema permaneceram consistentes ao longo dos anos.
Então, quais são os fundamentos de um sistema de contabilidade?
Configurando as contas iniciais
O primeiro passo para configurar um sistema de contabilidade para uma empresa é identificar as contas necessárias para registrar as transações financeiras da empresa. Uma lista inicial de contas para uma empresa pode incluir
- Dinheiro.
- Contas recebíveis.
- Inventário.
- Ativo permanente.
- Contas a pagar.
- Empréstimos bancários.
- Capital próprio.
- Receitas.
- Despesas.
A lista de contas é conhecida como Plano de contas. Conforme o negócio cresce, mais contas podem ser adicionadas a esta lista para acomodar a maior diversidade de transações.
As contas de ativos, passivos e patrimônio líquido são consideradas "contas permanentes". Essas contas não são encerradas no final do exercício. Seus saldos são transportados para o próximo período contábil.
As contas de receitas e despesas são configuradas como "contas temporárias". Os saldos destas contas aumentam e diminuem ao longo do ano e são encerrados no encerramento do exercício.
Noções básicas de contabilidade
Os créditos e débitos são usados no sistema de contabilidade por partidas dobradas como um método de registro de transações financeiras. Cada entrada no sistema contábil deve ter um débito e um crédito e sempre envolve pelo menos duas contas. Um balancete de todos os lançamentos contábeis de uma empresa significa que o total de débitos deve ser igual ao total de todos os créditos.
As inscrições são feitas em um formulário conhecido como T-accounts. Este é um recurso visual que representa uma conta no razão geral. O nome da conta é postado acima da parte superior do T. As entradas de débito são postadas no lado esquerdo do T e as entradas de crédito são postadas no lado direito.
Para eliminar a confusão em torno dos significados de débitos e créditos, é preciso aceitar o conceito de que as palavras não têm outro significado além de esquerda e direita. Isso é tudo. Não é mais complicado do que isso. Os débitos são usados para registrar aumentos de ativos e despesas.
Vamos ilustrar esse processo com um exemplo simples. Suponha que o gerente do escritório gaste $ 375 para comprar papel, canetas e toner para a impressora e pague por essa compra preenchendo um cheque.
As entradas seriam um débito de $ 375 na conta de despesas com material de escritório e um crédito de $ 375 na conta bancária da empresa.
A Equação Contábil
A equação contábil é a base de um sistema de contabilidade por partidas dobradas.
- A Equação de Contabilidade Básica é a seguinte:
- Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido
O uso da contabilidade por partidas dobradas garantirá que o balanço patrimonial esteja sempre equilibrado e que o balancete de débitos e créditos seja sempre igual.
Vamos dar outro exemplo para ilustrar esse princípio. Suponha que o gerente de produção fez uma compra de $ 3.200 em matérias-primas necessárias para a fabricação dos produtos da empresa. A compra foi realizada com um dos fornecedores da empresa com prazo de vencimento em 30 dias.
As entradas seriam um débito de $ 3.200 para o estoque de matérias-primas e um crédito de $ 3.200 para contas a pagar.
Agora, vamos dar uma olhada em quais contas carregam saldos de débito e crédito.
Saldos normais em contas
As contas normalmente carregam saldos devedores ou credores. A seguir está uma lista de saldos normais para as contas básicas:
- Dinheiro: Débito.
- Contas a receber: Débito.
- Estoque: Débito.
- Ativo fixo: Débito.
- Contas a pagar: Crédito.
- Empréstimos bancários: Crédito.
- Patrimônio líquido: crédito.
- Receitas: Crédito.
- Despesas: Débito.
Normalmente, as contas do balanço patrimonial carregam ativos com saldos devedores e passivos como saldos credores. Esses são números estáticos e refletem a posição financeira da empresa em um momento específico.
As transações de receita e despesa são registros de entradas e saídas durante um período de tempo, como um ano. Essas transações financeiras são acumuladas ao longo do período de tempo e encerradas com ajustes de lançamentos contábeis no final do período, esperançosamente com lucro. O lucro ou prejuízo resultante é lançado na conta de capital próprio para manter o saldo na equação contábil.
Considere este exemplo de como funciona o processo de contabilidade. Começando com a equação contábil dos ativos igual à soma dos passivos mais o patrimônio líquido:
- Ativos: $ 3.750.000.
- Passivo: $ 1.800.000.
- Patrimônio líquido: $ 1.950.000.
Ao longo de um ano, a empresa tem as seguintes receitas e despesas:
- Receitas-créditos: $ 3.340.000.
- Despesas para débito de custo de mercadorias vendidas: $ 2.000.000.
- Despesas administrativas e despesas gerais - débitos: $ 1.000.000.
- Débitos tributários: $ 100.000.
- Lucro líquido: $ 240.000 (este é um lucro que será creditado na conta do patrimônio líquido).
Para simplificar, suponha que a empresa fez todas as suas vendas à vista. Nesse caso, os ativos da empresa aumentariam ao longo do ano em $ 240.000 em dinheiro coletado e a conta do patrimônio líquido aumentaria para $ 2.190.000 ($ 1.950.000 + $ 240.000).
Agora, temos a equação contábil:
- Ativos: $3,750,000 + $240,000 = $3,990,000.
- Responsabilidades: $ 1,800,000.
- Patrimônio líquido: $2,190,000.$3,990,000 = $1,800,000 + $2,190,000.
Os saldos da equação contábil; tudo está bem, e o ano começa de novo.
Contas de ativos com saldos de débito
A seguir estão contas de ativos típicas com saldos devedores:
- Dinheiro.
- Títulos e valores mobiliários.
- Contas recebíveis.
- Inventário.
- Despesas pré-pagas.
- Edifícios.
- Equipamento.
Vamos considerar alguns exemplos de entradas nessas contas de ativos.
- Pagamento de dívidas pendentes a um fornecedor:
- Débito em contas a pagar: reduz o saldo devido ao fornecedor.
- Crédito a dinheiro: O saldo de caixa é reduzido pelo valor pago ao fornecedor.
- Um cliente paga contas a receber devidas à empresa:
- Débito em dinheiro: O dinheiro é depositado em conta bancária, aumentando o saldo de caixa.
- Crédito para contas a receber: o saldo em aberto do cliente é reduzido.
- Empresa compra um novo armazém:
- Débito ao imobilizado: O saldo do ativo é acrescido do valor do edifício.
- Crédito para empréstimos bancários: o dinheiro é emprestado do banco para financiar a compra de um edifício.
- Compra de equipamentos para linha de produção; pago em cheque:
- Débito para ativos de equipamento: A quantidade de equipamento é aumentada pela compra.
- Crédito em conta bancária: O dinheiro em conta bancária é reduzido pelo valor da compra.
Contas de despesas com saldos de débito
Normalmente, as contas de despesas carregam saldos devedores no lado esquerdo da conta T. Os débitos aumentam o saldo em uma conta de despesas. Exemplos dessas contas são
- Salários.
- Renda.
- Suprimentos.
- Interesse.
- Seguro.
- Licenças.
- Propaganda.
Seguem alguns exemplos de entradas em uma conta de despesas:
Pagamento de salários:
- Débito aos salários: O valor dos salários pagos é debitado na conta de despesas.
- Crédito em dinheiro: O saldo da conta bancária é reduzido pelo valor dos salários pagos.
Pagamento do aluguel:
- Despesa de débito para aluguel: o aluguel pago aumenta o saldo devedor na conta de despesas de aluguel.
- Crédito em dinheiro: o saldo bancário é reduzido pelo aluguel pago.
Compra de suprimentos de manufatura:
- Despesa de débito para suprimentos: O valor da compra é debitado para despesas de suprimentos.
- Crédito em contas a pagar: O valor devido ao fornecedor é aumentado na compra.
- A maioria das transações de despesas tem um débito em dinheiro ou uma entrada de crédito.
Depois de compreender a noção de que débitos e créditos significam lados esquerdo e direito de uma conta T, torna-se bastante simples seguir a lógica de como as entradas são postadas. As contas de ativos aumentam com os lançamentos de débito e os saldos das contas de despesas aumentam durante o período contábil com as transações de débito. Os resultados das contas de receitas e despesas são resumidos, encerrados e lançados nos lucros acumulados da empresa no final do ano. Qualquer débito ou crédito de despesa é zerado e reiniciado.
