Antes que qualquer discussão significativa possa ocorrer sobre o efeito que uma compra em dinheiro de suprimentos de escritório tem sobre a equação contábil, é importante entender o que é a equação contábil e qual sua importância para uma empresa.
A equação contábil é a equação mais importante do mundo da contabilidade. É a base sobre a qual o sistema de contabilidade de dupla entrada é construído e, apesar da gravidade de sua importância, é enganosamente simples:
Ativos - Passivos + Patrimônio Líquido
O que são ativos?
Ativos são as coisas que a empresa possui e que têm algum tipo de valor econômico. São coisas que a empresa poderia vender para ganhar dinheiro, é claro, a menos que o ativo em questão seja dinheiro.
Os ativos podem ser usados direta ou indiretamente nas operações principais do negócio. Por exemplo, o estoque de negócios é um ativo que é usado diretamente nas operações principais do negócio, como quando ele vende esse estoque diretamente ao consumidor. Os edifícios e veículos, por outro lado, não são usados diretamente nas operações principais do negócio, mas ainda são importantes para o funcionamento do negócio. Além disso, esses ativos também podem ser intangíveis, em vez de físicos, como as patentes que a empresa possui.
No fundo, um ativo é algo que tem valor econômico e não vai ser gasto em um único período contábil. É considerado um recurso do negócio.
O que são responsabilidades?
Embora tenhamos ativos de um lado da equação, o outro lado consiste em reivindicações sobre esses ativos. Os passivos são reivindicações sobre os ativos da empresa feitas por outras entidades que não os proprietários da empresa. As dívidas que a empresa tem com os fornecedores são passivos porque os fornecedores têm direito ao caixa da empresa e, no caso de inadimplência da empresa, outros ativos que a empresa possui. As obrigações devem ser pagas antes que os proprietários possam reivindicar os ativos da empresa.
O que é patrimônio líquido?
Uma vez que os passivos tenham sido pagos com os ativos, o que sobrar representa o patrimônio líquido, também conhecido como patrimônio líquido. Isso é basicamente o que os proprietários podem reivindicar no negócio. Se a empresa for uma empresa unipessoal ou uma parceria, o patrimônio do proprietário é simplesmente o capital de propriedade do único proprietário ou dos sócios da empresa. Se a empresa for incorporada, então o patrimônio do proprietário é o que os acionistas possuem em termos de ações.
Basicamente, os ativos são os recursos que a empresa pode usar, incluindo ativos fixos, estoque, caixa, contas a receber e assim por diante.
A empresa pagará para obter esses ativos incorrendo em passivos e obtendo parte do financiamento dos proprietários do negócio. Em termos simples, portanto, os ativos são reclamados por diferentes partes: os proprietários e os credores.
Todos os três elementos da equação contábil vão para o balanço patrimonial da empresa, que mostra qual é a posição financeira do negócio. A posição financeira é simplesmente um instantâneo da equação contábil da empresa em um determinado momento.
O passivo consiste em coisas como impostos, contas a pagar e assim por diante. O patrimônio líquido consiste tanto no que os proprietários inicialmente injetaram no negócio, quanto em quaisquer ganhos ou perdas acumulados desde então, menos quaisquer retiradas que tenham feito ou quaisquer dividendos que tenham recebido.
A equação contábil é muito importante porque é muito verdadeira. Na verdade, é sempre verdade. É nisso que se baseiam todas as transações contábeis. Sempre que ocorre uma transação contábil, o registro é sempre feito de forma a garantir que a equação contábil permaneça equilibrada.
O caso especial de suprimentos
Como você contabiliza os suprimentos? Você os conta como despesas ou os considera ativos? Bem, tudo depende. Se você comprar uma quantidade excepcionalmente grande de suprimentos, que provavelmente serão usados em mais de um período contábil, você os conta como ativos circulantes. Em seguida, você contará o que usar como despesa na demonstração de resultados do período em que for usado.
Por outro lado, se você comprar o suficiente para que seja provável que seja usado em determinado período contábil, você deve imediatamente contabilizá-lo como uma despesa na demonstração do resultado.
Há o outro caso de como você trata os suprimentos quando paga os suprimentos à vista, em vez de comprá-los a crédito. Se você comprar uma grande quantia com dinheiro, e é provável que ela seja usada em mais de um período contábil, seu ativo em dinheiro diminui e sua conta de suprimentos aumenta no ativo circulante. A equação contábil permanece equilibrada. Uma compra de suprimentos por dinheiro é registrada nas contas de dinheiro e suprimentos
Se você compra seus suprimentos a crédito, e é uma quantidade grande o suficiente para que você provavelmente use em mais de um período contábil, então seu passivo, em termos de contas a pagar, aumenta, e seu ativo circulante também aumenta. O resultado é que sua equação contábil permanece equilibrada. A compra de suprimentos por conta é registrada noe passivos e contas de suprimentos.
De qualquer maneira, os ativos permanecerão os mesmos quando você usar um ativo para comprar outro (porque a redução em um ativo é combinada com um aumento correspondente em outro), ou eles aumentarão e serão combinados com um aumento correspondente nos passivos. Os dois lados da equação permanecem iguais.
Então, o que acontece quando você compra apenas suprimentos suficientes para serem usados em um determinado período contábil?
Nesse caso, você não pode incluir uma entrada para suprimentos na seção de ativos circulantes do balanço patrimonial porque eles não são mais considerados ativos.
Se você usar dinheiro para comprar suprimentos, o dinheiro diminuirá e os suprimentos serão debitados à demonstração de resultados. Como isso afeta a equação contábil? Por um lado, parece que não há ação de compensação para equilibrar a diminuição do caixa. No entanto, lembre-se de que a receita líquida da demonstração do resultado será posteriormente adicionada ao patrimônio da empresa e os suprimentos serão contabilizados.
O mesmo se aplica quando são comprados a crédito. O passivo aumentará e os suprimentos serão lançados contra a receita.
Ajustando o Balanço
Ao contar suprimentos como ativo circulante, você deve ajustar o balanço patrimonial para refletir o uso de suprimentos de escritório no decorrer do ano. Você pode encontrar as entradas no diário. Você simplesmente inclui o valor em dólares do ajuste, a data e o código de identificação. Você então debitará de sua conta de despesas o material de escritório e creditará sua conta de material no mesmo valor.
Considerações a fazer
Quando você está lidando com material de escritório como um ativo atual, o uso do material de escritório diminuirá um ativo. Uma vez que foram comprados em dinheiro, o que significa que nenhum passivo foi incorrido, isso significa que o patrimônio líquido também diminuirá. O material de escritório será gasto como despesa no decorrer do exercício e, portanto, o patrimônio líquido dos proprietários também será utilizado no decorrer do exercício.
