Com o advento da comunicação digital, a correspondência comercial mudou drasticamente. Tão rápido e fácil quanto enviar um e-mail, os líderes de negócios profissionais sabem que ainda existem padrões ao escrever e endereçar uma carta a vários destinatários. Entenda as regras, se você está escrevendo um e-mail ou uma carta padrão para obter as melhores respostas para os leitores.
Tipos de Correspondência
Parece que há cada vez mais maneiras de enviar comunicação empresarial na era moderna. As notas rápidas são frequentemente enviadas por meio de serviços de mensagens privadas e instantâneas e até mesmo por meio de mensagens de texto. No entanto, se você estiver enviando correspondência oficial em nome de sua empresa, uma carta ou e-mail é a opção mais profissional. Toda correspondência faz parte do registro oficial da empresa, ou seja, preste atenção ao tom e ao conteúdo ao enviar qualquer coisa escrita. Torna-se um registro escrito e potencialmente vinculativo.
Muitas pessoas ainda usarão automaticamente saudações mais formais em cartas padrão, onde se tornam informais na correspondência por e-mail. Dependendo de quão bem você conhece as festas, dizer "Oi" ou "Oi" pode ser muito casual. Sempre preste atenção em quem é o público e certifique-se de abordar esse público de forma adequada.
Endereço de e-mail para vários destinatários
O e-mail é mais tolerante com requisitos de formalidade. Você tem as caixas de endereço que incluem os destinatários principais, as cópias carbono (CC) e as cópias carbono ocultas (BCC). Digite o endereço de e-mail de cada destinatário na caixa apropriada. As pessoas que precisam receber e responder à carta são os principais destinatários. Se você também estiver enviando uma cópia para um gerente ou outra pessoa nomeada na carta, eles estão recebendo a carta para fins informativos e devem estar na caixa CC.
A caixa BCC é para destinatários que não precisam ser nomeados, portanto, todos não sabem o que receberam ou um grupo tão grande que você não quer que todos respondam ao grupo inteiro. Ele serve como um controle de privacidade para e-mails de grandes grupos.
No corpo do e-mail, liste o nome de dois ou três destinatários após a saudação. Por exemplo, "Caro Joe, Jane e Tim" ou "Caro Sr. Johnson, Sra. Hollis e Sr. Baxter." Para listas extensas, liste o nome, a empresa e o cargo em ordem antes da saudação. Por exemplo:
- John Tillis, presidente, ACME Inc
- Jane Jones, CEO, Tip Top Sales Company
- Billy Allen, vice-presidente, Allow Metal Inc
- Neil Benson, vice-presidente, Peter Piper Peppers Company
Você continuaria esta lista para o grupo para ver quem está na correspondência, mesmo se os endereços estiverem em BCC. A saudação seria então algo para o grupo, como "Prezado time" ou "Prezados senhores". Mesmo que seja um e-mail, tente se dirigir a várias pessoas em um e-mail da maneira mais profissional possível.
Endereçando uma carta a duas pessoas
Cartas comerciais que passam por canais de correio padrão não têm caixas de endereço de e-mail convenientes. Antes da saudação, você criará um bloqueio para cada destinatário pretendido. O bloco divide o nome, o cargo e as informações da empresa em pedaços consideráveis, como se estivessem no envelope. O bloco de cada destinatário é separado por uma linha.
Um exemplo de bloqueio de destinatário é:
- Ronald Jones, Diretor de Operações
- Operational Resource Solutions, Inc
- 10101 Main Street, Suite 200
- Melhor cidade, MA 00111
Um bloqueio pode ou não incluir um telefone ou fax. Quando se trata da saudação real, depois de listar todos os destinatários, use uma saudação em grupo, como "Prezados participantes" ou "Prezados colegas do projeto".
Cópias de carbono e cópias cegas
Para cartas padrão, aqueles que estão recebendo as informações como CC ou BCC, serão anotados após designar sua assinatura no final da carta. Abaixo de sua saudação de encerramento, liste os nomes dos destinatários da cópia carbono, se houver. Se houver uma cópia oculta, você só precisa observar que alguém não identificado está obtendo uma cópia. Isso é feito após sua assinatura e após o CC, observando o BCC.
