Um recibo de pagamento pode ser tão simples ou tão complicado quanto você desejar, desde que atenda às suas necessidades, bem como às necessidades dos seus clientes. Os recibos podem ser tão simples como um recibo de caixa registradora ou tão casuais como um memorando rabiscado em um pedaço de papel. Como alternativa, eles podem ser complexos, como uma planilha digital com números de pedido de compra, cálculos de extensão programada e históricos de pagamento.
Obrigatório em um recibo de pagamento
Todo recibo de pagamento deve conter o nome da empresa que o emitiu, a data em que ocorreu a transação, os itens adquiridos e o valor cobrado. Muitos recibos também incluem o nome do cliente, especialmente se o recibo representar um pedido de compra que foi preenchido ou se o comprador e o vendedor estiverem envolvidos em transações comerciais contínuas entre si. Se o cliente enviou um pedido de compra, o número desse pedido também deve aparecer no recibo para o comprador consultar. Se o pedido for entregue, o pedido deve ter o endereço do comprador e informações de contato para o motorista de entrega usar.
Agradável em um recibo de pagamento
É útil para um comprador que pagou por um produto ou serviço também ter a documentação de como o pagamento foi feito. Um recibo de pagamento também pode incluir informações sobre o próprio pagamento - por exemplo, se foi feito em dinheiro, cheque ou cartão de crédito. É especialmente importante observar os pagamentos em dinheiro porque, ao contrário de cheques e pagamentos com cartão de crédito, os pagamentos em dinheiro não podem ser verificados após o fato.
Além de observar a forma de pagamento, também é útil que a referência do cliente forneça um número de cheque ou os últimos quatro dígitos do cartão de crédito utilizado. Um recibo de pagamento também pode incluir os termos de venda, como se todas as vendas são definitivas ou se os itens podem ser trocados em 30 dias, se o cliente apresentar o recibo.
Papelada essencial para impostos
Os recibos de pagamento são documentos fiscais importantes, fornecendo prova das despesas comerciais que você amortiza nos formulários fiscais. Eles também são úteis para a contabilidade gerencial, fornecendo as informações de que seu contador precisa para rastrear as compras por categoria, para que você possa avaliar se suas despesas em uma área específica são financeiramente sustentáveis ou consistentes de um ano para o outro.
Um comprovante de pagamento também é indispensável se você tiver problemas com o item que comprou. O comprovante de pagamento serve como comprovante de compra para que você possa trocar ou devolver a mercadoria.
